Работа с публичными комнатами

Публичные комнаты предназначены для упрощения обмена файлами с внешними пользователями, то есть теми, кто не является участником вашего рабочего пространства.

Вы можете предоставлять людям внешние ссылки для просмотра документов без регистрации. Комната будет доступна всем, у кого есть ссылка. По умолчанию у внешних пользователей будут права только на просмотр всех файлов в публичной комнате, но вы можете создавать дополнительные ссылки с другими правами доступа.

Эту комнату также можно встроить в любой веб-интерфейс, чтобы люди могли получать доступ к файлам, хранящимся в комнате, прямо с вашего сайта или сервиса.

Основные возможности

• Создание внешних ссылок для доступа к нескольким документам без регистрации
• Добавление нескольких ссылок с разными настройками
• Защита ссылок паролем, установка ограничений на копирование, загрузку и печать
• Ограничение по времени для дополнительных ссылок
• Встраивание комнат в веб-страницы для демонстрации набора документов всем посетителям
• Использование сторонних сервисов (Box, Dropbox и др.) в качестве хранилища данных

Возможные сценарии использования

• Демонстрация готовой документации партнерам, клиентам или другим третьим лицам
• Публикация набора документов на веб-сайте или в блоге
• Предоставление доступа к содержимому как из рабочего пространства, так и из стороннего сервиса, подключенного в качестве хранилища

Например, вам нужно поделиться демонстрационными материалами или проектной документацией с партнерами. Давайте посмотрим, как это можно сделать с помощью публичных комнат.

Шаг 1. Создайте публичную комнату

Создайте новую публичную комнату за несколько простых шагов:

1. Перейдите в приложение Комнаты и нажмите кнопку Новая комната или значок «плюс».

2. Выберите тип Публичная комната.

3. Введите Имя комнаты.

4. При желании добавьте тэги в поле Тэги или измените значок комнаты.

5. При желании задайте Квоту хранилища для комнаты или отметьте флажок Отключить квоту для этой комнаты, чтобы снять ограничение на хранилище.

6. При желании включите переключатель Стороннее хранилище, чтобы использовать сторонние сервисы в качестве хранилища данных для этой комнаты. Можно создать новую папку или выбрать существующую в подключенном хранилище. Подробнее о подключении сторонних хранилищ читайте в этой инструкции.

   примечание

   Подключить сторонний сервис можно только на этапе создания комнаты, но не при редактировании существующих комнат.

7. Нажмите Создать.

Шаг 2. Добавьте документы в комнату

В только что созданной комнате отображается экран Добро пожаловать в публичную комнату! с быстрыми действиями: Создать новый файл, Пригласить людей, Загрузить из хранилища (из приложения Файлы или Комнаты) и Загрузить с устройства.

Те же операции доступны с помощью кнопки Новое над списком документов:

• Документ, Таблица, Презентация — создать новый файл онлайн.
• PDF-форма — создать новую форму: Пустая или Из текстового файла.
• Папка — создать новую папку.
• Галерея шаблонов — создать файл на основе одного из готовых шаблонов.
• Загрузить файлы / Загрузить папку — загрузить существующие файлы и папки со своего устройства.

Все доступные варианты работы с документами в комнатах перечислены здесь.

Шаг 3. Добавьте авторизованных пользователей в комнату

При необходимости вы можете добавить в комнату гостей или пользователей, зарегистрированных в вашем рабочем пространстве, для работы с документами и управления ее содержимым.

В публичной комнате доступны следующие уровни доступа:

• Менеджер комнат (платный) — управляет назначенными комнатами, приглашает новых пользователей и назначает роли ниже своего уровня.
• Создатель контента — создает и редактирует файлы в комнате, но не может управлять пользователями и настройками доступа.

Чтобы добавить менеджера комнат, выберите администратора комнаты или администратора Apps из существующих контактов рабочего пространства.

Чтобы пригласить гостей и пользователей:

1. Перейдите на экран Информация -> Контакты комнаты и воспользуйтесь значком Пригласить контакты.
2. Включите переключатель Пригласить по ссылке, чтобы создать универсальную ссылку для самостоятельной авторизации в комнате в качестве гостя. Ссылка копируется в буфер обмена, а срок ее действия отображается под ней. Таким способом можно приглашать только гостей.
3. Либо воспользуйтесь расположенным ниже разделом Добавить вручную, чтобы добавить существующие контакты рабочего пространства или пригласить новых гостей лично по электронной почте. Введите адрес электронной почты и нажмите Enter или выберите существующий контакт с помощью варианта Выберите из списка. При необходимости измените Язык приглашения. Можно добавить несколько адресов электронной почты, а затем нажать Выслать приглашение.

Гости и пользователи будут добавлены в комнату как создатели контента, которые могут создавать и редактировать документы. Новые гости будут добавлены в ваш список гостей.

Все доступные варианты приглашения пользователей в комнаты перечислены здесь.

Шаг 4. Настройте внешнюю ссылку и поделитесь ею

Поскольку публичные комнаты предназначены для работы с внешними пользователями, во вновь созданной публичной комнате внешняя ссылка уже активирована, поэтому ее достаточно скопировать. На экране Информация -> Контакты отображается уведомление Комната доступна по внешней ссылке, которое поясняет, что комната доступна всем, у кого есть ссылка, а доступ внешних пользователей зависит от выбранного типа прав доступа.

Нажмите кнопку Предоставить доступ к комнате рядом с названием комнаты или воспользуйтесь значком рядом с вариантом Общая ссылка в разделе Общие ссылки на экране Информация -> Контакты. Отправьте скопированную ссылку сторонним пользователям. У них будут права только на просмотр всех файлов в комнате без регистрации.

Внешнюю ссылку также можно изменить:

1. На экране Информация -> Контакты нажмите значок рядом с подписью Общая ссылка.
2. Выберите вариант Параметры ссылки. В меню также есть варианты Копировать общедоступную ссылку, Скопировать пароль для ссылки, Встроить и Отозвать ссылку.
3. В разделе Роль для ссылки выберите вместо уровня доступа по умолчанию Просмотр другой: Редактор, Рецензент или Комментатор.
4. Измените Имя ссылки, чтобы различать разные ссылки.
5. Задайте пароль для защиты ссылки с помощью переключателя Доступ по паролю.
6. Включите переключатель Ограничить копирование, загрузку и печать содержимого файла, чтобы запретить копирование содержимого файлов в буфер обмена, загрузку файлов и папок и печать файлов.
7. Нажмите кнопку Сохранить.

При необходимости вы можете отозвать общую ссылку с помощью варианта Отозвать ссылку в меню на экране Информация -> Контакты. Текущая ссылка будет деактивирована, а вместо нее будет создана новая общая ссылка.

Если для публичной комнаты нужно больше одной ссылки, воспользуйтесь значком Добавить новую ссылку в разделе Общие ссылки. В публичной комнате основная ссылка действует неограниченное время, а дополнительные ссылки можно ограничить по времени с помощью параметра Ограничение по времени.

Все доступные варианты работы с внешними ссылками перечислены здесь.

Если вы хотите встроить публичную комнату на свой веб-сайт, прочитайте эту инструкцию.