Rad sa virtuelnim data sobama

Virtuelne sobe za podatke su dizajnirane da obezbede povećanu sigurnost prilikom rada sa poverljivim dokumentima.

Možete koristiti više mogućnosti za rad sa podacima u Virtuelnoj sobi za podatke: indeksiranje podataka sa mogućnošću promene indeksa i generisanje sažetog izveštaja o strukturi fajlova u sobi, podešavanje trajanja fajlova, zabrana kopiranja i preuzimanja fajlova, postavljanje vodenih žigova.

Ključne funkcije

• Automatsko indeksiranje podataka, generisanje sažetog izveštaja
• Podešavanje trajanja fajlova
• Ograničavanje kopiranja i preuzimanja fajlova
• Dodavanje vodenih žigova dokumentima
• Popunjavanje obrazaca prema ulozi

Korak 1. Kreirajte Virtuelnu sobu za podatke

Kreirajte novu Virtuelnu sobu za podatke u nekoliko jednostavnih koraka:

1. Idite na aplikaciju Sobe i kliknite na dugme Nova soba ili na Plus ikonu.

2. Izaberite tip Virtuelna soba za podatke.

3. Unesite Ime sobe.

4. Opcionalno, možete dodati oznake u polju Oznake ili promeniti ikonu sobe.

5. Omogućite potrebne prekidače u panelu za podešavanje sobe:

   • Automatsko indeksiranje - Omogućite automatsko indeksiranje za indeksiranje fajlova i foldera po serijskom broju. Sortiranje po broju će biti postavljeno kao podrazumevano za sve korisnike.

   • Trajanje fajla - Postavite trajanje fajla da se automatski brišu fajlovi u ovoj sobi nakon definisanog perioda. Trajanje počinje od datuma učitavanja/kreiranja fajla.

     Postavite broj dana, meseci ili godina i izaberite potrebnu akciju: Premesti u korpu ili Obriši trajno.

     

   • Ograniči kopiranje i preuzimanje - Omogućite ovo podešavanje da onemogućite preuzimanje i kopiranje sadržaja za korisnike sa ulogom "Gledalac".

   • Dodajte vodene žigove dokumentima - Zaštitite sve dokumente u ovoj sobi vodenim žigovima. Ako dokument već sadrži jedan, neće biti zamenjen.

     note

     Ako je ova opcija omogućena, fajlovi iz sobe će biti preuzeti u PDF formatu.

     Možete izabrati opciju Informacije o gledaocu i podesiti sledeće postavke za tekstualni vodeni žig:

     • Dodajte elemente vodenog žiga: Ime korisnika, Email korisnika, IP adresa korisnika, Trenutni datum, Ime sobe.
     • Dodajte statički tekst
     • Pozicija: Dijagonalno ili Horizontalno.

     Možete izabrati opciju Slika, učitati fajl slike i podesiti sledeće postavke za vodeni žig slike:

     • Skala - izaberite potrebnu vrednost skale od dostupnih: 100%, 200%, 300%, 400%, 500%.
     • Rotiraj - izaberite potrebnu vrednost: 0°, 30°, 45°, 60°, 90°.

     

   note

   Takođe je moguće podesiti ova podešavanja prilikom uređivanja Virtuelne sobe za podatke.

6. Opcionalno, podesite Kvotu skladišta za sobu ili označite polje Onemogući kvotu za ovu sobu da isključite ograničenje skladišta.

7. Kliknite na Kreiraj.

Korak 2. Dodajte dokumente u sobu

Novokreirana soba prikazuje ekran Dobrodošli u Virtuelnu sobu za podatke sa brzim radnjama: Kreiraj novu datoteku, Pozovi ljude, Otpremi iz skladišta (iz aplikacije Datoteke ili Sobe) i Otpremi sa uređaja.

Iste operacije dostupne su preko dugmeta Novo iznad liste dokumenata:

• Dokument, Tabela, Prezentacija – kreiranje nove datoteke na mreži.
• PDF obrazac – kreiranje novog obrasca iz opcije Prazno ili Iz tekstualne datoteke.
• Folder – kreiranje novog foldera.
• Galerija šablona – kreiranje datoteke na osnovu jednog od gotovih šablona.
• Otpremi datoteke / Otpremi folder – otpremanje postojećih datoteka i foldera sa vašeg uređaja.

Sve dostupne opcije za rad sa dokumentima u sobama su navedene ovde.

Korak 3. Dodajte ovlašćene korisnike u sobu

Sada treba da dodate goste ili korisnike registrovane u vašem radnom prostoru u sobu radi rada sa dokumentima.

U Virtuelnoj sobi za podatke dostupni su sledeći nivoi dozvola:

• Menadžer sobe (plaćeno) – upravljanje dodeljenim sobama, pozivanje novih korisnika i dodeljivanje uloga ispod svog nivoa.
• Kreator sadržaja – kreiranje i uređivanje datoteka u sobi, ali ne može da upravlja korisnicima ili podešavanjima pristupa.
• Urednik – operacije sa postojećim datotekama: pregled, uređivanje, popunjavanje obrazaca, recenziranje, komentarisanje.
• Gledalac – pregled datoteka.
• Popunjivač obrazaca – operacije sa postojećim datotekama: pregled, popunjavanje obrazaca, recenziranje, komentarisanje.

Da biste dodali Menadžera sobe, treba da izaberete administratora soba ili potpunog administratora iz postojećih kontakata radnog prostora.

Da biste pozvali goste i korisnike:

1. Idite na ekran Info -> Kontakti sobe i koristite ikonu Pozovi kontakte.
2. Uključite prekidač Pozovi putem linka da biste kreirali univerzalni link za samoautorizaciju u sobi kao gost. Ako je potrebno, promenite nivo dozvole. Link se kopira u privremenu memoriju, a ispod njega se prikazuje datum isteka. Na ovaj način možete pozvati samo goste.
3. Alternativno, koristite odeljak Dodaj ručno ispod da biste dodali postojeće kontakte radnog prostora ili lično pozvali nove goste putem email-a. Unesite email i pritisnite Enter, ili koristite opciju Izaberi sa liste da izaberete postojeći kontakt. Ako je potrebno, promenite nivo dozvole i Jezik pozivnice. Možete dodati nekoliko email adresa, a zatim kliknuti na Pošalji pozivnicu.

Podrazumevano, gosti i korisnici će biti dodati u sobu kao Gledaoci, koji mogu samo da pregledaju dokumente. Umesto podrazumevane opcije Gledalac možete izabrati potreban nivo dozvole. Novi gosti će biti dodati na vašu listu Gosti.

note

Ako želite da koristite funkciju popunjavanja obrazaca prema ulogama, dodelite nivo dozvole Popunjivač obrazaca. Popunjavanje obrazaca prema ulogama i statusi PDF obrazaca opisani su u Koraku 4 ispod. Da biste umesto toga prikupljali popunjene obrasce od mnogo ispitanika, koristite prostore za popunjavanje obrazaca u aplikaciji Obrasci.

Prilikom rada sa PDF obrascima u Virtuelnim sobama za podatke, sledeće akcije su dostupne u zavisnosti od nivoa dozvole:

Akcija \ Nivo dozvole	Menadžer sobe	Kreator sadržaja	Urednik	Gledalac	Popunjivač obrazaca
Pregled celog sadržaja sobe	✔	✔	✔	✔	✖
Kreiranje PDF obrazaca u sobi	✔	✔	✖	✖	✖
Učitavanje PDF obrazaca u sobu	✔	✔	✖	✖	✖
Uređivanje PDF obrazaca	✔	✔	✔	✖	✖
Pregled PDF obrazaca koji nisu konfigurisani	✔	✔	✔	✔	✖
Konfigurisanje popunjavanja	✔	✔	✖	✖	✖
Zaustavljanje popunjavanja	✔	✔	✖	✖	✖
Pregled konfigurisanih PDF obrazaca u kojima ne učestvuje	✔	✔	✔	✔	✖
Pregled konfigurisanih PDF obrazaca u kojima učestvuje	✔	✔	✔	✔	✔
Pregled popunjenih PDF obrazaca	✔	✔	✔	✔	✔

Popunjavači obrazaca mogu pregledati samo konfigurirane PDF obrasce u kojima učestvuju.

Sve dostupne opcije za pozivanje korisnika u sobe navedene su ovde.

Korak 4. Popunjavanje obrazaca na osnovu uloga primalaca

Popunjavanje obrazaca prema ulogama koristi se kada nekoliko učesnika popunjava isti obrazac redom: obrazac se prosleđuje od jednog učesnika do sledećeg, a svaki od njih popunjava samo polja namenjena njemu.

Prvo, otvorite dodati PDF obrazac i kreirajte uloge primalaca klikom na dugme Upravljanje ulogama primalaca na kartici Obrasci. Za više detalja pročitajte ovaj članak.

Kliknite na polje obrasca i koristite opciju Ko treba ovo da popuni? u panelu Podešavanja obrasca sa desne strane da dodelite potrebnu ulogu primaoca odabranom polju obrasca.

Kada su sve uloge primalaca kreirane i polja podešena, kliknite na dugme Počni popunjavanje u gornjem desnom uglu obrasca.

Na ekranu Počni popunjavanje, dodelite uloge primalaca članovima sobe u navedenom redosledu. Redosled uloga odgovara onom kreiranom u menadžeru uloga primalaca. Kliknite na ikonu Plus, izaberite potrebnog člana i kliknite na dugme Izaberi. Da biste uklonili odabranog učesnika, kliknite na ikonu krsta pored imena korisnika.

Kada su uloge primalaca dodeljene članovima sobe, kliknite na dugme Počni.

Na sledećem ekranu, možete kopirati link do obrasca i poslati ga učesnicima, možete takođe videti ko je već popunio obrazac ili mu pristupio za popunjavanje. Takođe je moguće otići u sobu ili otvoriti obrazac.

Status U toku će se pojaviti pored datoteke u sobi. Osoba kojoj je dodeljeno da popuni obrazac će videti status Vaš red. Popunjavanje je moguće samo kada je red na korisnika. Korisnik može popuniti samo polja koja su namenjena njemu. Kada član završi obrazac i klikne na dugme Kompletiraj i pošalji, red prelazi na sledećeg učesnika.

Takođe možete izabrati opciju Status popunjavanja iz kontekstnog menija datoteke da vidite napredak popunjavanja. Ako želite da zaustavite popunjavanje, koristite dugme Zaustavi na ekranu Status popunjavanja ili opciju Zaustavi popunjavanje u kontekstnom meniju obrasca. Status Zaustavljeno će se pojaviti pored datoteke u sobi. Da biste ponovo pokrenuli proces popunjavanja, možete koristiti dugme Resetuj i počni popunjavanje na ekranu Status popunjavanja ili odgovarajuću opciju u kontekstnom meniju datoteke.

Kada svi učesnici završe obrazac, status Kompletirano će se pojaviti pored datoteke u sobi.

note

Opcije Status popunjavanja i Resetuj i počni popunjavanje dostupne su samo u kontekstnom meniju datoteke u Virtuelnoj sobi za podatke. U prostoru za popunjavanje obrazaca, gde svaki ispitanik popunjava pojedinačnu kopiju obrasca, ove opcije se ne nude.

Statusi PDF obrazaca

• Status Vaš red se prikazuje kada je red na korisnika da popuni obrazac. Datoteka se prikazuje kao Novo u sobi dok se obrazac ne pošalje u sledeću fazu. Kada kliknete na obrazac, on će se otvoriti u režimu popunjavanja.
• Status U toku se prikazuje za korisnike koji učestvuju u procesu popunjavanja, ali nije njihov red, npr. ako je obrazac delimično popunjen i poslat u sledeću fazu. Status ostaje dok svi učesnici ne popune obrazac u potpunosti ili dok se popunjavanje ne zaustavi.
• Status Kompletirano se prikazuje nakon što su svi učesnici potpuno popunili obrazac. Kada kliknete na obrazac, on će se otvoriti kao PDF datoteka za pregled.
• Status Zaustavljeno se prikazuje nakon što je jedan od administratora ili autor obrasca zaustavio proces popunjavanja obrasca.

Korak 5. Praćenje rada sa dokumentima

Koristite ikonu pored imena sobe na gornjoj traci sa alatkama da biste izvršili sledeće akcije unutar sobe:

• Uredi sobu – promena podešavanja sobe navedenih tokom njenog kreiranja.
• Pozovi ljude – dodavanje članova u sobu.
• Kopiraj link – kopiranje linka ka sobi u privremenu memoriju.
• Više opcija – ova stavka menija sadrži sledeće podstavke:
  • Sačuvaj kao šablon – čuvanje sobe kao šablona radi ponovne upotrebe njenih podešavanja, korisnika i foldera.
  • Duplikat – kreiranje kopije sobe.
  • Preuzmi – preuzimanje sadržaja sobe.
  • Informacije o sobi – otvaranje panela Info.
  • Izvoz indeksa sobe – izvoz indeksa za Virtuelnu sobu za podatke. xlsx datoteka sa sažetim izveštajem o strukturi datoteka sobe biće izvezena u aplikaciju Datoteke.
  • Promeni vlasnika sobe – dodeljivanje drugog korisnika kao vlasnika sobe.
• Kreiraj grupu / Dodaj u grupu – organizovanje soba u grupe.
• Uredi indeks – preuređivanje datoteka i uklanjanje razmaka u indeksu Virtuelne sobe za podatke. Možete koristiti strelice za ručno menjanje redosleda datoteka jednu po jednu ili koristiti opciju Preuredi na vrhu.
• Napusti sobu – uklanjanje sebe iz članova sobe.
• Premesti u arhivu – premeštanje sobe u odeljak Arhiva.
• Obriši sobu – brisanje sobe.

Možete pratiti sve promene na ekranu Info -> Istorija sobe. Koristite opciju Idi na datum da biste skočili na određeni datum, a opciju Izvezi istoriju da biste sačuvali istoriju u datoteku.