Перейти к основному содержимому

Zapier

Об интеграции ONLYOFFICE и Zapier​

ONLYOFFICE предоставляет официальный коннектор для интеграции ONLYOFFICE Apps с Zapier. С помощью этого приложения пользователи могут создавать собственные интеграции с Apps и настраивать действия по принципу «если происходит X, то выполнить Y», так называемые Zap-сценарии (Zaps), не имея навыков программирования. Исходный код интеграции ONLYOFFICE с Zapier доступен на GitHub. Коннектор распространяется под лицензией Apache-2.0.

Основные возможности​

  • Подключение ONLYOFFICE Apps к тысячам приложений, поддерживаемых Zapier.
  • Автоматическое создание комнат, папок или файлов в Apps при наступлении определенных событий.
  • Загрузка, скачивание и предоставление доступа к документам между Apps и другими сервисами.
  • Приглашение пользователей в Apps и управление доступом с помощью автоматизированных рабочих процессов.
  • Отправка уведомлений о событиях Apps в средства обмена сообщениями и совместной работы.
  • Создание гибких автоматизированных рабочих процессов, соответствующих повседневным процессам вашей команды.

Примеры Zap-сценариев​

Список реализованных Zap-сценариев:

  • Apps и Zoom. Использован триггер User Added. При добавлении нового пользователя в Apps для сотрудника компании автоматически назначается встреча в Zoom, на которой он проходит обучение работе с Apps.
  • Apps и Google Docs. Использован триггер File Created in My Documents. После того как пользователь создает документ в Apps, его копия добавляется в Google Docs.
  • Apps и Gmail. Использован триггер File Created. Пользователь создает файл в Apps и получает его копию на электронную почту Gmail для дальнейшей работы или отправки клиентам.
  • Apps, Slack и Discord. Использован триггер Room Created. После создания новой комнаты в Apps автоматически создается канал в Slack и отправляется уведомление в Discord.
  • Apps и Google Chat. Использован триггер Room Archived. После того как пользователь переносит комнату в архив, в Google Chat автоматически отправляется уведомление.
  • Asana и Apps: использованы действия Search Folder и Delete Folder. В Apps создается папка по названию задачи в Asana. После завершения задачи папка в Apps автоматически удаляется.
  • Apps и Telegram. Использованы триггер Room Created и действие Share Room. При создании комнаты в Apps администратору или определенному пользователю автоматически отправляется уведомление в Telegram.
  • Linear.app и Apps. Использовано действие Create Room. При создании новой задачи в Linear.app в Apps автоматически создается комната.
  • OneDrive и Apps. Использовано действие Upload File. При добавлении файла в OneDrive его копия автоматически отправляется в Apps.
  • HubSpot и Apps. Использовано действие Invite User. При добавлении нового контакта в HubSpot ему автоматически отправляется приглашение зарегистрироваться в рабочем пространстве Apps.

Подключение ONLYOFFICE Apps к Zapier​

Требования​

  • Zapier
  • ONLYOFFICE Apps
  • Приложение интеграции Zapier и ONLYOFFICE

Установка коннектора ONLYOFFICE Apps для Zapier​

Приложение ONLYOFFICE Apps можно найти и подключить в разделе Apps Zapier:

  • Зарегистрируйтесь в Zapier или войдите в свою учетную запись.
  • Перейдите в раздел Apps > My Apps.
  • Нажмите кнопку + Add connection и найдите ONLYOFFICE Apps.
  • Введите URL вашего Apps, адрес электронной почты и пароль, чтобы подключить свою учетную запись.
  • Начните создавать новый Zap с использованием Apps.

Начало работы с ONLYOFFICE Apps в Zapier​

Создание Zap-сценариев​

  • Чтобы создать цепочку действий, выберите событие-триггер, с которого она начинается.

    Например, мы выбрали триггер на создание файла в разделе My documents. В разделе App & event выберите событие File Created in My Documents.

    Создание Zap

  • Затем нужно авторизоваться в Apps, в котором мы будем отслеживать создание файла. В разделе Account нажмите Sign in.

    Создание Zap

    В окне авторизации укажите URL портала Apps, адрес электронной почты и пароль. Нажмите Yes, Continue to ONLYOFFICE DocSpace.

    Создание Zap

  • В разделе Trigger можно настроить триггер. В этом случае можно при необходимости выбрать нужную папку или оставить настройки по умолчанию.

    Затем нужно протестировать триггер. Нажмите кнопку Test trigger.

    Создание Zap

  • Выберите запись и нажмите кнопку Continue with selected record.

    Создание Zap

  • Затем можно создать следующие события в цепочке, протестировать их и опубликовать Zap. Подробнее о доступных Zap-сценариях рассказано ниже.

    Создание Zap

Триггер User Added​

Цель

При добавлении нового пользователя в Apps для сотрудника компании автоматически создается встреча в Zoom на тему обучения нового пользователя работе с Apps.

Реализация

  • Добавьте триггер Apps User Added, чтобы получать данные о новых пользователях в Apps.

    Создание Zap

  • Протестируйте триггер, чтобы убедиться, что он работает правильно. Затем выберите образец записи для дальнейшего использования.

    Создание Zap

  • Добавьте действие Zapier Delay After Queue, чтобы получить текущее время.

    Задайте нужную задержку для события (в этом примере 0 минут). Выберите ответственного за задачу; при необходимости выберите нескольких исполнителей.

    Создание Zap

  • Затем добавьте действие Zoom Create Meeting.

    Настройте действие в зависимости от ваших потребностей. Введите тему встречи, выберите дату, продолжительность и при необходимости пароль.

    Создание Zap

    Затем протестируйте Zap. Если все тесты прошли успешно, опубликуйте его.

Триггер File Created in My Documents​

Цель

После того как пользователь создает документ в Apps, его копия добавляется в Google Docs.

Реализация

  • Добавьте триггер Apps File Created in My Documents. Этот триггер срабатывает при создании или добавлении нового документа.

    Создание Zap

    При необходимости выберите папку, к которой будет применяться триггер.

  • Протестируйте триггер, чтобы убедиться, что все работает правильно. Выберите образец записи для дальнейшего тестирования.

    Создание Zap

  • Чтобы получить файл из Apps, его сначала нужно скачать. Для этого добавьте действие Download File.

    Создание Zap

  • В настройках действия выберите ID файла.

    Создание Zap

  • Добавьте новое действие Google Docs Upload Document. Выберите поле File и укажите папку в Google Docs, в которую будут загружаться файлы.

    Создание Zap

    Затем протестируйте Zap. Если все тесты прошли успешно, опубликуйте его.

Триггер File Created​

Цель

Пользователь создает файл в Apps и получает его копию на электронную почту Gmail для дальнейшей работы или отправки клиентам.

Реализация

  • Добавьте триггер Apps File Created.

    Создание Zap

    При необходимости выберите комнату и/или папку, к которым будет применяться триггер.

  • Протестируйте триггер, чтобы убедиться, что он работает правильно. Затем выберите образец записи для дальнейшего использования.

    Создание Zap

  • Добавьте новое действие Apps Download File, которое скачает файл.

    Создание Zap

  • В настройках действия выберите ID файла.

    Создание Zap

  • Добавьте новое действие Gmail Send Email. Введите необходимые параметры в настройках.

    Создание Zap

  • В поле Attachment укажите значение из действия Download File.

    Создание Zap

    Затем протестируйте Zap. Если все тесты прошли успешно, опубликуйте его.

Триггер Room Created​

Цель

После создания новой комнаты в Apps автоматически создается канал в Slack и отправляется уведомление в Discord.

Реализация

  • Добавьте триггер Apps Room Created.

    Создание Zap

  • Протестируйте триггер, чтобы убедиться, что он работает правильно. Затем выберите образец записи для дальнейшего использования.

    Создание Zap

  • Добавьте действие Slack Create Channel.

    Создание Zap

  • В настройках действия выберите Channel Name.

    Создание Zap

  • Добавьте новое действие Discord Send Message.

    Создание Zap

  • Выберите получателя и текст сообщения.

    Создание Zap

    Затем протестируйте Zap. Если все тесты прошли успешно, опубликуйте его.

Триггер Room Archived​

Цель

После того как пользователь переносит комнату в архив, в Google Chat автоматически отправляется уведомление.

Реализация

  • Добавьте триггер Apps Room Archived.

    Создание Zap

  • Протестируйте триггер, чтобы убедиться, что он работает правильно. Затем выберите образец записи для дальнейшего использования.

    Создание Zap

  • Добавьте действие Google Chat Create Message.

    Создание Zap

  • В настройках выберите канал и с помощью конструктора сообщений создайте текст сообщения.

    Создание Zap

    Затем протестируйте Zap. Если все тесты прошли успешно, опубликуйте его.

Действия Search Folder и Delete Folder​

Цель

В Apps создается папка по названию задачи в Asana. Когда задача закрывается, папка в Apps автоматически удаляется.

Реализация

  • Добавьте триггер Asana Completed Task.

    Создание Zap

  • Выберите Workspace и Project в Asana.

    Создание Zap

  • Протестируйте триггер, чтобы убедиться, что он работает правильно. Затем выберите образец записи для дальнейшего использования.

    Создание Zap

  • Добавьте новое действие Apps Search Folder, которое ищет папку по названию задачи.

    Создание Zap

  • В настройках выберите раздел, в котором нужно искать папку, и поле с названием папки.

    Создание Zap

  • Добавьте действие Delete Folder. В зависимости от расположения папки выберите Delete Folder или Delete Folder From My Documents.

    Создание Zap

  • В настройках выберите поле с ID папки.

    Создание Zap

    Затем протестируйте Zap. Если все тесты прошли успешно, опубликуйте его.

Действие Share Room​

Цель

Администратор Apps хочет получать доступ ко всем вновь созданным комнатам и получать уведомления в Telegram.

Реализация

  • Добавьте триггер Apps Room Created.

    Создание Zap

  • Протестируйте триггер, чтобы убедиться, что он работает правильно. Затем выберите образец записи для дальнейшего использования.

    Создание Zap

  • Добавьте действие Apps Share Room, которое автоматически предоставит доступ к комнате.

    Создание Zap

  • В настройках действия выберите ID комнаты, пользователя, которому мы предоставляем доступ, и роль.

    Создание Zap

  • Добавьте действие Telegram Send Message.

    Создание Zap

  • В настройках выберите Chat Id. В поле Message Text создайте текст сообщения с помощью конструктора.

    Создание Zap

    Затем протестируйте Zap. Если все тесты прошли успешно, опубликуйте его.

Действие Create Room​

Цель

При создании новой задачи в Linear.app в Apps автоматически создается комната.

Реализация

  • Добавьте триггер Linear New Issue.

    Создание Zap

  • Протестируйте триггер, чтобы убедиться, что он работает правильно. Затем выберите образец записи для дальнейшего использования.

    Создание Zap

  • Добавьте новое действие Apps Create Room, которое автоматически создаст новую комнату.

    Создание Zap

  • В настройках выберите название и тип комнаты.

    Создание Zap

    Затем протестируйте Zap. Если все тесты прошли успешно, опубликуйте его.

Действие Upload File​

Цель

При добавлении файла в OneDrive его копия автоматически отправляется в Apps.

Реализация

  • Добавьте триггер OneDrive New File.

    Создание Zap

  • Протестируйте триггер, чтобы убедиться, что он работает правильно. Затем выберите образец записи для дальнейшего использования.

    Создание Zap

  • Добавьте новое действие Apps Upload File to My Documents.

    Создание Zap

  • В настройках выберите поле с вложением.

    Создание Zap

    Затем протестируйте Zap. При тестировании Zap значение в поле url должно начинаться и заканчиваться тегом hydrate. Если все тесты прошли успешно, опубликуйте его.

    Обратите внимание

    Если при тестировании действия «Upload File» возникает ошибка, рекомендуется переподключить приложение. Для этого в разделе Apps Zapier выберите приложение ONLYOFFICE. Удалите существующее подключение и добавьте его снова.

Действие Invite User​

Цель

При добавлении нового контакта в HubSpot ему автоматически отправляется приглашение зарегистрироваться в рабочем пространстве Apps.

Реализация

  • Добавьте триггер HubSpot New Contact.

    Создание Zap

  • Протестируйте триггер, чтобы убедиться, что он работает правильно. Затем выберите образец записи для дальнейшего использования.

    Создание Zap

  • Добавьте новое действие Apps Invite User.

    Создание Zap

  • В настройках выберите поле, содержащее Email, и укажите роль пользователя.

    Создание Zap

    Затем протестируйте Zap. Если все тесты прошли успешно, опубликуйте его.

Обратите внимание

Чтобы узнать больше о наиболее распространенных проблемах и способах их решения, посетите наше руководство по устранению неполадок.