Перейти к основному содержимому

Создание файлов CSV

Введение​

Для небольшого списка клиентов может быть достаточно электронных таблиц, но по мере роста бизнеса необходим специальный инструмент, такой как CRM.

В этом руководстве объясняется, как сохранить существующую электронную таблицу как файл CSV.

Шаг 1. Войдите в модуль «Документы»​

Войдите на портал ONLYOFFICE и нажмите на ссылку Документы.

Как создать файл CSV? Шаг 1

Если вы уже вошли на портал, откройте модуль Документы с помощью выпадающего списка в левом верхнем углу страницы.

Шаг 2. Откройте электронную таблицу​

Откроется папка Мои документы.

Найдите электронную таблицу и нажмите на значок Значок редактирования — карандаш справа от нужной таблицы или используйте опцию Редактировать из контекстного меню. Файл откроется в новой вкладке.

примечание

Использование фильтров и сортировка документов облегчат поиск нужной электронной таблицы.

Чтобы открыть файл, сохраненный на компьютере, сначала загрузите его в модуль Документы, нажав на кнопку Загрузить Кнопка «Загрузить» в левом верхнем углу страницы и выбрав опцию Загрузить файлы.

Как создать файл CSV? Шаг 2

Вы можете также создать новую электронную таблицу, нажав на кнопку Создать в левом верхнем углу и выбрав из выпадающего списка опцию Таблица.

Шаг 3. Отредактируйте электронную таблицу​

Для корректного импорта данных необходимо соблюдать несколько общих правил:

  • первая строка должна быть строкой заголовка, содержащей названия столбцов или полей;

    Для добавления заголовка выделите мышью первую строку таблицы. Щелкните по ней правой кнопкой мыши и выберите следующие опции: Добавить > Строку. Над выделенной строкой будет вставлена пустая строка. Введите нужные названия колонок или полей.

  • обязательными полями являются Имя и Фамилия для импорта персон, Название компании для импорта компаний;

    Для добавления в таблицу нового столбца (например, чтобы разделить Имя и Фамилию, если они указаны в одном и том же столбце, или чтобы добавить какие-то еще сведения) выделите столбец, перед которым требуется добавить новый. Щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите следующие опции: Добавить > Столбец. Новый столбец будет вставлен слева от выбранного. Введите нужные значения.

  • одной строке соответствует запись одного контакта.

Как создать файл CSV? Шаг 3

примечание

По умолчанию Редактор таблиц автоматически сохраняет файл каждые две секунды, когда вы работаете над ним, чтобы не допустить потери данных в случае непредвиденного закрытия программы. При необходимости можно отключить функцию Автосохранение на странице Дополнительные параметры, но в таком случае не забудьте воспользоваться значком Значок «Файл», чтобы сохранить изменения вручную.

Шаг 4. Сохраните таблицу как файл CSV​

CSV (англ. Comma Separated Values — значения, разделенные запятыми) — это простой формат файлов, который широко поддерживается различными приложениями, например текстовыми редакторами. Такие файлы содержат табличные данные в текстовой форме.

Чтобы сохранить таблицу как файл .csv, перейдите на вкладку Файл верхней панели инструментов, выберите опцию Скачать как... на левой боковой панели и выберите формат CSV.

Как создать файл CSV? Шаг 4

Откроется окно Выбрать параметры CSV. Выберите Unicode (UTF-8) как тип Кодировки и Запятая как Разделитель для разделения значений в файле. В противном случае файл вообще не удастся загрузить в CRM или данные будут отображаться некорректно.

Нажмите кнопку OK, чтобы сохранить файл.

Как создать файл CSV? Шаг 4

По умолчанию файл CSV будет сохранен в папке Загрузки на компьютере. Теперь вы можете переходить к импорту контактов в CRM.

Точно так же можно преобразовать в формат CSV любую нужную вам таблицу.