Upravljanje i uređivanje dokumenata u Datotekama

Aplikacija Datoteke je mesto gde se čuvaju vaši sopstveni dokumenti. Možete otpremiti postojeće datoteke i foldere, kreirati nove i organizovati ih u foldere. Takođe je moguće upravljati verzijama, zaključavati datoteke za koautore, preimenovati dokumente, premeštati ih ili kopirati na drugu lokaciju i brisati nepotrebne datoteke.

Dokumenti sačuvani u aplikaciji Datoteke mogu se deliti sa drugim korisnicima radnog prostora ili putem spoljnog linka, ili koristiti kao osnova za novu sobu.

Korisnici mogu raditi sa postojećim dokumentima, proračunskim tabelama, prezentacijama, PDF datotekama i e-knjigama, kao i pregledati dijagrame, multimedijalne datoteke i datoteke slika koristeći ONLYOFFICE Online Editors.

Takođe je moguće podesiti postavke upravljanja datotekama.

note

Ovaj članak opisuje rad sa dokumentima sačuvanim u aplikaciji Datoteke. Da biste saznali kako da upravljate dokumentima sačuvanim u sobama, pogledajte članak Upravljanje i uređivanje dokumenata u sobama.

Otpremanje datoteka i foldera

Da biste otpremili datoteku,

1. otvorite aplikaciju Datoteke i idite u folder u koji želite da otpremite vaše datoteke,
2. kliknite na dugme Novo iznad liste dokumenata,
3. izaberite opciju Otpremi datoteke iz menija,
4. izaberite datoteke koje želite da otpremite u prozoru upravitelja datotekama i kliknite na dugme Otvori.

Ili jednostavno prevucite i otpustite datoteku ili nekoliko odabranih datoteka sa vašeg računara u radni prostor kako biste ih još lakše otpremili u vaš radni prostor. U sredini ekrana pojaviće se plutajuće dugme sa informacijama o tome gde će odabrani element biti postavljen. Kada proces otpremanja počne, plutajuće dugme se pomera u desni ugao.

Ako se format datoteke razlikuje od Office Open XML, datoteka će biti konvertovana u .docx/.xlsx/.pptx format za brže uređivanje. Pojaviće se prozor Otpremanje datoteke u kojem ćete moći da izaberete da li želite da sačuvate obe datoteke (datoteku u originalnom formatu i datoteku u Office Open XML formatu). Ako vam nisu potrebne datoteke u originalnom formatu, možete odčekirati polje Sačuvaj kopiju datoteke u originalnom formatu. Ovo će biti uzeto u obzir tokom sledećih operacija otpremanja, i konvertovana datoteka će biti dodata kao nova verzija originalne datoteke, a ne kao nova zasebna datoteka. Označite polje Ne prikazuj ovu poruku ponovo ako ne želite da se ovaj prozor pojavljuje tokom sledećih otpremanja. Kliknite na Nastavi da započnete otpremanje ili na Zatvori da ga otkažete.

Ako je originalna datoteka zaštićena lozinkom, lozinka će biti potrebna za konverziju datoteke. Ako kliknete na ikonu Konvertuj i otvori desno od otpremljenog dokumenta u listi datoteka, otvoriće se novi prozor gde treba da unesete lozinku.

note

Ako datoteka sa istim imenom već postoji u folderu, kopija datoteke će biti kreirana po defaultu.

Trenutni status otpremanja i konverzija možete pronaći klikom na ikonu . Otvoriće se panel Otpremanje i konverzija. Prikazuje dokumente koji su već otpremljeni i konvertovani, kao i one koji su još u redu čekanja.

Ako dođe do greške tokom procesa otpremanja (na primer, zbog mrežnog kvara, isteka vremena ili interne greške servera), možete kliknuti na Pokušaj ponovo pored potrebne datoteke da biste ponovo otpremili datoteku.

Da biste otkazali otpremanje datoteke, kliknite na ikonu krstić pored datoteke. Da biste zaustavili otpremanje svih datoteka odjednom, kliknite na sivi krstić u gornjem desnom uglu. Da biste očistili panel Otpremanje i konverzija, kliknite na ikonu . Istorija otpremljenih i konvertovanih dokumenata će biti obrisana.

Da biste otpremili folder koji sadrži ugnježdene podfoldere i dokumente:

1. kliknite na dugme Novo iznad liste dokumenata,
2. izaberite opciju Otpremi folder iz menija,
3. izaberite folder koji želite da otpremite u prozoru upravitelja datotekama i kliknite na dugme Otvori.

Ovo se takođe može uraditi prevlačenjem potrebnog foldera iz prozora upravitelja datotekama u radni prostor.

Kreiranje novih datoteka i foldera

Da biste kreirali nove datoteke ili foldere,

1. otvorite aplikaciju Datoteke i idite u folder u kojem želite da kreirate novu datoteku,

2. kliknite na dugme Novo iznad liste dokumenata, ili kliknite desnim tasterom miša unutar radnog prostora i izaberite jednu od sledećih opcija:

   • Novi dokument za kreiranje novog tekstualnog dokumenta,
   • Nova proračunska tabela za kreiranje nove proračunske tabele,
   • Nova prezentacija za kreiranje nove prezentacije,
   • PDF obrazac -> Prazno za kreiranje novog praznog PDF obrasca, ili PDF obrazac -> Od tekstualne datoteke za njegovo kreiranje na osnovu prethodno otpremljene tekstualne datoteke,
   • Novi folder za kreiranje novog foldera,
   • Više -> Draw.io za kreiranje novog dijagrama koristeći Draw.io dodatak,
   • Više -> Markdown za kreiranje nove .md datoteke koristeći Markdown dodatak,
   • Više -> URL za kreiranje nove URL datoteke koristeći URL dodatak. URL datoteke sadrže spoljni link i mogu se otvoriti direktno iz liste datoteka.
   • Galerija predložaka za kreiranje datoteke na osnovu jednog od gotovih predložaka.

3. unesite ime za vašu datoteku ili folder u odgovarajuće polje i kliknite na dugme Kreiraj.

   note

   ako ne želite da unosite ime datoteke, možete označiti polje Ne pitaj ponovo za ime datoteke prilikom kreiranja ili koristiti odgovarajuću opciju u postavkama upravljanja datotekama.

Upravljanje dokumentima

Da biste brzo pronašli potreban dokument, koristite panel Opcije pretrage na vrhu liste dokumenata.

Kliknite na dugme da otvorite panel Opcije pretrage i navedite potrebne parametre pretrage i filtriranja:

1. Da biste filtrirali stavke po Autoru, kliknite na Ja ili koristite opciju Drugo i izaberite potrebnog korisnika sa liste.
2. Da biste filtrirali stavke po Tipu, izaberite jednu od sledećih opcija: Folderi, Datoteke, Dokumenta, Proračunske tabele, Prezentacije, PDF-dokumenti, PDF-obrasci, Dijagrami, Arhive, Slike, Mediji.
3. Kliknite na dugme Primeni za primenu filtera ili na Otkaži da zatvorite panel. Da biste uklonili filter, koristite ikonu pored naslova panela.

Unesite naslov dokumenta, u celosti ili delimično, u polje za pretragu i pritisnite taster Enter da biste prikazali pronađenu stavku (stavke). Ako želite da odete do foldera u kojem se nalazi pronađena datoteka, kliknite desnim tasterom miša na datoteku i koristite opciju Otvori lokaciju. Da biste otišli do nadređenog foldera koji je jedan nivo iznad trenutnog foldera, koristite strelicu .

Sortirajte dokumente po parametrima (Ime, Datum poslednje izmene, Veličina) koristeći dugme . Kliknite na strelicu pored izabranog parametra da biste promenili redosled sortiranja.

Koristite dugmad ili sa desne strane da biste se prebacivali između dostupnih režima prikaza: Prikaz sličica i Kompaktni prikaz. Sličice se ne generišu za povezane usluge trećih strana.

Odgovarajući režim prikaza Prikaz sličica:

Koristite ikonu da prikažete ili sakrijete kolone Autor, Kreirano, Modifikovano, Veličina, Tip u listi dokumenata (Kompaktni prikaz).

Koristeći kontekstni meni, možete izvršiti sledeće operacije sa vašim dokumentima:

• Izaberi da biste izabrali datoteku na listi.

• Uredi da biste otvorili dokument za uređivanje u novoj kartici.

• Uredi dijagram (dostupno za .drawio datoteke) da biste otvorili dijagram za uređivanje koristeći Draw.io dodatak.

• Konvertuj u PDF (dostupno za .docx, .xlsx, .pptx datoteke) da biste konvertovali dokumente, proračunske tabele i prezentacije u PDF koristeći PDF-Converter dodatak.

• Konvertuj u tekst (dostupno za audio i video datoteke) da biste konvertovali govor iz audio i video datoteka u tekst koristeći Speech-to-text dodatak.

• Više opcija -> Uredi/Pregledaj markdown (dostupno za .md datoteke) da biste otvorili datoteku za uređivanje/pregled koristeći Markdown dodatak.

• Pregled da biste otvorili dokument u režimu Pregled u novoj kartici.

• Pitajte AI da biste prikačili dokument uz prompt u AI četu. Nakon klika na ovu stavku menija, otvoriće se panel za izbor AI agenata. Kada izaberete agenta, on će se otvoriti u kartici četa, a datoteka će biti prikačena uz njega. Ova opcija je dostupna za sve formate datoteka koji mogu biti prikačeni uz AI čet (.txt, .docx, .xlsx, .csv, .pdf).

• Deli - ova stavka menija sadrži sledeće podstavke:

  • Kopiraj deljeni link da biste dobili link do datoteke za druge korisnike radnog prostora ili za bilo koga ko zna link.
  • Podešavanja deljenja da biste otvorili podešavanja deljenja kako biste omogućili pristup datoteci putem linka.
  • Kreiraj sobu da biste kreirali novu sobu na osnovu izabranih dokumenata/foldera. Nakon kreiranja sobe, izabrane datoteke/folderi će biti kopirani u kreiranu sobu.

• Više opcija - ova stavka menija sadrži sledeće podstavke:

  • Informacije o fajlu da biste otvorili panel Info koji sadrži sledeće kartice:

    • Deli - linkovi putem kojih je datoteka podeljena i lista korisnika koji imaju pristup njoj. Koristite opciju Kreiraj i kopiraj da generišete novi deljeni link.
    • Istorija - nedavne promene napravljene u datoteci, grupisane po danima.
    • Detalji - pregled datoteke i njena svojstva: Vlasnik, Tip, Ekstenzija datoteke, Veličina, Datum izmene, Zadnje modifikovano od strane, Datum izrade, Verzije, Komentari. Koristite link Uredi ispod komentara da biste ga promenili.

    Da biste otvorili isti panel, možete kliknuti na ikonu koja se nalazi u gornjem desnom uglu.

  • Prikaži istoriju verzije da biste otvorili listu istorije verzija, gde je svaka verzija detaljno opisana: navedeni su Broj verzije, Datum i vreme, Autor i Komentari. Meni u listi istorije verzija takođe vam omogućava da Otvorite verziju za pregled, Uredite komentar za određenu verziju, Povratite ili Preuzmete potrebnu verziju.

• Omogućite prilagođeni filter (dostupno za .xlsx datoteke) da biste omogućili opciju Prilagođeni filter kako bi korisnik mogao da pregleda .xlsx datoteke prema sopstvenom filteru. Međutim, drugi korisnici radnog prostora ne mogu dodavati nove ili uklanjati postojeće filtere prethodno primenjene od strane kreatora tabele. Pored toga, filteri primenjeni od strane korisnika sa dozvolama za Prilagođeni filter biće prikazani samo njima. Prikazani rezultati filtera ostaće nepromenjeni za ostale. Kada je Prilagođeni filter omogućen, ikona se prikazuje pored datoteke u listi.

• Onemogućite prilagođeni filter (dostupno za .xlsx datoteke) da biste onemogućili prethodno omogućenu opciju Prilagođeni filter.

• Blokiraj/Odblokiraj datoteku da biste je blokirali ili odblokirali za dalje uređivanje od strane drugih korisnika sa odgovarajućim pravima za uređivanje.

• Označi kao omiljeno da biste dodali datoteku u sekciju Omiljene datoteke.

• Ukloni iz omiljenog da biste uklonili datoteku iz sekcije Omiljene datoteke.

• Otvori lokaciju (dostupno u sekcijama Omiljene datoteke i Nedavne datoteke) da biste se prebacili na sekciju koja sadrži ovu datoteku.

• Preuzmi - ova stavka menija sadrži sledeće podstavke:

  • Originalni format za preuzimanje datoteke u originalnom formatu na tvrdi disk vašeg računara.

  • Preuzmi kao za preuzimanje datoteke u izabranom formatu na tvrdi disk vašeg računara.

    note

    Ako je odabrano više datoteka za preuzimanje, one će biti spakovane u .zip arhivu i sačuvane na vašem tvrdom disku.

• Pomeri ili kopiraj - ova stavka menija sadrži sledeće podstavke:

  • Pomeri u drugi folder, sobu ili skladište treće strane. Takođe možete kreirati novi folder unutar izabrane sobe klikom na dugme Novi folder.
  • Kopiraj datoteku i premesti kreiranu kopiju u izabrani folder ili sobu. Takođe možete kreirati novi folder unutar izabrane lokacije klikom na dugme Novi folder.
  • Dupliciraj datoteku u trenutnom folderu. Duplirani elementi imaju indeks na kraju imena.

• Preimenuj datoteku.

• Obriši datoteku premestivši je u Otpad.

• Ukloni sa liste (dostupno u sekciji Nedavne datoteke) da biste uklonili datoteku sa te liste.

Grupne operacije sa datotekama mogu se izvršiti korišćenjem dugmadi na vrhu ili kontekstnog menija. Da biste kreirali sobu od izabranih datoteka, preuzeli, premestili, kopirali ili obrisali više datoteka odjednom,

1. otvorite aplikaciju Datoteke klikom na odgovarajuću opciju na levom bočnom panelu,
2. pređite mišem preko ikone datoteke i označite polja za datoteke kojima želite da upravljate,
3. kliknite na potrebno dugme na vrhu u zavisnosti od operacije koju želite da izvršite: Kreiraj sobu, Preuzmi, Preuzmi kao, Pomeri u, Kopiraj ili Obriši. Skup prikazanih dugmadi zavisi od operacija dostupnih za izabrane stavke.

Koristite strelicu pored polja za potvrdu na gornjem panelu da biste odjednom izabrali stavke po tipu: Sve, Slike, Dokumenta, Proračunske tabele, Prezentacije, Datoteke.

Korišćenje sekcije Deljeno sa mnom

Možete deliti pojedinačne datoteke i foldere sačuvane u aplikaciji Datoteke putem linka ili pojedinačno sa određenim korisnikom radnog prostora. Za više detalja, pročitajte ovaj članak.

Datoteke i folderi koje su sa vama podelili drugi korisnici radnog prostora iz svoje aplikacije Datoteke biće dostupni u sekciji Deljeno sa mnom. Datoteke i folderi podeljeni putem linka iz soba nisu uključeni u sekciju Deljeno sa mnom.

Kolona Nivo pristupa u listi datoteka prikazuje vaš nivo dozvola.

Možete sakriti deljene datoteke i foldere sa liste Deljeno sa mnom klikom na opciju Ukloni sa liste u kontekstnom meniju. U tom slučaju, vaše dozvole u panelu Deli će se promeniti u Odbij pristup.

note

Ako dobijete pristup istoj datoteci ili folderu na više načina, primenjuje se prioritet na osnovu izvora:

• Lična prava su najjača.
• Grupna prava su jača od prava putem linka.
• Prava putem linka su najslabija.

Na primer, pozvani ste kao Pregledač, ali takođe imate link sa Punim pristupom. Prateći link, imaćete samo pristup za pregled.

Ako nema ličnih prava, kada kliknete na link do datoteke, ona će biti prikazana u sekciji Deljeno sa mnom sa istim pravima koja je link imao. Dozvole poslednjeg otvorenog linka se pamte.

Dodavanje dokumenata u Omiljene datoteke

Svaka aplikacija ima sopstvene sekcije Nedavne datoteke, Omiljene datoteke i Otpad na levom bočnom panelu. U aplikaciji Datoteke, sekcija Omiljene datoteke sadrži datoteke i foldere koje ste tamo označili kao omiljene. Da biste dodali datoteku/folder u Omiljene datoteke:

1. otvorite aplikaciju Datoteke,
2. pronađite potrebnu datoteku/folder i kliknite na ikonu pored nje,
3. izaberite opciju Označi kao omiljeno.

ILI

1. otvorite potrebni dokument,
2. kliknite na dugme Označi kao omiljeno u gornjem desnom uglu.

Datoteka će biti dostupna u sekciji Omiljene datoteke i označena ikonom u listi datoteka.

Unutar sekcije Omiljene datoteke, možete koristiti opciju Otvori lokaciju u kontekstnom meniju da se prebacite na sekciju koja sadrži ovu datoteku.

Da biste uklonili dodatu datoteku iz Omiljenih datoteka, koristite opciju Ukloni iz omiljenog u kontekstnom meniju ili kliknite na ikonu pored imena datoteke.

Korišćenje sekcije Nedavne datoteke

Sekcija Nedavne datoteke prikazuje dokumente koje ste nedavno otvorili u uređivaču. Sadrži poslednjih 100 datoteka, one se čuvaju 90 dana.

Kontekstni meni u sekciji Nedavne datoteke ima ograničen broj stavki. Možete izvršiti sledeće radnje: odabrati datoteku, pregledati je, pogledati njena svojstva, kao što su informacije i istorija verzija, otvoriti njenu lokaciju (izuzimajući datoteke dostupne putem linka), preuzeti datoteku, premestiti je ili kopirati, preimenovati i ukloniti datoteku sa liste.

Pregled i uređivanje dokumenata

Možete pregledati i uređivati vaše tekstualne dokumente, proračunske tabele, prezentacije i PDF dokumente direktno u vašem radnom prostoru koristeći višenamenske ONLYOFFICE Online Uređivače.

Takođe možete pregledati:

• medijske datoteke u najpopularnijim formatima, uključujući avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm itd.
• bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp slike
• fb2, epub e-knjige
• vsdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm dijagrame

Da biste uredili dokument, kliknite na njegov naslov ili kliknite na ikonu pored njega, izaberite opciju Uredi, i on će biti otvoren u novoj kartici internet pregledača. Ako se datoteka trenutno uređuje, videćete ikonu obojene olovke . Da biste saznali više o funkcijama uređivača, posetite ovu stranicu.

note

Ako je dostignuta kvota skladišta za korisnika, otvaranje dokumenta pokrenuće ga u režimu samo za pregled i biće prikazan baner koji obaveštava da je kvota premašena. Pored toga, ako se kvota dostigne dok se dokument uređuje i čuva, u uređivaču će se pojaviti baner koji obaveštava o ograničenju kvote.

Kada uredite dokument, proračunsku tabelu ili prezentaciju i sačuvate promene koje ste napravili, obe verzije vaše datoteke će biti dostupne, tako da ćete moći da vratite prethodnu verziju ako je potrebno. Da biste saznali više o verzijama, pogledajte ovaj članak.

Da biste pregledali datoteku, kliknite na ikonu pored nje i izaberite opciju Pregled. Ovo će otvoriti datoteku sa odgovarajućim ONLYOFFICE Viewer-om. Datoteke slika će se otvoriti u istom prozoru, dok će tekstualne datoteke biti prikazane u novoj kartici vašeg internet pregledača. ONLYOFFICE Viewers nude standardne alate za uvećavanje/smanjivanje datoteka, podešavanje njihove veličine, navigaciju između njihovih stranica, preuzimanje ili štampanje.

Kada pregledate medijske datoteke pomoću online pregledača, možete koristiti odgovarajuće dugmiće za pokretanje ili pauziranje reprodukcije, podešavanje nivoa zvuka ili prelazak na režim celog ekrana, prelazak na prethodnu ili sledeću medijsku datoteku, preuzimanje ili brisanje datoteke.

Kada pregledate datoteke slika pomoću online pregledača, možete koristiti odgovarajuće dugmiće za uvećavanje ili smanjivanje slike, prikaz stvarne veličine slike (ako je slika uvećana ili smanjena), rotiranje slike u smeru kazaljke na satu ili suprotno od smera kazaljke na satu, prelazak na prethodnu ili sledeću sliku, preuzimanje ili brisanje datoteke.

Kada pregledate dijagrame pomoću Diagram Viewer-a, možete navigirati između stranica, koristiti dugmiće za zumiranje, štampati ili preuzeti dijagram. Da biste saznali više o funkcijama Diagram Viewer-a, posetite ovu stranicu.