Pređi na glavni sadržaj

Kako funkcioniše

ONLYOFFICE Mail je alat koji vam omogućava da radite sa email porukama direktno na vašem portalu. Pruža niz standardnih mogućnosti implementiranih u bilo kom drugom email klijentu:

  • povezivanje poštanskih sandučadi,
  • primanje i slanje email poruka,
  • korišćenje adresara i upravljanje kontaktima,
  • podešavanje potpisa,
  • korišćenje funkcije automatskog odgovora,
  • štampanje poruka.

Pored toga, ONLYOFFICE Mail pruža funkcije koje nisu dostupne u drugim email klijentima, omogućavajući vam da povežete informacije sa drugim entitetima na portalu. Na primer, možete:

  • automatski sačuvati dokumente iz priloga u deljenu fasciklu na portalu,
  • dodati nove kontakte u CRM modul,
  • povezati istoriju prepiske sa CRM kontaktom/prilikom/slučajem,
  • dodati događaje u Kalendar.

Ovo je jedan od alata portala koji se koriste za stvaranje jedinstvenog radnog prostora i za to da vaša poslovna komunikacija i odnosi sa klijentima budu pogodniji i efikasniji. Pored gore navedenih opcija, ONLYOFFICE Mail vam omogućava da:

  • šaljete fakture svojim klijentima direktno iz CRM modula,
  • priložite email porukama bilo koje dokumente sačuvane na portalu.

U modulu ONLYOFFICE Mail takođe je moguće koristiti ONLYOFFICE Mail Server, koji nudi sledeće funkcije:

  • povezivanje vašeg domena,
  • kreiranje korporativnih poštanskih sandučadi,
  • dodavanje aliasa,
  • kreiranje mail grupa.

Da biste bolje razumeli posebne karakteristike ONLYOFFICE Mail i razlike u odnosu na druge email klijente kao što su Thunderbird ili MS Outlook, trebalo bi da znate šta je email kao pojava i kako se proces slanja i primanja email poruka odvija u drugim email klijentima.

Kako funkcionišu najčešće korišćeni email klijenti?​

Email je klijent/server rešenje. Prilikom slanja i primanja email poruka iz email klijenta, sledeće aplikacije na strani klijenta i na strani servera su u interakciji:

  • MUA - Mail User Agent koji vam omogućava da pregledate dolazne poruke i prenosi odlazne poruke na mail server,
  • MTA - Mail Transfer Agent koji prenosi poruke između servera,
  • MDA - Mail Delivery Agent koji prima dolazne poruke i isporučuje ih u poštansko sanduče primaoca.

Interakcija email klijenta i servera

Poruke se šalju iz email klijenta na sledeći način:

  1. Pošiljalac prenosi email poruku iz email klijenta na mail server putem SMTP protokola.

    • Email klijent pošiljaoca se povezuje na svoj server za odlaznu poštu.
    • Nakon uspostavljanja veze sa mail serverom, serveru se prenose informacije o pošiljaocu, primaocu i datumu slanja emaila.

  2. Mail server pošiljaoca prenosi email poruku na mail server primaoca putem SMTP protokola.

    • Mail server stavlja poruku u red čekanja. Pre nego što se poruka zaista pošalje, server proverava da li je ispunjeno nekoliko uslova.
    • Mail server pošiljaoca se obraća sistemu imena domena (DNS) i proverava da li postoje A i MX zapisi za domen naveden u email adresi primaoca.
      • A zapis omogućava korisnicima da dobiju spoljnu IP adresu povezanu sa imenom domena.
      • MX zapis omogućava korisnicima da saznaju gde se nalazi mail server koji prima poštu za domen.
    • Mail server pošiljaoca proverava da li je port 25, koji je odgovoran za isporuku poruka, otvoren na serveru dolazne pošte primaoca.
    • Ako su svi uslovi ispunjeni, mail server pošiljaoca se obraća mail serveru primaoca, obaveštava ga o nameri slanja poruke i prenosi informacije o pošiljaocu i određenom primaocu. Ako taj primalac postoji, šalje se telo poruke.
    • Mail server primaoca preuzima poruku i proverava je na spam ili viruse. Ako poruka prođe sve provere, smešta se u skladište. Ako poruka ne prođe neku proveru, može biti odbijena.

  3. Primalac se povezuje na mail server putem POP3 ili IMAP4 protokola, preuzima poruku, a nakon toga može da je pregleda u interfejsu email klijenta.

    Glavne razlike između POP3 i IMAP4 protokola su sledeće:

    • POP3 protokol preuzima celu email poruku u potpunosti na računar korisnika. Ovo ne podržava obrnutu sinhronizaciju. Sve radnje izvršene sa porukom u aplikaciji na strani klijenta (npr. čitanje, premeštanje) ne prenose se na server i ne mogu se prikazati u drugim email klijentima.
    • IMAP4 protokol omogućava korisnicima da rade sa mail serverom bez preuzimanja cele poruke, već preuzimaju prikaz statusa email poruka na serveru. Korisnik može da pregleda samo zaglavlja emailova i selektivno preuzima poruke klikom na odgovarajuće zaglavlje. Ovaj protokol obezbeđuje obrnutu sinhronizaciju.

Detalji implementacije ONLYOFFICE Mail​

ONLYOFFICE Mail obuhvata sledeće glavne komponente:

  1. Mail Aggregator - servis koji prikuplja email poruke iz drugih poštanskih sandučadi.

    Sledeće komponente se takođe koriste da bi se obezbedio rad mail agregatora:

    • sopstveno skladište emailova,
    • API skladišta emailova,
    • HTTP server koji obrađuje zahteve ka ovom API-ju. Takođe je odgovoran za slanje emailova.

    U korisničkom interfejsu sa skupom standardnih fascikli možete povezati postojeća poštanska sandučad navođenjem svog korisničkog imena, lozinke i podešavanja za povezivanje sa mail serverom. Mail agregator će preuzimati email poruke iz povezanih poštanskih sandučadi u skladište putem protokola za preuzimanje pošte (POP3 ili IMAP4) naznačenog u podešavanjima veze. Moći ćete da pregledate primljene poruke i šaljete emailove iz bilo kog od povezanih poštanskih sandučadi.

    Mail agregator uvek radi sa kašnjenjem. Ako na vašem portalu ima mnogo korisnika, može se koristiti niz podešavanja kako bi se obezbedilo da se email poruke svih korisnika isporuče u određenom vremenskom periodu. Prvo agregator prikuplja nove poruke, a zatim sve ostale. Takođe je moguće prikupljati poruke samo za poslednjih 30 dana ili dati prioritet aktivnim korisnicima portala.

    Nijedna radnja izvršena u klijentu ne prenosi se na izvorni server, sa jedinim izuzetkom: poslata poruka se smešta u fasciklu „Poslato“ na serveru.

  2. Mail Server - skup softverskih proizvoda koji korisnicima omogućava slanje i primanje email poruka iz interfejsa ONLYOFFICE Mail korišćenjem sopstvenih imena domena.

    Sledeće komponente se takođe koriste da bi se obezbedio rad mail servera:

    • MailServer API - skup funkcija za povezivanje sopstvenih imena domena, kreiranje i podešavanje poštanskih sandučadi, aliasa i mail grupa.
    • MailServer WebUI - stranica za administraciju koja se koristi za interakciju sa MailServer API-jem.
    • Mail Aggregator, opisan gore.

Glavne razlike između ONLYOFFICE Mail i drugih email programa su sledeće:

  • ONLYOFFICE Mail Server podržava SMTP, IMAP i POP3 protokole, ali se email poruke šalju pomoću HTTP servera.
  • ONLYOFFICE Mail Server nema sopstveni email klijent. Mail Aggregator se koristi za rad sa ONLYOFFICE Mail Server, kao i za interakciju sa bilo kojim drugim mail serverom treće strane.

Ovo dovodi do nekih ograničenja. Na primer, nije moguće implementirati potpuni rad putem IMAP protokola.

Ako mail server ima sopstveni email klijent, nema ograničenja u broju veza sa iste IP adrese između aplikacija na strani klijenta i na strani servera, dok takva ograničenja uvek postoje pri radu sa klijentima trećih strana.

Pošto ONLYOFFICE Mail radi sa mail agregatorom, a ne sa namenskim email klijentom, ovo ograničenje može važiti ako na portalu ima mnogo korisnika, jer se poštanska sandučad svih korisnika nalaze na istoj IP adresi.