Управление документами и их редактирование в комнатах

Комната в приложении Комнаты — это пространство, где вы совместно работаете над документами с приглашенными участниками. После того как комната создана, добавьте в нее документы, чтобы начать совместную работу: вы можете загружать существующие файлы и папки, создавать новые и управлять процессом совместной работы, контролируя версии, блокируя файлы для соавторов и т. д. Также можно переименовывать документы, перемещать или копировать их в другую комнату и удалять ненужные файлы.

Набор доступных вам операций зависит от ваших прав доступа к комнате и к конкретному файлу.

Пользователи могут работать с существующими документами, таблицами, презентациями, PDF-файлами и электронными книгами, а также просматривать диаграммы, мультимедийные файлы и изображения с помощью онлайн-редакторов ONLYOFFICE.

Также можно изменить настройки управления файлами.

примечание

В этой статье описана работа с документами, хранящимися в комнатах. Чтобы узнать, как управлять документами, хранящимися в приложении Файлы, обратитесь к статье Управление документами и их редактирование в Файлах. Чтобы узнать, как создавать комнаты и приглашать в них пользователей, обратитесь к статьям Создание комнат и Приглашение пользователей в комнаты.

Загрузка файлов и папок

Чтобы загрузить файл:

1. откройте нужную комнату, в которую вы хотите загрузить файлы,
2. нажмите кнопку Новое над списком документов,
3. выберите в меню вариант Загрузить файлы,
4. в окне файлового менеджера выберите файлы, которые нужно загрузить в комнату, и нажмите кнопку Открыть.

Или просто перетащите файл либо несколько выбранных файлов с компьютера в рабочую область, чтобы загрузить их в рабочее пространство еще проще. В середине экрана появится плавающая кнопка с информацией о том, куда будет помещен выбранный элемент. Когда начнется процесс загрузки, плавающая кнопка переместится в правый угол.

Если формат файла отличается от Office Open XML, файл будет конвертирован в формат .docx/.xlsx/.pptx для более быстрого редактирования. Появится окно Загрузка файла, в котором можно выбрать, сохранять ли оба файла (файл в исходном формате и файл в формате Office Open XML). Если файлы в исходном формате в комнате не нужны, снимите флажок Сохранить копию файла в исходном формате. Это будет учтено при следующих загрузках, а конвертированный файл будет добавлен как новая версия исходного файла, а не как отдельный новый файл. Отметьте флажок Больше не показывать это сообщение, если не хотите, чтобы это окно появлялось при следующих загрузках. Нажмите Продолжить, чтобы начать загрузку, или Закрыть, чтобы отменить ее.

Если исходный файл защищен паролем, для его конвертации потребуется ввести пароль. Если нажать значок Конвертировать и открыть справа от загруженного документа в списке файлов, откроется новое окно, где нужно ввести пароль.

примечание

Если файл с таким же именем уже существует в комнате, по умолчанию будет создана копия файла.

Текущее состояние загрузок и конвертаций можно узнать, нажав значок . Откроется панель Загрузка и конвертация. В ней отображаются документы, которые уже загружены и конвертированы, а также те, что еще находятся в очереди.

Если в процессе загрузки произошла ошибка (например, из-за сбоя сети, истечения времени ожидания или внутренней ошибки сервера), нажмите Повторить рядом с нужным файлом, чтобы загрузить его снова.

Чтобы отменить загрузку файла, нажмите значок крестика рядом с файлом. Чтобы остановить загрузку всех файлов сразу, нажмите серый значок крестика в правом верхнем углу. Чтобы очистить панель Загрузка и конвертация, нажмите значок . История загруженных и конвертированных документов будет удалена.

Чтобы загрузить папку, содержащую вложенные подпапки и документы:

1. нажмите кнопку Новое над списком документов,
2. выберите в меню вариант Загрузить папку,
3. в окне файлового менеджера выберите папку, которую нужно загрузить в комнату, и нажмите кнопку Открыть.

Это также можно сделать, перетащив нужную папку из окна файлового менеджера в рабочую область.

Создание новых файлов и папок

Чтобы создать новые файлы или папки:

1. откройте нужную комнату, в которой вы хотите создать новый файл,

2. нажмите кнопку Новое над списком документов или щелкните правой кнопкой мыши в комнате и выберите один из следующих вариантов:

   • Новый документ — создать новый текстовый документ,
   • Новая электронная таблица — создать новую электронную таблицу,
   • Новая презентация — создать новую презентацию,
   • PDF-форма -> Пустая — создать новую пустую PDF-форму, или PDF-форма -> Из текстового файла — создать ее на основе заранее загруженного текстового файла,
   • Новая папка — создать новую папку,
   • Еще -> Draw.io — создать новую диаграмму с помощью плагина Draw.io,
   • Еще -> Markdown — создать новый файл .md с помощью плагина Markdown,
   • Еще -> URL-адрес — создать новый файл URL с помощью плагина URL. Файлы URL содержат внешнюю ссылку и могут быть открыты прямо из списка файлов.
   • Галерея шаблонов — создать файл на основе одного из готовых шаблонов.

3. введите название файла или папки в соответствующее поле и нажмите кнопку Создать.

   примечание

   Если вы не хотите вводить название файла, можно отметить флажок Больше не запрашивать имя файла при создании или воспользоваться соответствующим вариантом в настройках управления файлами.

Управление документами

Чтобы быстро найти нужный документ, воспользуйтесь панелью Параметры поиска в верхней части списка документов.

Нажмите кнопку , чтобы открыть панель Параметры поиска, и укажите нужные параметры поиска и фильтрации:

1. Чтобы отфильтровать элементы по Автору, нажмите Я или воспользуйтесь вариантом Другой и выберите нужного пользователя из списка.
2. Чтобы отфильтровать элементы по Типу, выберите один из следующих вариантов: Папки, Файлы, Документы, Таблицы, Презентации, PDF-документы, PDF-формы, Диаграммы, Архивы, Изображения, Мультимедиа.
3. Нажмите кнопку Применить, чтобы применить фильтры, или Отменить, чтобы закрыть панель. Чтобы очистить фильтр, воспользуйтесь значком рядом с названием панели.

Введите название документа полностью или частично в поле поиска и нажмите клавишу Enter, чтобы отобразить найденные элементы. Если вы хотите перейти в папку, где находится найденный файл, щелкните по файлу правой кнопкой мыши и воспользуйтесь вариантом Открыть папку. Чтобы перейти в родительскую папку, которая находится на один уровень выше текущей, используйте стрелку .

Сортируйте документы по параметрам (Имя, Дата последнего изменения, Размер) с помощью кнопки . Нажмите стрелку рядом с выбранным параметром, чтобы изменить порядок сортировки.

Используйте кнопки или справа, чтобы переключаться между доступными режимами отображения: Режим миниатюр и Компактный режим. Миниатюры не создаются для подключенных сторонних сервисов.

Соответствующий режим отображения Режим миниатюр:

примечание

Режим миниатюр недоступен для виртуальных комнат данных (только при включенной индексации).

Используйте значок , чтобы отобразить или скрыть столбцы Автор, Создан, Изменен, Размер, Тип в списке документов (Компактный режим).

С помощью контекстного меню можно выполнять следующие операции с документами:

• Выбрать — выбрать файл в списке.

• Редактировать — открыть документ для редактирования в новой вкладке.

• Редактировать диаграмму (доступно для файлов .drawio) — открыть диаграмму для редактирования с помощью плагина Draw.io.

• Конвертировать в PDF (доступно для файлов .docx, .xlsx, .pptx) — конвертировать документы, таблицы и презентации в PDF с помощью плагина PDF-Converter.

• Преобразовать в текст (доступно для аудио- и видеофайлов) — преобразовать речь из аудио- и видеофайлов в текст с помощью плагина Speech-to-text.

• Больше опций -> Редактировать/Просмотреть markdown (доступно для файлов .md) — открыть файл для редактирования или просмотра с помощью плагина Markdown.

• Просмотр — открыть документ в режиме Просмотра в новой вкладке.

• Спросить ИИ — прикрепить документ к запросу в чате с ИИ. После нажатия этого пункта меню откроется панель выбора ИИ-агентов. После выбора агент откроется на вкладке чата, и файл будет прикреплен к нему. Этот вариант доступен для всех форматов файлов, которые можно прикрепить к чату с ИИ (.txt, .docx, .xlsx, .csv, .pdf).

• Предоставить доступ — этот пункт меню содержит следующие подпункты:

  • Копировать общедоступную ссылку — получить ссылку на файл для других пользователей рабочего пространства или для всех, кто знает ссылку.
  • Настройки предоставления доступа — открыть настройки предоставления доступа, чтобы дать доступ к файлу по ссылке.

• Больше опций — этот пункт меню содержит следующие подпункты:

  • Информация о файле — открыть панель Информация, которая содержит следующие вкладки:

    • Предоставить доступ — ссылки, по которым предоставлен доступ к файлу, и список пользователей, имеющих к нему доступ. Используйте вариант Создать и копировать, чтобы создать новую общую ссылку.
    • История — последние изменения, внесенные в файл, сгруппированные по дням.
    • Подробности — предварительный просмотр файла и его свойства: Владелец, Тип, Расширение файла, Размер, Дата изменения, Автор последнего изменения, Дата создания, Версии, Комментарии. Используйте ссылку Редактировать под комментарием, чтобы изменить его.

    Чтобы открыть эту же панель, можно нажать значок в правом верхнем углу.

  • Встроить — сгенерировать код для встраивания файла на ваш веб-сайт.

  • Показать историю версий — открыть список истории версий, где подробно описана каждая версия: указаны Номер версии, Дата и время, Автор и Комментарии. Меню в списке истории версий также позволяет Открыть версию для просмотра, Редактировать комментарий для конкретной версии, Восстановить или Скачать нужную версию.

• Включить пользовательский фильтр (доступно для файлов .xlsx) — включить параметр «Пользовательский фильтр», чтобы пользователь мог просматривать файлы .xlsx в соответствии со своим фильтром. При этом другие пользователи рабочего пространства не могут добавлять новые или удалять существующие фильтры, ранее примененные создателем таблицы. Кроме того, фильтры, примененные пользователем с правами пользовательского фильтра, отображаются только для него. Результаты фильтрации, отображаемые для остальных, остаются неизменными. Когда пользовательский фильтр включен, рядом с файлом в комнате отображается значок .

• Отключить пользовательский фильтр (доступно для файлов .xlsx) — отключить ранее включенный параметр «Пользовательский фильтр».

• Заблокировать/Разблокировать файл — заблокировать или разблокировать его для дальнейшего редактирования другими пользователями с соответствующими правами на редактирование.

• Добавить в избранное — добавить файл в раздел Избранные.

• Удалить из избранного — удалить файл из раздела Избранные.

• Открыть папку (доступно в разделах Избранные и Недавние) — перейти в раздел, который содержит этот файл.

• Отметить как прочитанное — отметить файл, добавленный в комнату или отредактированный другим пользователем, как прочитанный.

• Скачать — этот пункт меню содержит следующие подпункты:

  • Исходный формат — скачать файл в исходном формате на жесткий диск компьютера.

  • Скачать как — скачать файл в выбранном формате на жесткий диск компьютера.

    примечание

    Если для скачивания выбрано несколько файлов, они будут упакованы в .zip-архив и сохранены на жесткий диск.

• Переместить или скопировать — этот пункт меню содержит следующие подпункты:

  • Переместить в другую комнату или стороннее хранилище. Также можно создать новую папку в выбранной комнате, нажав кнопку Новая папка.
  • Копировать файл и переместить созданную копию в выбранную комнату. Также можно создать новую папку в выбранной комнате, нажав кнопку Новая папка.
  • Дублировать файл в текущей комнате. У дублированных элементов в конце названия добавляется индекс.

• Редактировать индекс — изменить порядок файлов и убрать пропуски в индексе виртуальной комнаты данных. Можно использовать стрелки, чтобы менять порядок файлов вручную по одному, или воспользоваться вариантом Изменить порядок вверху.

• Переименовать файл.

• Удалить файл, переместив его в Корзину.

• Убрать из списка (доступно в разделе Недавние) — убрать файл из этого списка.

Групповые операции с файлами можно выполнять с помощью кнопок вверху или контекстного меню. Чтобы скачать, переместить, скопировать или удалить сразу несколько файлов:

1. откройте нужную комнату, нажав вариант Комнаты на левой боковой панели,
2. наведите курсор на значок файла и отметьте флажки для файлов, которыми вы хотите управлять,
3. нажмите нужную кнопку вверху в зависимости от операции, которую вы хотите выполнить: Скачать, Скачать как, Переместить, Копировать или Удалить. Набор отображаемых кнопок зависит от операций, доступных для выбранных элементов.

Используйте стрелку рядом с флажком на верхней панели, чтобы сразу выбрать элементы по типу. В список входят только типы элементов, хранящихся в комнате, например Все, Документы, Файлы.

Добавление документов в избранное

У каждого приложения есть свои разделы Недавние, Избранные и Корзина на левой боковой панели. В приложении Комнаты раздел Избранные содержит файлы и папки, которые вы добавили в избранное в своих комнатах. Чтобы добавить файл или папку в Избранные:

1. откройте нужную комнату,
2. найдите нужный файл или папку и нажмите значок рядом с ним,
3. выберите вариант Добавить в избранное.

ИЛИ

1. откройте нужный документ,
2. нажмите кнопку Добавить в избранное в правом верхнем углу.

Файл будет доступен в разделе Избранные и отмечен в списке файлов значком .

В разделе Избранные можно использовать вариант Открыть папку в контекстном меню, чтобы перейти в раздел, который содержит этот файл.

Чтобы удалить добавленный файл из Избранных, воспользуйтесь вариантом Удалить из избранного в контекстном меню или нажмите значок рядом с названием файла.

Использование раздела «Недавние»

В разделе Недавние перечислены документы, которые вы недавно открывали в редакторе. Он содержит последние 100 файлов, которые хранятся 90 дней.

В контекстном меню раздела Недавние ограниченное количество пунктов. Вы можете выполнять следующие действия: выбрать файл, просмотреть его, посмотреть его свойства, такие как информация и история версий, открыть его расположение (кроме файлов, доступных по ссылке), скачать файл, переместить или скопировать его, переименовать и убрать файл из списка.

Просмотр и редактирование документов

Вы можете просматривать и редактировать текстовые документы, электронные таблицы, презентации и PDF-документы прямо в комнатах рабочего пространства с помощью многофункциональных онлайн-редакторов ONLYOFFICE.

Также можно просматривать:

• мультимедийные файлы в самых популярных форматах, включая avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm и др.
• изображения bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp
• электронные книги fb2, epub
• диаграммы vsdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm

Чтобы отредактировать документ, нажмите его название или значок рядом с ним, выберите вариант Редактировать, и он откроется в новой вкладке браузера. Если файл в данный момент редактируется, вы увидите цветной значок карандаша. Чтобы узнать больше о возможностях редакторов, посетите эту страницу.

примечание

Если квота хранилища для комнаты или пользователя исчерпана, документ откроется в режиме просмотра, и будет показан баннер с уведомлением о превышении квоты. Кроме того, если квота будет достигнута во время редактирования и сохранения документа, в редакторе появится баннер с уведомлением о достижении лимита квоты.

После того как вы отредактируете документ, таблицу или презентацию и сохраните внесенные изменения, будут доступны обе версии файла, так что при необходимости вы сможете восстановить предыдущую. Подробнее о версиях читайте в этой статье.

Чтобы просмотреть файл, нажмите значок рядом с ним и выберите вариант Просмотр. Файл откроется в соответствующем просмотрщике ONLYOFFICE. Файлы изображений откроются в том же окне, а текстовые файлы будут показаны в новой вкладке браузера. Просмотрщики ONLYOFFICE предлагают стандартные инструменты для увеличения и уменьшения масштаба файлов, изменения их размера, перехода между страницами, скачивания или печати.

При просмотре мультимедийных файлов в онлайн-просмотрщике можно использовать соответствующие кнопки, чтобы запускать или приостанавливать воспроизведение, регулировать громкость или переключаться в полноэкранный режим, переходить к предыдущему или следующему мультимедийному файлу, скачивать или удалять файл.

При просмотре файлов изображений в онлайн-просмотрщике можно использовать соответствующие кнопки, чтобы увеличивать или уменьшать изображение, отображать его фактический размер (если масштаб изображения был увеличен или уменьшен), поворачивать изображение по часовой стрелке или против часовой стрелки, переходить к предыдущему или следующему изображению, скачивать или удалять файл.

При просмотре диаграмм в Просмотрщике диаграмм можно переходить между страницами, использовать кнопки масштабирования, печатать или скачивать диаграмму. Подробнее о возможностях Просмотрщика диаграмм читайте на этой странице.