Предоставление доступа к файлам и папкам

Доступные типы доступа

С помощью приложения Документы вы можете предоставить доступ к файлу или папке пользователям или группам портала или открыть доступ к файлу кому угодно, поделившись ссылкой на документ. Можно выбрать один из следующих типов доступа:

• Полный доступ — пользователь или группа смогут просматривать и редактировать документ/содержимое папки.
• Заполнение форм — пользователь или группа смогут только просматривать форму и заполнять вставленные в нее поля формы.
• Комментатор — пользователь или группа смогут только просматривать документ и добавлять комментарии, а также управлять ими.
• Рецензент — пользователь или группа смогут предлагать исправления, не редактируя документ непосредственно (эта опция доступна только для файлов .docx).
• Просмотр — пользователь или группа смогут только просматривать документ/содержимое папки.
• Запретить доступ — права, ранее предоставленные пользователю или группе, будут отменены.

Предоставление доступа к файлам и папкам пользователям портала

Чтобы предоставить доступ к вашему файлу или папке другим пользователям портала:

1. Откройте диалоговое окно Поделиться:

   В списке файлов:

   1. Коснитесь нужного документа или папки в списке файлов и удерживайте их.
   2. Выберите в меню опцию Настройки доступа.

   В редакторах:

   1. Коснитесь значка Инструменты в правом углу верхней панели инструментов.
   2. Выберите в меню опцию Поделиться.

   В окне Настройки доступа отображается список пользователей, которым ранее был предоставлен доступ к этому файлу/папке.

2. Выберите пользователей или группы, которым вы хотите предоставить доступ к файлу/папке:

   1. Коснитесь значка Добавить пользователей в правом верхнем углу экрана.

   2. Выберите одну из трех доступных вкладок: Сотрудники, Группы или Гости.

   3. Задайте тип доступа по умолчанию для всех людей или групп, которым вы хотите предоставить доступ к документу, открыв список типов доступа в левом нижнем углу экрана. По умолчанию задан тип доступа Просмотр.

   4. По одному касайтесь пустых кружков слева от нужных имен. Чтобы быстро найти нужных людей, можно также использовать поле Поиск, расположенное над списком пользователей. Когда пользователи/группы будут выбраны, коснитесь надписи Далее в правом нижнем углу экрана.

      

      Выбранные пользователи/группы будут показаны в списке Поделиться.

   5. По умолчанию все выбранные пользователи получат стандартное оповещение по электронной почте. Чтобы отправить сообщение с собственным текстом, коснитесь значка оповещения и введите свой текст в появившемся поле.

3. Если нужно, измените тип доступа для каждого пользователя или группы в отдельности. Для этого коснитесь имени пользователя/группы или значка справа от имени, выберите нужный тип доступа и коснитесь надписи Поделиться.

   Чтобы удалить человека или группу из списка, коснитесь значка справа от имени пользователя и выберите опцию Запретить доступ.

4. Все настройки сохраняются автоматически. Коснитесь надписи Закрыть в левом верхнем углу окна Настройки доступа, чтобы выйти.

Предоставление доступа к файлам по внешней ссылке

Можно создавать отдельные ссылки для предоставления доступа внутренним пользователям портала и внешним пользователям. Это доступно для любого файла или папки, хранящихся как в комнате, так и в вашем личном разделе Мои документы.

Чтобы предоставить доступ к файлу или папке по ссылке:

1. Коснитесь нужного документа или папки в списке файлов, удерживайте их и выберите опцию Настройки доступа или откройте файл в редакторе, коснитесь значка Инструменты и выберите опцию Поделиться.
2. Коснитесь надписи Копировать общедоступную ссылку, чтобы сразу скопировать в буфер обмена ссылку с настройками по умолчанию, или коснитесь надписи Настройки доступа, чтобы настроить ссылку, прежде чем делиться ею.

В окне Настройки доступа доступны следующие параметры ссылки:

• Права доступа — выберите уровень доступа в выпадающем меню.
• У кого есть доступ — укажите, кто может использовать ссылку:
  • Любой, у кого есть ссылка — ссылка доступна внешним пользователям.
  • Только для пользователей DocSpace — ссылка доступна только внутренним пользователям портала.
• Доступ по паролю — включите этот переключатель, чтобы защитить ссылку паролем.
• Ограничить копирование, загрузку и печать содержимого файла — включите этот переключатель, чтобы запретить пользователям копировать содержимое, скачивать или печатать файл.
• Отозвать ссылку — коснитесь, чтобы сделать текущую ссылку недействительной. Файл больше не будет доступен по ранее отправленной ссылке.

После настройки воспользуйтесь кнопкой Копировать ссылку, чтобы скопировать ссылку в буфер обмена и отправить ее через мессенджер или любое другое приложение, установленное на вашем устройстве.