Kreiranje faktura za vaše klijente

Uvod

Kada je prodajni ciklus završen, možete kreirati fakturu za proizvode i usluge koje ste pružili i poslati je klijentu. CRM vam omogućava da to uradite brzo i jednostavno. Popunite polja obrasca fakture i pošaljite fakturu kao prilog putem Mail-a.

Korak 1. Pristupite CRM-u

Uđite na svoj portal i kliknite na CRM.

Ako ste već prijavljeni, pristupite modulu CRM preko padajućeg menija u gornjem levom uglu stranice i izaberite odgovarajuću opciju.

Korak 2. Navedite informacije o vašoj kompaniji

Pre nego što počnete sa kreiranjem fakture, potrebno je da popunite profil vaše organizacije.

note

Ova opcija je dostupna samo za CRM i administratore portala.

Da biste to uradili, proširite sekciju Podešavanja na levoj strani panela, izaberite opciju Podešavanja fakture, zatim kliknite na Profil organizacije da otvorite odgovarajuću stranicu. Na ovoj stranici možete:

• Navesti ime vaše kompanije.

  Idite na sekciju Osnovne informacije, unesite ime i kliknite na Sačuvaj ispod polja.

• Dodati logo vaše kompanije.

  Idite na sekciju Logo fakture, kliknite na Promeni logo ispod podrazumevane slike logotipa, izaberite sliku sa vašeg računara i kliknite na Sačuvaj ispod prikazane slike fakture. Da biste vratili podrazumevanu sliku, kliknite na Vrati na podrazumevano.

• Uneti adresu za naplatu vaše kompanije.

  Idite na sekciju Adresa. Popunite sva polja: Adresa, Grad, Država i Poštanski broj, izaberite Državu iz padajućeg menija i kliknite na Sačuvaj ispod polja za adresu.

Ove informacije će biti korišćene za sve vaše buduće fakture i mogu se promeniti u bilo kom trenutku na stranici Profil organizacije.

Da biste naveli uslove plaćanja, koristite polje Uslovi prilikom kreiranja fakture (pogledajte korak 5).

Korak 3. Počnite sa kreiranjem fakture

Da biste počeli sa kreiranjem fakture, možete postupiti na jedan od sledećih načina:

• Kliknite na dugme Kreiraj novo... u gornjem levom uglu i izaberite opciju Faktura.

ILI

• Otvorite listu Kontakti, izaberite kontakt za koji treba da napravite fakturu, pređite na njegovu stranicu Profil klikom na naslov i koristite dugme Izradi fakturu ispod informacija o kontaktu.

Forma Kreiraj novu fakturu će biti otvorena.

Korak 4. Unesite informacije o vašem klijentu

Kliknite unutar polja filtera Klijent ili počnite da kucate ime vašeg klijenta da biste ga pronašli u bazi podataka kupaca. Kada ga pronađete, kliknite na ime kontakta.

Odredite adresu za naplatu klikom na link Dodaj adresu za naplatu koji se pojavljuje ispod imena kontakta. Ako je adresa za naplatu dodata prilikom kreiranja kontakta, biće automatski preuzeta iz baze podataka kupaca. Ako nije, unesite potrebne informacije: Grad, Adresa, Država, Poštanski broj, izaberite Državu iz padajućeg menija i kliknite na dugme Sačuvaj.

note

Ako kreirate fakturu prateći drugi način (u koraku 3), ime klijenta i sve kontakt informacije će biti automatski prikazane.

Da biste naveli Primaoca, koristite odgovarajuće polje filtera. Zatim dodajte adresu za isporuku koristeći link Dodaj adresu za isporuku koji se pojavljuje ispod imena primaoca.

Ako se Primalac podudara sa Klijentom, označite polje podudara se sa klijentom i potvrdite adresu za isporuku klikom na link Dodaj adresu za isporuku koji se pojavljuje pored linka Dodaj adresu za naplatu u sekciji Klijent.

Da biste izrazili zahvalnost ili pružili posebnu ponudu (na primer, 20% popusta ako se faktura plati u roku od pet dana), koristite polje Napomene klijenta.

Korak 5. Postavite opšte parametre fakture

Proverite Broj fakture koji se automatski generiše. Ako imate administratorska prava (CRM/puni pristup), možete promeniti format broja klikom na Promeni format pored polja Broj fakture i unosom prefiksa i formata broja u prozoru Promeni format.

Datum fakture, tj. datum izdavanja fakture, postavljen je na trenutni po podrazumevanoj vrednosti. Ako je potrebno, možete ga promeniti izborom iz kalendara ili unosom ručno u sledećem formatu: dd/mm/yyyy.

Da biste postavili Datum dospeća, tj. datum do kojeg faktura treba da bude plaćena, koristite jednu od dostupnih opcija sa desne strane: Dospeva po prijemu, 15 dana, 30 dana ili 45 dana, ili ga izaberite iz kalendara, ili unesite ručno u sledećem formatu: dd/mm/yyyy.

Izaberite Jezik za vašu fakturu iz padajuće liste Jezik fakture. Ako vaš jezik još nije dostupan ili prevod nije kompletan, možete doprineti prevodu slanjem zahteva na documentation@onlyoffice.com.

Izaberite Valutu za fakturu. Po podrazumevanoj vrednosti, koristi se valuta navedena u profilu klijenta. Ako valuta nije postavljena u profilu klijenta, koristi se podrazumevana valuta navedena u podešavanjima CRM-a. Ako je potrebno, možete izabrati bilo koju drugu valutu sa liste dostupnih.

Ako izaberete valutu koja se razlikuje od podrazumevane valute navedene u podešavanjima CRM-a, polje Kurs će takođe biti prikazano. Postavite odgovarajući kurs konverzije i kliknite na dugme Sačuvaj.

note

Administratori portala i CRM-a mogu promeniti podrazumevanu valutu i postaviti kurseve konverzije za valute sa liste u sekciji Podešavanja >> Podešavanja valute. Za više detalja, molimo vas da pogledate ovaj članak.

Unesite broj narudžbenice (PO broj), ako je dostupan, i navedite vaše uslove plaćanja Uslovi. Ako želite da navedete opšte uslove za sve vaše buduće fakture, kliknite na link Postavi podrazumevano ispod polja Uslovi, unesite vaše uslove i kliknite na dugme Sačuvaj.

Korak 6. Popunite listu proizvoda i usluga

Da biste naveli proizvode i usluge koje ste pružili klijentu, pogledajte sekciju Proizvodi i usluge vaše fakture. Da biste dodali stavku na vašu fakturu, otvorite padajuću listu Stavka i izaberite jednu od dostupnih stavki (ako ste već kreirali Listu stavki fakture) ili kreirajte novu stavku odmah tamo:

1. izaberite opciju Kreiraj novu stavku iz padajuće liste Stavka,
2. popunite polja Ime stavke i Cena,
3. kliknite na dugme Kreiraj da dodate ovu stavku na Listu stavki fakture.

note

Opcija Kreiraj novu stavku je dostupna samo za CRM i administratore portala.

Zatim navedite detalje trenutne stavke:

• Unesite Količinu proizvoda/usluga koje ste pružili.

• Proverite i ispravite Cenu.

• Odredite stopu Popusta, ako je primenjena.

• Izaberite Porez, ako je uveden, iz padajuće liste Porez.

  Možete izabrati jedan od dostupnih poreza sa liste ako je Lista poreza već kreirana, ili kreirati novi direktno tamo koristeći opciju Kreiraj novi porez ako imate prava CRM ili portal administratora.

  note

  Ako se primenjuje dvostruko oporezivanje, koristite drugo polje Porez da izaberete drugi porez koji će biti nametnut.

• Unesite Opis stavke.

Koristite link Dodaj red da dodate koliko god proizvoda/usluga želite na vašu fakturu.

Korak 7. Sačuvajte i upravljajte vašom fakturom

Kada su sva polja popunjena, proverite Ukupan iznos fakture koji se automatski izračunava na osnovu detalja unetih u koraku 6 i kliknite na Dodaj ovu fakturu.

Sačuvana faktura će biti dodata u Skice faktura i prikazana u kartici Fakture odabranog profila kontakta/prilike. U kartici Dokumenti odabranog profila kontakta/prilike, pronaći ćete PDF kopiju ove fakture. Čim faktura bude poslata vašem klijentu, plaćena ili odbijena od strane njega/nje, možete promeniti njen status u listi Fakture.

1. izaberite fakturu u listi Fakture,
2. kliknite na dugme Promeni status iznad,
3. izaberite odgovarajući status: Skica, Fakturisano, Plaćeno ili Odbijeno.

Takođe možete promeniti status fakture izborom odgovarajuće opcije iz padajuće liste Akcije .

Koristeći isti meni Akcije, možete izvršiti sledeće operacije:

• Prikaži profil fakture da vidite kako vaša faktura izgleda vašem klijentu.
• Preuzmite fakturu kao PDF datoteku i sačuvajte je na računaru.
• Pošaljite putem email-a kao prilog koristeći Mail.
• Duplirajte fakturu da kreirate novu fakturu na osnovu postojeće.
• Izmenite fakturu sa statusom Skica.
• Obrišite ovu fakturu.