Rad sa javnim sobama

Javne sobe su namenjene za pojednostavljenje deljenja datoteka sa spoljnim korisnicima, tj. onima koji nisu članovi vašeg radnog prostora.

Možete omogućiti ljudima da putem eksternih linkova pregledaju dokumente bez registracije. Soba će biti dostupna svima koji imaju link. Po defaultu, spoljni korisnici će imati samo dozvolu za pregled svih datoteka u javnoj sobi, ali možete kreirati dodatne linkove sa različitim pravima pristupa.

Takođe možete ugraditi ovu sobu u bilo koji web interfejs kako bi ljudi mogli pristupiti datotekama smeštenim u sobi direktno sa vaše web stranice ili servisa.

Ključne funkcije

• Kreiranje eksternih linkova za pristup više dokumenata bez registracije
• Dodavanje više linkova sa različitim postavkama
• Zaštita linkova lozinkom, postavljanje ograničenja na kopiranje, preuzimanje i štampanje
• Vremensko ograničenje za dodatne linkove
• Ugradnja soba u web stranice za prikaz seta dokumenata svim posetiocima
• Korišćenje usluga trećih strana (Box, Dropbox, itd.) kao skladišta podataka

Mogući slučajevi korišćenja

• Prikazivanje gotove dokumentacije partnerima, klijentima ili drugim trećim stranama
• Objavljivanje seta dokumenata na web stranici ili blogu
• Deljenje sadržaja kako iz radnog prostora tako i iz servisa treće strane povezanog kao skladište

Na primer, potrebno je da podelite demo materijale ili projektnu dokumentaciju sa svojim partnerima. Pogledajmo kako se to može uraditi sa javnim sobama.

Korak 1. Kreirajte javnu sobu

Kreirajte novu javnu sobu u nekoliko jednostavnih koraka:

1. Idite na aplikaciju Sobe i kliknite na dugme Nova soba ili na ikonu plus.

2. Izaberite tip Javna soba.

3. Unesite Naziv sobe.

4. Opcionalno, možete dodati oznake u polju Oznake ili promeniti ikonu sobe.

5. Opcionalno, podesite Kvotu skladišta za sobu ili označite polje Onemogući kvotu za ovu sobu da biste isključili ograničenje skladišta.

6. Opcionalno, uključite prekidač Memorija treće strane da biste koristili servise treće strane kao skladište podataka za ovu sobu. Možete kreirati novi folder ili izabrati postojeći u povezanom skladištu. Za više detalja o povezivanju skladišta treće strane, pročitajte ovu instrukciju.

   note

   Ako želite da povežete servis treće strane, to se može uraditi samo prilikom kreiranja sobe, a ne prilikom uređivanja postojećih soba.

7. Kliknite na Kreiraj.

Korak 2. Dodajte dokumente u sobu

Novokreirana soba prikazuje ekran Dobrodošli u javnu sobu sa brzim akcijama: Kreiraj novi fajl, Pozovi osobe, Otpremi iz skladišta (iz aplikacije Fajlovi ili Sobe) i Otpremi sa svog uređaja.

Iste operacije dostupne su preko dugmeta Novo iznad liste dokumenata:

• Dokument, Proračunska tabela, Prezentacija – kreiranje novog fajla online.
• PDF obrazac – kreiranje novog obrasca iz Prazno ili Od tekstualne datoteke.
• Folder – kreiranje novog foldera.
• Galerija predložaka – kreiranje fajla na osnovu jednog od gotovih predložaka.
• Otpremi datoteke / Otpremi folder – otpremanje postojećih datoteka i foldera sa vašeg uređaja.

Sve dostupne opcije za rad sa dokumentima u sobama su navedene ovde.

Korak 3. Dodajte autorizovane korisnike u sobu

Po potrebi, možete dodati goste ili korisnike registrovane u vašem radnom prostoru u sobu za rad sa dokumentima i upravljanje njenim sadržajem.

U javnoj sobi dostupni su sledeći nivoi dozvola:

• Menadžer sobe (plaćeno) – upravlja dodeljenim sobama, poziva nove korisnike i dodeljuje uloge ispod svog nivoa.
• Kreator sadržaja – kreira i uređuje fajlove u sobi, ali ne može upravljati korisnicima ili postavkama pristupa.

Da biste dodali menadžera sobe, treba da izaberete administratora sobe ili Potpunog administratora iz postojećih kontakata radnog prostora.

Da biste pozvali goste i korisnike:

1. Idite na ekran Info -> Kontakti i koristite ikonu Pozovi kontakte.
2. Uključite prekidač Pozovi putem linka da biste kreirali univerzalni link za samostalnu autorizaciju u sobi kao gost. Link se kopira u privremenu memoriju, a ispod njega se prikazuje datum isteka. Na ovaj način možete pozvati samo goste.
3. Alternativno, koristite sekciju Dodaj ručno ispod da dodate postojeće kontakte radnog prostora ili lično pozovete nove goste putem emaila. Unesite email i pritisnite Enter, ili koristite opciju Izaberi sa liste da izaberete postojeći kontakt. Po potrebi promenite Jezik pozivnice. Možete dodati više emailova, a zatim kliknuti na Pošalji pozivnicu.

Gosti i korisnici će biti dodati u sobu kao Kreatori sadržaja koji mogu kreirati i uređivati dokumente. Novi gosti će biti dodati na vašu listu gostiju.

Sve dostupne opcije za pozivanje korisnika u sobe su navedene ovde.

Korak 4. Prilagodite i podelite eksterni link

Pošto su javne sobe dizajnirane za rad sa spoljnim korisnicima, vaša novokreirana javna soba već ima aktiviran eksterni link, tako da ga možete jednostavno kopirati. Na ekranu Info -> Kontakti prikazuje se obaveštenje Soba dostupna putem spoljnog linka koje objašnjava da je soba dostupna svima koji imaju link i da pristup spoljnih korisnika zavisi od izabranog tipa prava pristupa.

Kliknite na dugme Podeli sobu pored naziva sobe ili koristite ikonu pored opcije Deljeni link u sekciji Deljeni linkovi na ekranu Info -> Kontakti. Pošaljite kopirani link korisnicima treće strane. Oni će imati samo dozvolu za pregled svih datoteka u sobi bez registracije.

Takođe možete urediti eksterni link:

1. Na ekranu Info -> Kontakti, kliknite na ikonu pored natpisa Deljeni link.
2. Izaberite opciju Podešavanja linka. Meni takođe sadrži opcije Kopiraj deljeni link, Kopiraj lozinku linka, Ugradi i Opozovi link.
3. U sekciji Uloga za link izaberite drugačiji nivo dozvole umesto podrazumevanog Pregledalac: Urednik, Recenzent ili Komentator.
4. Promenite Ime linka da biste razlikovali različite linkove.
5. Postavite lozinku za zaštitu linka koristeći prekidač Pristup lozinkom.
6. Omogućite prekidač Ograniči kopiranje sadržaja datoteka, preuzimanje datoteka i štampanje da biste onemogućili kopiranje sadržaja datoteka u privremenu memoriju, preuzimanje datoteka i foldera, i štampanje datoteka.
7. Kliknite na dugme Sačuvaj.

Ako je potrebno, možete opozvati deljeni link koristeći opciju Opozovi link iz menija na ekranu Info -> Kontakti. Trenutni link će biti deaktiviran, a novi deljeni link će biti kreiran.

Ako vam je potrebno više od jednog linka za vašu javnu sobu, koristite ikonu Dodaj novi link u sekciji Deljeni linkovi. U javnoj sobi, glavni link je važeći neograničeno vreme, dok se dodatni linkovi mogu vremenski ograničiti pomoću podešavanja Ograniči vremenskim periodom.

Sve dostupne opcije za eksterne linkove su navedene ovde.

Ako želite da ugradite javnu sobu na svoju web stranicu, pročitajte ovu instrukciju.