Upravljanje i uređivanje dokumenata u Sobama

Soba u aplikaciji Sobe je prostor u kojem sarađujete na dokumentima sa pozvanim članovima. Kada je soba kreirana, dodajte dokumente u nju kako biste započeli saradnju: možete otpremiti postojeće fajlove i foldere, kreirati nove i kontrolisati proces saradnje upravljanjem verzijama, zaključavanjem fajlova za koautore itd. Takođe možete preimenovati dokumente, premestiti ili kopirati ih u drugu sobu i obrisati nepotrebne fajlove.

Skup operacija koje su vam dostupne zavisi od vaših prava pristupa sobi i određenom fajlu.

Korisnici mogu raditi sa postojećim dokumentima, tabelama, prezentacijama, PDF fajlovima i e-knjigama, kao i pregledati dijagrame, multimedijalne i slikovne fajlove koristeći ONLYOFFICE Online Editors.

Takođe je moguće podesiti postavke upravljanja fajlovima.

note

Ovaj članak opisuje rad sa dokumentima sačuvanim u sobama. Da biste saznali kako da upravljate dokumentima sačuvanim u aplikaciji Datoteke, pogledajte članak Upravljanje i uređivanje dokumenata u Datotekama. Da biste saznali kako da kreirate sobe i pozovete korisnike u njih, pogledajte članke Kreiranje soba i Pozivanje korisnika u sobe.

Otpremanje fajlova i foldera

Da biste otpremili fajl,

1. otvorite potrebnu sobu u koju želite da otpremite vaše fajlove,
2. kliknite na dugme Novo iznad liste dokumenata,
3. izaberite opciju Otpremi datoteke iz menija,
4. izaberite fajlove koje želite da otpremite u sobu u prozoru upravitelja fajlovima i kliknite na dugme Otvori.

Ili jednostavno prevucite i otpustite fajl ili nekoliko odabranih fajlova sa vašeg računara u radni prostor kako biste ih još lakše otpremili u vaš radni prostor. U sredini ekrana pojaviće se plutajuće dugme sa informacijama o tome gde će odabrani element biti postavljen. Kada proces otpremanja počne, plutajuće dugme se pomera u desni ugao.

Ako se format fajla razlikuje od Office Open XML, fajl će biti konvertovan u .docx/.xlsx/.pptx format za brže uređivanje. Pojaviće se prozor Otpremanje datoteke u kojem ćete moći da izaberete da li želite da sačuvate oba fajla (fajl u originalnom formatu i fajl u Office Open XML formatu). Ako vam nisu potrebni fajlovi u originalnom formatu u sobi, možete poništiti izbor polja za potvrdu Sačuvaj kopiju datoteke u originalnom formatu. Ovo će biti uzeto u obzir tokom sledećih operacija otpremanja, i konvertovani fajl će biti dodat kao nova verzija originalnog fajla, a ne kao novi zasebni fajl. Označite polje za potvrdu Ne prikazuj ovu poruku ponovo ako ne želite da se ovaj prozor pojavljuje prilikom sledećih otpremanja. Kliknite na Nastavi da biste započeli otpremanje ili na Zatvori da biste ga otkazali.

Ako je originalni fajl zaštićen lozinkom, lozinka će biti potrebna za konverziju fajla. Ako kliknete na ikonu Konvertuj i otvori desno od otpremljenog dokumenta u listi fajlova, otvoriće se novi prozor gde treba da unesete lozinku.

note

Ako fajl sa istim imenom već postoji u sobi, kopija fajla će biti kreirana po defaultu.

Trenutni status otpremanja i konverzija možete pronaći klikom na ikonu . Otvoriće se panel Otpremanje i konverzija. Prikazuje dokumente koji su već otpremljeni i konvertovani, kao i one koji su još u redu čekanja.

Ako dođe do greške tokom procesa otpremanja (na primer, zbog mrežnog kvara, isteka vremena ili interne greške servera), možete kliknuti na Pokušaj ponovo pored potrebnog fajla da biste ponovo otpremili fajl.

Da biste otkazali otpremanje fajla, kliknite na ikonu krstić pored fajla. Da biste zaustavili otpremanje svih fajlova odjednom, kliknite na sivi krstić u gornjem desnom uglu. Da biste očistili panel Otpremanje i konverzija, kliknite na ikonu . Istorija otpremljenih i konvertovanih dokumenata će biti obrisana.

Da biste otpremili folder koji sadrži ugnježdene podfoldere i dokumente:

1. kliknite na dugme Novo iznad liste dokumenata,
2. izaberite opciju Otpremi folder iz menija,
3. izaberite folder koji želite da otpremite u sobu u prozoru upravitelja fajlovima i kliknite na dugme Otvori.

Ovo se takođe može uraditi prevlačenjem potrebnog foldera iz prozora upravitelja fajlovima u radni prostor.

Kreiranje novih fajlova i foldera

Da biste kreirali nove fajlove ili foldere,

1. otvorite potrebnu sobu u kojoj želite da kreirate novi fajl,

2. kliknite na dugme Novo iznad liste dokumenata, ili kliknite desnim tasterom miša unutar sobe i izaberite jednu od sledećih opcija:

   • Novi dokument za kreiranje novog tekstualnog dokumenta,
   • Nova proračunska tabela za kreiranje nove tabele,
   • Nova prezentacija za kreiranje nove prezentacije,
   • PDF obrazac -> Prazno za kreiranje novog praznog PDF obrasca, ili PDF obrazac -> Od tekstualne datoteke za njegovo kreiranje na osnovu prethodno otpremljenog tekstualnog fajla,
   • Novi folder za kreiranje novog foldera,
   • Više -> Draw.io za kreiranje novog dijagrama koristeći Draw.io dodatak,
   • Više -> Markdown za kreiranje novog .md fajla koristeći Markdown dodatak,
   • Više -> URL za kreiranje novog URL fajla koristeći URL dodatak. URL fajlovi sadrže spoljni link i mogu se otvoriti direktno iz liste fajlova.
   • Galerija predložaka za kreiranje fajla na osnovu jednog od gotovih predložaka.

3. unesite ime za vaš fajl ili folder u odgovarajuće polje i kliknite na dugme Kreiraj.

   note

   Ako ne želite da unosite ime fajla, možete označiti polje za potvrdu Ne pitaj ponovo za ime datoteke prilikom kreiranja ili koristiti odgovarajuću opciju u postavkama upravljanja fajlovima.

Upravljanje dokumentima

Da biste brzo pronašli potreban dokument, koristite panel Opcije pretrage na vrhu liste dokumenata.

Kliknite na dugme da biste otvorili panel Opcije pretrage, i navedite potrebne parametre pretrage i filtriranja:

1. Da biste filtrirali stavke po Autoru, kliknite na Ja ili koristite opciju Drugo i izaberite potrebnog korisnika sa liste.
2. Da biste filtrirali stavke po Tipu, izaberite jednu od sledećih opcija: Folderi, Datoteke, Dokumenta, Proračunske tabele, Prezentacije, PDF-dokumenti, PDF-obrasci, Dijagrami, Arhive, Slike, Mediji.
3. Kliknite na dugme Primeni za primenu filtera ili na Otkaži za zatvaranje panela. Da biste uklonili filter, koristite ikonu pored naslova panela.

Unesite naslov dokumenta, u celosti ili delimično, u polje za pretragu i pritisnite taster Enter da biste prikazali pronađeni(e) stavku(e). Ako želite da odete do foldera u kojem se nalazi pronađeni fajl, kliknite desnim tasterom miša na fajl i koristite opciju Otvori lokaciju. Da biste otišli do nadređenog foldera koji je jedan nivo iznad trenutnog foldera, koristite strelicu .

Sortirajte dokumente po parametrima (Ime, Datum poslednje izmene, Veličina) koristeći dugme . Kliknite strelicu pored izabranog parametra da biste promenili redosled sortiranja.

Koristite dugmad ili sa desne strane da biste se prebacivali između dostupnih režima prikaza: Prikaz sličica i Kompaktni prikaz. Sličice se ne generišu za povezane usluge trećih strana.

Odgovarajući režim prikaza Prikaz sličica:

note

Prikaz sličica nije dostupan za Virtuelne podatkovne sobe (samo kada je indeksiranje omogućeno).

Koristite ikonu da prikažete ili sakrijete kolone Autor, Kreirano, Modifikovano, Veličina, Tip u listi dokumenata (Kompaktni prikaz).

Koristeći kontekstni meni, možete izvršiti sledeće operacije sa vašim dokumentima:

• Izaberi da biste izabrali fajl na listi.

• Uredi da biste otvorili dokument za uređivanje u novoj kartici.

• Uredi dijagram (dostupno za .drawio fajlove) da biste otvorili dijagram za uređivanje koristeći Draw.io dodatak.

• Konvertuj u PDF (dostupno za .docx, .xlsx, .pptx fajlove) da biste konvertovali dokumente, tabele i prezentacije u PDF koristeći PDF-Converter dodatak.

• Konvertuj u tekst (dostupno za audio i video fajlove) da biste konvertovali govor iz audio i video fajlova u tekst koristeći Speech-to-text dodatak.

• Više opcija -> Uredi/Pregledaj markdown (dostupno za .md fajlove) da biste otvorili fajl za uređivanje/pregled koristeći Markdown dodatak.

• Pregled da biste otvorili dokument u režimu Pregled u novoj kartici.

• Pitajte AI da biste prikačili dokument uz prompt u AI četu. Nakon klika na ovu stavku menija, otvoriće se panel za izbor AI agenata. Kada izaberete agenta, on će se otvoriti u kartici četa, a fajl će biti prikačen uz njega. Ova opcija je dostupna za sve formate fajlova koji mogu biti prikačeni uz AI čet (.txt, .docx, .xlsx, .csv, .pdf).

• Deli - ova stavka menija sadrži sledeće podstavke:

  • Kopiraj deljeni link da biste dobili link do fajla za druge korisnike radnog prostora ili za bilo koga ko zna link.
  • Podešavanja deljenja da biste otvorili podešavanja deljenja kako biste omogućili pristup fajlu putem linka.

• Više opcija - ova stavka menija sadrži sledeće podstavke:

  • Informacije o fajlu da biste otvorili panel Info koji sadrži sledeće kartice:

    • Deli - linkovi putem kojih je fajl podeljen i lista korisnika koji imaju pristup njemu. Koristite opciju Kreiraj i kopiraj da biste generisali novi deljeni link.
    • Istorija - nedavne promene napravljene u fajlu, grupisane po danima.
    • Detalji - pregled fajla i njegova svojstva: Vlasnik, Tip, Ekstenzija datoteke, Veličina, Datum izmene, Zadnje modifikovano od strane, Datum izrade, Verzije, Komentari. Koristite link Uredi ispod komentara da biste ga promenili.

    Da biste otvorili isti panel, možete kliknuti na ikonu koja se nalazi u gornjem desnom uglu.

  • Ugradi da biste generisali kod za ugrađivanje fajla na vaš veb-sajt.

  • Prikaži istoriju verzije da biste otvorili listu istorije verzija, gde je svaka verzija detaljno opisana: Broj verzije, Datum i vreme, Autor, i Komentari su navedeni. Meni u listi istorije verzija takođe vam omogućava da Otvorite verziju za pregled, Uredite komentar za određenu verziju, Vratite ili Preuzmete potrebnu verziju.

• Omogućite prilagođeni filter (dostupno za .xlsx fajlove) da biste omogućili opciju Prilagođeni filter kako bi korisnik mogao da pregleda .xlsx fajlove prema sopstvenom filteru. Međutim, ostali korisnici radnog prostora ne mogu dodavati nove ili uklanjati postojeće filtere prethodno primenjene od strane kreatora tabele. Pored toga, filteri primenjeni od strane korisnika sa dozvolama za Prilagođeni filter biće prikazani samo njima. Prikazani rezultati filtera ostaće nepromenjeni za ostale. Kada je Prilagođeni filter omogućen, ikona se prikazuje pored fajla u sobi.

• Onemogućite prilagođeni filter (dostupno za .xlsx fajlove) da biste onemogućili prethodno omogućenu opciju Prilagođeni filter.

• Blokiraj/Odblokiraj fajl da biste ga blokirali ili odblokirali za dalje uređivanje od strane drugih korisnika sa odgovarajućim pravima za uređivanje.

• Označi kao omiljeno da biste dodali fajl u sekciju Omiljene datoteke.

• Ukloni iz omiljenog da biste uklonili fajl iz sekcije Omiljene datoteke.

• Otvori lokaciju (dostupno u sekcijama Omiljene datoteke i Nedavne datoteke) da biste se prebacili na sekciju koja sadrži ovaj fajl.

• Označi kao pročitano da označite fajl dodat u sobu ili uređen od strane drugog korisnika kao pročitan.

• Preuzmi - ova stavka menija sadrži sledeće podstavke:

  • Originalni format za preuzimanje fajla u originalnom formatu na tvrdi disk vašeg računara.

  • Preuzmi kao za preuzimanje fajla u izabranom formatu na tvrdi disk vašeg računara.

    note

    Ako je odabrano više fajlova za preuzimanje, oni će biti spakovani u .zip arhivu i sačuvani na vašem tvrdom disku.

• Pomeri ili kopiraj - ova stavka menija sadrži sledeće podstavke:

  • Pomeri u drugu sobu ili skladište treće strane. Takođe možete kreirati novi folder unutar izabrane sobe klikom na dugme Novi folder.
  • Kopiraj fajl i premesti kreiranu kopiju u izabranu sobu. Takođe možete kreirati novi folder unutar izabrane sobe klikom na dugme Novi folder.
  • Dupliciraj fajl u trenutnoj sobi. Duplirani elementi imaju indeks na kraju imena.

• Izmeni indeks da preuredite fajlove i uklonite praznine u indeksu Virtuelne podatkovne sobe. Možete koristiti strelice za ručno menjanje redosleda fajlova jedan po jedan ili koristiti opciju Preuredi na vrhu.

• Preimenuj fajl.

• Obriši fajl premestivši ga u Otpad.

• Ukloni sa liste (dostupno u sekciji Nedavne datoteke) da uklonite fajl sa te liste.

Grupne operacije sa fajlovima mogu se izvršiti korišćenjem dugmadi na vrhu ili kontekstnog menija. Da biste preuzeli, premestili, kopirali ili obrisali više fajlova odjednom,

1. otvorite potrebnu sobu klikom na opciju Sobe na levom panelu,
2. pređite mišem preko ikone fajla i označite polja za potvrdu za fajlove kojima želite da upravljate,
3. kliknite na potrebno dugme na vrhu u zavisnosti od operacije koju želite da izvršite: Preuzmi, Preuzmi kao, Pomeri u, Kopiraj ili Obriši. Skup prikazanih dugmadi zavisi od operacija dostupnih za izabrane stavke.

Koristite strelicu pored polja za potvrdu na gornjem panelu da biste odjednom izabrali stavke po tipu. Lista sadrži samo tipove stavki sačuvanih u sobi, na primer, Sve, Dokumenta, Datoteke.

Dodavanje dokumenata u Omiljene datoteke

Svaka aplikacija ima sopstvene sekcije Nedavne datoteke, Omiljene datoteke i Otpad na levom panelu. U aplikaciji Sobe, sekcija Omiljene datoteke sadrži fajlove i foldere koje ste označili kao omiljene u vašim sobama. Da biste dodali fajl/folder u Omiljene datoteke:

1. otvorite potrebnu sobu,
2. pronađite potreban fajl/folder i kliknite na ikonu pored njega,
3. izaberite opciju Označi kao omiljeno.

ILI

1. otvorite potrebni dokument,
2. kliknite na dugme Označi kao omiljeno u gornjem desnom uglu.

Fajl će biti dostupan u sekciji Omiljene datoteke i označen ikonom u listi fajlova.

Unutar sekcije Omiljene datoteke, možete koristiti opciju Otvori lokaciju u kontekstnom meniju da se prebacite na sekciju koja sadrži ovaj fajl.

Da biste uklonili dodati fajl iz Omiljenih datoteka, koristite opciju Ukloni iz omiljenog u kontekstnom meniju ili kliknite na ikonu pored imena fajla.

Korišćenje sekcije Nedavne datoteke

Sekcija Nedavne datoteke prikazuje dokumente koje ste nedavno otvorili u uređivaču. Sadrži poslednjih 100 fajlova, koji se čuvaju 90 dana.

Kontekstni meni u sekciji Nedavne datoteke ima ograničen broj stavki. Možete izvršiti sledeće radnje: odabrati fajl, pregledati ga, pogledati njegova svojstva, kao što su informacije i istorija verzija, otvoriti njegovu lokaciju (izuzimajući fajlove dostupne putem linka), preuzeti fajl, premestiti ga ili kopirati, preimenovati i ukloniti fajl sa liste.

Pregled i uređivanje dokumenata

Možete pregledati i uređivati vaše tekstualne dokumente, tabele, prezentacije i PDF dokumente direktno u sobama radnog prostora koristeći višenamenske ONLYOFFICE Online uređivače.

Takođe možete pregledati:

• medijske fajlove u najpopularnijim formatima, uključujući avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm itd.
• bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp slike
• fb2, epub e-knjige
• vsdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm dijagrame

Da biste uredili dokument, kliknite na njegov naslov ili kliknite na ikonu pored njega, izaberite opciju Uredi, i on će biti otvoren u novoj kartici internet pregledača. Ako se fajl trenutno uređuje, videćete ikonu obojene olovke . Da biste saznali više o funkcijama uređivača, posetite ovu stranicu.

note

Ako je dostignuta kvota skladišta za sobu ili korisnika, otvaranje dokumenta pokrenuće ga u režimu samo za pregled i biće prikazan baner koji obaveštava da je kvota premašena. Pored toga, ako se kvota dostigne dok se dokument uređuje i čuva, u uređivaču će se pojaviti baner koji obaveštava o ograničenju kvote.

Kada uredite dokument, tabelu ili prezentaciju i sačuvate promene koje ste napravili, obe verzije vašeg fajla će biti dostupne, tako da ćete moći da vratite prethodnu verziju ako je potrebno. Da biste saznali više o verzijama, pogledajte ovaj članak.

Da biste pregledali fajl, kliknite na ikonu pored njega i izaberite opciju Pregled. Ovo će otvoriti fajl sa odgovarajućim ONLYOFFICE Viewer-om. Fajlovi sa slikama će se otvoriti u istom prozoru, dok će tekstualni fajlovi biti prikazani u novoj kartici vašeg internet pregledača. ONLYOFFICE Viewers nude standardne alate za uvećavanje/smanjivanje fajlova, podešavanje njihove veličine, navigaciju između stranica, preuzimanje ili štampanje.

Kada pregledate medijske fajlove pomoću online pregledača, možete koristiti odgovarajuće dugmiće za pokretanje ili pauziranje reprodukcije, podešavanje nivoa zvuka ili prelazak na režim celog ekrana, prelazak na prethodni ili sledeći medijski fajl, preuzimanje ili brisanje fajla.

Kada pregledate fajlove sa slikama pomoću online pregledača, možete koristiti odgovarajuće dugmiće za uvećavanje ili smanjivanje slike, prikaz stvarne veličine slike (ako je slika uvećana ili smanjena), rotiranje slike u smeru kazaljke na satu ili suprotno od smera kazaljke na satu, prelazak na prethodnu ili sledeću sliku, preuzimanje ili brisanje fajla.

Kada pregledate dijagrame pomoću Diagram Viewer-a, možete navigirati između stranica, koristiti dugmiće za zumiranje, štampati ili preuzeti dijagram. Da biste saznali više o funkcijama Diagram Viewer-a, posetite ovu stranicu.