Upravljanje dokumentacijom kompanije
Uvod
Kreiranje dobro organizovanog prostora za skladištenje dokumentacije vaše kompanije može vam pomoći da uštedite vreme i značajno povećate produktivnost i efikasnost rada.
Portal vam nudi zajednički prostor za skladištenje dokumentacije vaše kompanije - sekciju Zajedničko - i omogućava vam da je strukturirate kako želite: kreiranjem fascikli i postavljanjem dozvola za njih.
Ovaj vodič opisuje kako se to radi.
Korak 1. Pristupite dokumentima
Uđite u vaš ONLYOFFICE portal i kliknite na link Dokumenti.
Ako ste već prijavljeni na portal i koristite ga neko vreme, možete pristupiti modulu Dokumenti sa bilo koje stranice portala: otvorite padajuću listu u gornjem levom uglu stranice i izaberite odgovarajuću opciju.
Korak 2. Kreirajte strukturu
Otvara se fascikla Moji dokumenti.
Najjednostavniji način da strukturirate dokumentaciju kompanije je da je organizujete po grupama kreirajući zajednički direktorijum za svako odeljenje kompanije.
Prebacite se na sekciju Zajedničko klikom na odgovarajući link na levom panelu. Kliknite na Kreiraj u gornjem levom uglu i izaberite opciju Fascikla iz padajuće liste. Unesite naziv za vašu fasciklu, na primer, naziv odeljenja, i kliknite na ikonu Kreiraj 
.
Fascikla sa navedenim imenom biće kreirana u sekciji Zajedničko. Na isti način možete kreirati koliko god fascikli želite.
Korak 3. Postavite dozvole
Podrazumevano, svi fajlovi i fascikle postavljeni u sekciju Zajedničko dostupni su svim korisnicima portala. Da biste ograničili pristup, postavite dozvole za sve kreirane fascikle.
Kliknite na dugme Pristup desno od potrebne fascikle ili koristite opciju Postavke deljenja iz kontekstnog menija da otvorite prozor Postavke pristupa.
Prvo blokirajte Samo za čitanje pristup koji je podrazumevano dodeljen svim korisnicima portala. Usmerite pokazivač na liniju Svi, kliknite na link Samo za čitanje i izaberite opciju Odbij pristup iz liste.
Sada, da biste omogućili pristup ovoj fascikli za jedno od odeljenja kompanije, kliknite na Dodaj korisnike na vrhu prozora i izaberite potrebnu grupu.
Da biste dodelili potpuni pristup, tako da korisnici izabrane grupe mogu ne samo da pregledaju dokumente, već i da ih kreiraju i uređuju, kao i da otpremaju i premeštaju fajlove direktno u ovu fasciklu, kliknite na link Samo za čitanje i izaberite opciju Potpuni pristup.
Da biste primenili promene, kliknite na Sačuvaj.
Možete postaviti dozvole za više fajlova ili fascikli odjednom.
Označite stavke koje želite da delite sa korisnicima portala i kliknite na Postavke deljenja. U otvorenom prozoru Postavke pristupa videćete sve korisnike i grupe koje imaju pristup izabranim stavkama fascikle. Ako vidite link Varira ispred imena korisnika, to znači da on ima različite nivoe pristupa izabranim stavkama.
Ako želite da postavite iste dozvole pristupa za izabrane stavke fascikle za korisnika ili grupu, kliknite na link Varira i izaberite jednu od dostupnih opcija pristupa.
Da biste primenili promene, kliknite na Sačuvaj.
U okviru prozora Postavke pristupa možete takođe promeniti vlasnika fascikle, ako je potrebno. Kliknite na ime vlasnika, izaberite drugog korisnika sa liste i kliknite na Sačuvaj. Ako izabrani fajlovi ili fascikle za koje postavljate dozvole imaju različite vlasnike, moguće je promeniti vlasnika samo za svaku stavku posebno. U tu svrhu kliknite desnim tasterom miša na stavku na listi i koristite opciju Pristup > Promeni vlasnika iz kontekstnog menija fajla ili fascikle. U prozoru Promeni vlasnika koji se otvori, izaberite drugog korisnika sa liste i kliknite na Sačuvaj.
Korak 4. Organizujte dokumente
Da biste postavili dokumente u odgovarajuće fascikle, označite polja pored potrebnih dokumenata, kliknite na Premesti u i izaberite fasciklu u koju želite da premestite vaše dokumente.
Dokument će biti postavljen u izabranu fasciklu.
Moguće je i otpremiti nove fajlove direktno u kreiranu fasciklu ulaskom u nju i korišćenjem dugmeta Otpremi u gornjem levom uglu stranice. Prava postavljena na fasciklu biće primenjena na sve dokumente postavljene i otpremljene u nju.