Korišćenje funkcije Spajanja pošte

note

Ova opcija je dostupna samo u online verziji.

Funkcija Spajanje e-mail pošte koristi se za kreiranje seta dokumenata koji kombinuju zajednički sadržaj preuzet iz tekstualnog dokumenta i neke individualne komponente (varijable, kao što su imena, pozdravi itd.) preuzete iz tabele (na primer, liste klijenata). Ovo može biti korisno ako treba da kreirate mnogo personalizovanih pisama i pošaljete ih primaocima.

• Pripremite izvor podataka i učitajte ga u glavni dokument

  1. Izvor podataka koji se koristi za spajanje pošte mora biti .xlsx tabela sačuvana na vašem portalu. Otvorite postojeću tabelu ili kreirajte novu i uverite se da ispunjava sledeće zahteve.

  2. Tabela treba da ima red zaglavlja sa nazivima kolona, jer će vrednosti u prvoj ćeliji svake kolone označavati polja za spajanje (tj. varijable koje možete umetnuti u tekst). Svaka kolona treba da sadrži set stvarnih vrednosti za varijablu. Svaki red u tabeli treba da odgovara zasebnom zapisu (tj. setu vrednosti koji pripada određenom primaocu). Tokom procesa spajanja, kopija glavnog dokumenta će biti kreirana za svaki zapis i svako polje za spajanje umetnuto u glavni tekst će biti zamenjeno stvarnom vrednošću iz odgovarajuće kolone. Ako planirate da rezultate šaljete putem e-pošte, tabela mora takođe sadržati kolonu sa adresama e-pošte primalaca.

  3. Otvorite postojeći tekstualni dokument ili kreirajte novi. On mora sadržati glavni tekst, koji će biti isti za svaku verziju spojenog dokumenta. Kliknite na ikonu Spajanje e-mail pošte na kartici Kolaboracija u gornjoj alatnoj traci i izaberite lokaciju izvora podataka: Iz fajla, Iz URL ili Iz skladišta.

     

  4. Izaberite potreban fajl ili nalepite URL i kliknite na OK.

     Kada se izvor podataka učita, kartica Podešavanje spajanja pošte će biti dostupna na desnoj bočnoj traci.

     

• Proverite ili promenite listu primalaca

  1. Kliknite na dugme Izmeni listu primalaca na vrhu desne bočne trake da biste otvorili prozor Primaoci spojene pošte, gde se prikazuje sadržaj izabranog izvora podataka.

     

  2. U otvorenom prozoru možete dodati nove informacije, urediti ili obrisati postojeće podatke ako je potrebno. Da biste pojednostavili rad sa podacima, možete koristiti ikone na vrhu prozora:

     • i - za kopiranje i lepljenje kopiranih podataka

     • i - za poništavanje i ponavljanje poništenih akcija

     • i - za sortiranje podataka u izabranom opsegu ćelija rastućim ili opadajućim redosledom

     • - za omogućavanje filtera za prethodno izabrani opseg ćelija ili za uklanjanje primenjenog filtera

     • - za brisanje svih primenjenih parametara filtera

       note

       Da biste saznali više o tome kako da koristite filter, pogledajte odeljak Sortiranje i filtriranje podataka u pomoći za Spreadsheet Editor.

     • - za pretragu određene vrednosti i njenu zamenu drugom, ako je potrebno

       note

       Da biste saznali više o tome kako da koristite alat Pronađi i zameni, pogledajte odeljak Funkcije pretrage i zamene u pomoći za Spreadsheet Editor.

  3. Kada izvršite sve potrebne izmene, kliknite na dugme Sačuvaj i Izađi. Da biste odbacili izmene, kliknite na dugme Zatvori.

• Umetnite polja za spajanje i proverite rezultate

  1. Postavite kursor miša na mesto gde treba umetnuti polje za spajanje, kliknite na dugme Umetni polje za spajanje na desnoj bočnoj traci i izaberite potrebno polje sa liste. Dostupna polja odgovaraju podacima u prvoj ćeliji svake kolone izabranog izvora podataka. Sva potrebna polja mogu se dodati bilo gde.

     

  2. Uključite prekidač Istakni polja za spajanje na desnoj bočnoj traci kako bi umetnuta polja bila uočljivija u tekstu.

     

  3. Uključite prekidač Pregled rezultata na desnoj bočnoj traci da biste videli tekst u kojem su polja za spajanje zamenjena stvarnim vrednostima iz izvora podataka. Koristite dugmad sa strelicama da biste pregledali verzije spojenog dokumenta za svaki zapis.

     

  • Da biste obrisali umetnuto polje, onemogućite režim Pregled rezultata, izaberite polje mišem i pritisnite taster Delete na tastaturi.
  • Da biste zamenili umetnuto polje, onemogućite režim Pregled rezultata, izaberite polje mišem, kliknite na dugme Umetni polje za spajanje na desnoj bočnoj traci i izaberite novo polje sa liste.

• Odredite parametre spajanja

  1. Izaberite tip spajanja. Možete započeti masovno slanje pošte ili sačuvati rezultat kao PDF ili DOCX fajl da biste ga kasnije odštampali ili uredili. Izaberite potrebnu opciju sa liste Spoji u:

     

     • PDF - za kreiranje jednog PDF dokumenta koji sadrži sve spojene kopije koje se kasnije mogu odštampati

     • DOCX - za kreiranje jednog DOCX dokumenta koji sadrži sve spojene kopije koje se kasnije mogu pojedinačno uređivati

     • Email - za slanje rezultata primaocima putem e-pošte

       note

       Adrese e-pošte primalaca moraju biti navedene u učitanom izvoru podataka, a potrebno je da imate bar jedan nalog e-pošte povezan u modulu Mail na vašem portalu.

  2. Izaberite sve zapise na koje treba primeniti spajanje:

     • Svi snimci (ova opcija je podrazumevano izabrana) - za kreiranje spojenih dokumenata za sve zapise iz učitanog izvora podataka

     • Trenutni zapis - za kreiranje spojenog dokumenta za zapis koji je trenutno prikazan

     • Iz ... Do - za kreiranje spojenih dokumenata za opseg zapisa (u ovom slučaju treba da navedete dve vrednosti: broj prvog i poslednjeg zapisa u željenom opsegu)

       note

       Maksimalni dozvoljeni broj primalaca je 100. Ako u izvoru podataka imate više od 100 primalaca, izvršite spajanje pošte u fazama: navedite vrednosti od 1 do 100, sačekajte da se proces spajanja pošte završi, zatim ponovite operaciju navodeći vrednosti od 101 do N itd.

  3. Završite spajanje

     • Ako ste odlučili da rezultate spajanja sačuvate kao fajl,

       • kliknite na dugme Preuzmi da biste sačuvali fajl na svom računaru. Preuzeti fajl ćete pronaći u svom podrazumevanom folderu Preuzimanja.
       • kliknite na dugme Sačuvaj da biste sačuvali fajl na svom portalu. U otvorenom prozoru Folder za save možete promeniti naziv fajla i odrediti folder u koji želite da sačuvate fajl. Takođe možete označiti polje Otvori spojeni dokument u novoj kartici da biste proverili rezultat kada se proces spajanja završi. Na kraju, kliknite na Sačuvaj u prozoru Folder za save.

     • Ako ste izabrali opciju Email, dugme Spoji će biti dostupno na desnoj bočnoj traci. Kada kliknete na njega, otvoriće se prozor Pošalji na email:

       

       • Na listi Iz izaberite potreban nalog e-pošte ako imate nekoliko naloga povezanih sa modulom Mail.
       • Na listi Do izaberite polje za spajanje koje odgovara adresama e-pošte primalaca, ako ova opcija nije izabrana automatski.
       • Unesite temu poruke u polje Subjekat linija.
       • Izaberite format pošte sa liste: HTML, Priloži kao DOCX ili Priloži kao PDF. Kada je izabrana jedna od poslednje dve opcije, potrebno je da navedete i Naziv fajla za priloge i unesete Poruku (tekst vašeg pisma koji će biti poslat primaocima).
       • Kliknite na dugme Pošalji.

       Kada se slanje završi, dobićete obaveštenje na adresu e-pošte navedenu u polju Iz.