Приглашение гостей

Введение

Тип пользователя Гость — лучшее решение для тех, кто:

• хочет предоставить клиентам доступ на портал,
• должен привлекать фрилансеров или субподрядчиков для выполнения какой-то задачи,
• не хочет переплачивать за пользователей, которые редко участвуют в жизни портала.

В ONLYOFFICE Workspace можно добавлять гостей с правами только на просмотр без дополнительной платы.

Добавить человека в качестве гостя можно четырьмя разными способами:

• воспользоваться опцией Создать гостя,
• использовать опцию Импортировать людей,
• отправить пригласительную ссылку,
• разрешить самостоятельную регистрацию.

Данное руководство объясняет, как это сделать за несколько простых шагов.

Создание нового гостя

Если вы располагаете подробными сведениями о том человеке, которого требуется добавить в качестве гостя, воспользуйтесь опцией Создать гостя. Для этого откройте модуль Люди и выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку Создать в левом верхнем углу.

2. Из выпадающего списка выберите опцию Гость.

3. В форме Создание нового профиля заполните обязательные поля: Имя, Фамилия и Email.

4. При необходимости создайте временный пароль, нажав на ссылку Установка пароля.

   примечание

   По умолчанию пароль должен содержать не менее 8, но не более 120 символов.

5. Укажите любую дополнительную информацию, которая вам известна.

6. Добавьте фотографию для профиля, нажав на кнопку Изменить фотографию под изображением по умолчанию.

7. Нажмите Сохранить.

Этот человек сразу же будет добавлен на портал и получит приглашение по электронной почте.

Импорт учетных записей гостей

Если вы хотите добавить сразу несколько гостей, используя контактные данные из разных источников: из интернета, файла .csv или адресной книги почтового клиента, используйте опцию Импортировать людей. Для этого откройте модуль Люди и выполните следующие действия:

1. Нажмите значок Дополнительные действия в левом верхнем углу.

2. Из выпадающего списка выберите опцию Импортировать людей.

3. В открывшемся мастере Добавление пользователей на портал выберите источник, из которого надо импортировать контактные данные:

   • Нажмите кнопку Из файла, чтобы импортировать контактные данные из предварительно созданного файла .csv или файла .csv с данными из MS Outlook Express, затем загрузите нужный файл, проверьте данные и нажмите кнопку Перейти к списку контактов.
   • Нажмите кнопку Google и предоставьте доступ к выбранной учетной записи для импорта контактных данных из интернета.
   • Нажмите кнопку Вручную, чтобы вручную добавить в список контактные данные нескольких гостей.

4. Проверьте импортированные данные, показанные в мастере Добавление пользователей на портал.
5. Если какие-то имена и фамилии отсутствуют, укажите их.
6. Выделите несколько пользователей и нажмите кнопку Гость наверху или выберите пункт меню Гость справа от определенного пользователя.
7. Нажмите кнопку Добавить на портал.

Выбранные люди сразу же будут добавлены на портал и получат приглашения по электронной почте.

Приглашение гостей

Если вы хотите лично пригласить каждого клиента, а не отправлять ему автоматически созданное приглашение, или если у вас нет времени заполнять каждый профиль, можно воспользоваться опцией Пригласительная ссылка. Для этого выполните следующие действия:

1. Нажмите значок Дополнительные действия в левом верхнем углу и выберите опцию Пригласительная ссылка.
2. Под полем со ссылкой установите флажок Добавить со статусом Гости.
3. Нажмите на ссылку Копировать ссылку или используйте сочетания клавиш Ctrl+A и Ctrl+C, чтобы скопировать всю ссылку.
4. Вставьте ссылку в сообщение и отправьте клиенту, которого требуется пригласить.

примечание

Не забудьте сообщить клиентам, что ссылка действительна только в течение семи дней.

После того как приглашенный вами человек перейдет по этой ссылке и введет свой адрес электронной почты, имя, фамилию и пароль, он будет автоматически добавлен на портал, а вы получите оповещение о добавлении нового пользователя.

примечание

Если вы единственный пользователь на портале и вам надо быстро пригласить новых участников, можно использовать значок Пригласить пользователей для создания пригласительной ссылки. Этот значок доступен на левой боковой панели в каждом модуле портала.

Самостоятельная регистрация гостей

Если вы хотите, чтобы люди могли самостоятельно присоединяться к вашему порталу, настройте параметры Доверенных почтовых доменов, чтобы любой человек с адресом электронной почты на доверенном почтовом сервере мог зайти на ваш портал, нажав на ссылку Нажмите сюда, чтобы присоединиться на странице Входа на портал. Для этого выполните следующие действия:

1. Щелкните по значку наверху страницы или откройте выпадающий список Выбрать рядом с логотипом портала и выберите пункт Настройки.
2. В разделе Безопасность откройте подраздел Доступ к порталу.
3. Прокрутите страницу вниз до раздела Настройки доверенных почтовых доменов.
4. Выберите переключатель Пользовательские домены.
5. Нажмите на ссылку Добавить доверенный домен.
6. Введите доверенный почтовый сервер в появившееся ниже поле.
7. Под полями с указанными серверами установите флажок Добавить со статусом Гости.
8. Нажмите Сохранить внизу раздела.

С этого момента любой, кто имеет учетную запись на указанном почтовом сервере, сможет присоединиться к вашему порталу.

У пользователей, добавленных в качестве гостей, будут очень ограниченные права на вашем портале. Вы всегда сможете изменить их тип с Гостя на Пользователя, предоставив расширенные права доступа. Имейте в виду, что в таком случае они будут включены в тарифный план и, если их количество превысит максимально допустимое, вам потребуется сменить тарифный план.