Управление документами и их редактирование

После того как комната в ONLYOFFICE Apps создана, администраторы или опытные пользователи должны добавить в нее документы, чтобы начать совместную работу. Можно загружать существующие файлы и папки, создавать новые и управлять процессом совместной работы, контролируя версии, блокируя файлы для соавторов и т. д. Администраторы также могут переименовывать документы, перемещать или копировать их в другую комнату, удалять ненужные файлы.

Пользователи могут работать с существующими документами, таблицами, презентациями, формами, PDF-файлами, электронными книгами, а также просматривать диаграммы, мультимедийные файлы и изображения с помощью онлайн-редакторов ONLYOFFICE.

Также можно изменить настройки управления файлами.

Загрузка файлов и папок

Чтобы загрузить файл:

1. откройте нужную комнату, в которую вы хотите загрузить файлы,
2. нажмите кнопку Действия в левом верхнем углу,
3. выберите в меню вариант Загрузить файлы,
4. в окне файлового менеджера выберите файлы, которые нужно загрузить в комнату, и нажмите кнопку Открыть.

Или просто перетащите файл либо несколько выбранных файлов с компьютера в рабочую область, чтобы загрузить их в Apps еще проще. В середине экрана появится плавающая кнопка с информацией о том, куда будет помещен выбранный элемент. Когда начнется процесс загрузки, плавающая кнопка переместится в правый угол.

Если формат файла отличается от Office Open XML, файл будет конвертирован в формат .docx/.xlsx/.pptx для более быстрого редактирования. Появится окно уведомления, в котором можно выбрать, сохранять ли оба файла (файл в исходном формате и файл в формате Office Open XML). Если файлы в исходном формате в комнате не нужны, снимите флажок Сохранить копию файла в исходном формате. Это будет учтено при следующих загрузках, а конвертированный файл будет добавлен как новая версия исходного файла, а не как отдельный новый файл.

Если исходный файл защищен паролем, для его конвертации потребуется ввести пароль. Если нажать значок Конвертировать и открыть справа от загруженного документа в списке файлов, откроется новое окно, где нужно ввести пароль.

примечание

Если файл с таким же именем уже существует в комнате, по умолчанию будет создана копия файла.

Текущее состояние загрузок и конвертаций можно узнать, нажав значок . Откроется меню Загрузка и конвертация файлов. В нем отображаются документы, которые уже загружены и конвертированы, а также те, что еще находятся в очереди.

Если в процессе загрузки произошла ошибка (например, из-за сбоя сети, истечения времени ожидания или внутренней ошибки сервера), нажмите Повторить рядом с нужным файлом, чтобы загрузить его снова.

Чтобы отменить загрузку файла, нажмите значок крестика рядом с файлом. Чтобы остановить загрузку всех файлов сразу, нажмите серый значок крестика в правом верхнем углу. Чтобы скрыть меню Загрузки, нажмите значок . История загруженных и конвертированных документов будет удалена.

Чтобы загрузить папку, содержащую вложенные подпапки и документы:

1. нажмите кнопку Действия в левом верхнем углу,
2. выберите в меню вариант Загрузить папку,
3. в окне файлового менеджера выберите папку, которую нужно загрузить в комнату, и нажмите кнопку Открыть.

Это также можно сделать, перетащив нужную папку из окна файлового менеджера в рабочую область.

Чтобы загрузить PDF-форму в комнату заполнения форм:

1. нажмите кнопку Действия в левом верхнем углу или значок «плюс».

2. выберите нужный вариант:

   • выберите вариант Загрузить PDF-форму -> Из Apps, выберите форму в комнате и нажмите кнопку Выбрать.
   • выберите вариант Загрузить PDF-форму -> С устройства, выберите форму в окне файлового менеджера и нажмите кнопку Открыть.
   • выберите вариант Выбрать из шаблонов, выберите шаблон и нажмите кнопку Создать.

Создание новых файлов и папок

Чтобы создать новые файлы или папки:

1. откройте нужную комнату, в которой вы хотите создать новый файл,

2. нажмите кнопку Действия в левом верхнем углу или значок «плюс» над списком документов либо щелкните правой кнопкой мыши в комнате и выберите один из следующих вариантов:

   • Новый документ — создать новый текстовый документ,

   • Новая электронная таблица — создать новую электронную таблицу,

   • Новая презентация — создать новую презентацию,

   • PDF-форма — создать новую PDF-форму: Пустая, Из текстового файла (текстовый файл должен быть заранее загружен в комнату) или выбрать макет в Галерее шаблонов. Галерея шаблонов содержит множество готовых, оформленных форм для различных целей (например, форма договора аренды жилья, форма лицензионного соглашения на программное обеспечение, форма коммерческого предложения о работе и т. д.),

     примечание

     Язык форм в Галерее шаблонов меняется в соответствии с языком, выбранным в вашем профиле.

   • Новая папка — создать новую папку,

   • Еще... -> Draw.io — создать новую диаграмму с помощью плагина Draw.io,

   • Еще... -> Markdown — создать новый файл .md с помощью плагина Markdown,

   • Еще... -> URL-адрес — создать новый файл URL с помощью плагина URL. Файлы URL содержат внешнюю ссылку и могут быть открыты прямо из списка файлов.

3. введите название файла или папки в соответствующее поле и нажмите кнопку Создать.

   примечание

   если вы не хотите вводить название файла, можно отметить флажок Больше не запрашивать имя файла при создании или воспользоваться соответствующим вариантом в настройках менеджера комнат.

Управление документами

Чтобы быстро найти нужный документ, воспользуйтесь фильтром в верхней части списка документов.

Нажмите кнопку и укажите нужные параметры поиска и фильтрации:

1. Чтобы отфильтровать элементы по Автору, нажмите Я или воспользуйтесь вариантом Другой и выберите нужного пользователя из списка.
2. Чтобы отфильтровать элементы по Типу, выберите один из следующих вариантов: Папки, Файлы, Документы, Таблицы, Презентации, PDF-документы, PDF-формы, Диаграммы, Архивы, Изображения, Мультимедиа.
3. Нажмите кнопку Применить, чтобы применить фильтры. Чтобы очистить фильтр, воспользуйтесь значком в правом верхнем углу.

Введите название документа полностью или частично в поле поиска и нажмите клавишу Enter, чтобы отобразить найденные элементы. Если вы хотите перейти в папку, где находится найденный файл, щелкните по файлу правой кнопкой мыши и воспользуйтесь вариантом Открыть папку. Чтобы перейти в родительскую папку, которая находится на один уровень выше текущей, используйте стрелку .

Сортируйте документы по параметрам (Имя, Дата последнего изменения, Размер) с помощью кнопки . Нажмите стрелку рядом с выбранным параметром, чтобы изменить порядок сортировки.

Используйте кнопки или справа, чтобы переключаться между доступными режимами отображения: Режим миниатюр и Компактный режим. Миниатюры не создаются для подключенных сторонних сервисов.

Соответствующий режим отображения Режим миниатюр:

примечание

Режим миниатюр недоступен для виртуальных комнат данных (только при включенной индексации).

Используйте значок , чтобы отобразить или скрыть столбцы Автор, Создан, Изменен, Размер, Тип в списке документов (Компактный режим).

С помощью контекстного меню можно выполнять следующие операции с документами:

• Выбрать — выбрать файл в списке.

• Редактировать — открыть документ для редактирования в новой вкладке.

• Редактировать диаграмму (доступно для файлов .drawio) — открыть диаграмму для редактирования с помощью плагина Draw.io.

• Конвертировать в PDF (доступно для файлов .docx, .xlsx, .pptx) — конвертировать документы, таблицы и презентации в PDF с помощью плагина PDF-Converter.

• Преобразовать в текст (доступно для аудио- и видеофайлов) — преобразовать речь из аудио- и видеофайлов в текст с помощью плагина Speech-to-text.

• Действия -> Редактировать/Просмотреть markdown (доступно для файлов .md) — открыть файл для редактирования или просмотра с помощью плагина Markdown.

• Просмотр — открыть документ в режиме Просмотра в новой вкладке.

• Спросить ИИ — прикрепить документ к запросу в чате с ИИ. После нажатия этого пункта меню откроется панель выбора ИИ-агентов. После выбора агент откроется на вкладке чата, и файл будет прикреплен к нему. Этот вариант доступен для всех форматов файлов, которые можно прикрепить к чату с ИИ (.txt, .docx, .xlsx, .csv, .pdf).

• Предоставить доступ — этот пункт меню содержит следующие подпункты:

  • Копировать общедоступную ссылку — получить ссылку на файл для других пользователей Apps или для всех, кто знает ссылку.
  • Настройки предоставления доступа — открыть настройки предоставления доступа, чтобы дать доступ к файлу по ссылке.
  • Создать комнату (доступно в разделе Мои документы) — создать новую комнату на основе выбранных документов или папок из раздела Мои документы. После создания комнаты выбранные файлы и папки будут скопированы в созданную комнату.

• Заполнить — открыть заполняемую форму .pdf для заполнения ее полей (доступно в комнатах заполнения форм).

• Начать заполнение — открыть заполняемую форму .pdf и запустить процесс заполнения по ролям, если процесс заполнения еще не начат (доступно в виртуальных комнатах данных).

• Статус заполнения — открыть панель «Статус заполнения» для заполняемой формы .pdf, когда идет процесс заполнения по ролям (доступно в виртуальных комнатах данных).

• Сбросить и начать заполнение — запустить процесс заполнения по ролям для заполняемой формы .pdf, когда процесс заполнения остановлен (доступно в виртуальных комнатах данных).

• Отправить в Галерею шаблонов (доступно для файлов .pdf) — отправить собственную форму в Галерею шаблонов ONLYOFFICE, чтобы поделиться ею с сообществом ONLYOFFICE.

• Свойства — этот пункт меню содержит следующие подпункты:

  • Информация — открыть панель, которая содержит настройки предоставления доступа (доступно в разделе Мои документы) или список участников комнаты (доступно в разделе Комнаты), историю изменений файла, а также сведения о файле и его свойствах, такие как Предварительный просмотр документа, Владелец, Тип, Расширение файла, Размер, Дата изменения, Автор последнего изменения, Дата создания, Версии и Комментарии. Чтобы открыть эту же панель, можно нажать значок в правом верхнем углу.
  • Показать историю версий — открыть список истории версий, где подробно описана каждая версия: указаны Номер версии, Дата и время, Автор и Комментарии. Меню в списке истории версий также позволяет Открыть версию для просмотра, Редактировать комментарий для конкретной версии, Восстановить или Скачать нужную версию.

• Включить пользовательский фильтр (доступно для файлов .xlsx) — включить параметр «Пользовательский фильтр», чтобы пользователь мог просматривать файлы .xlsx в соответствии со своим фильтром. При этом пользователи портала не могут добавлять новые или удалять существующие фильтры, ранее примененные создателем таблицы. Кроме того, фильтры, примененные пользователем с правами пользовательского фильтра, отображаются только для него. Результаты фильтрации, отображаемые для остальных, остаются неизменными. Когда пользовательский фильтр включен, рядом с файлом в комнате отображается значок .

• Отключить пользовательский фильтр (доступно для файлов .xlsx) — отключить ранее включенный параметр «Пользовательский фильтр».

• Синхронизировать ответы в XLSX (доступно в комнатах заполнения форм для автоматически созданной таблицы с результатами) — обновить файл актуальными данными из форм, отправленных с момента его последнего создания.

• Заблокировать/Разблокировать файл — заблокировать или разблокировать его для дальнейшего редактирования другими пользователями с соответствующими правами на редактирование.

• Добавить в избранное — добавить файл в раздел «Избранные».

• Удалить из избранного — удалить файл из раздела «Избранные».

• Открыть папку (доступно в разделах Избранные и Недавние) — перейти в раздел, который содержит этот файл.

• Отметить как прочитанное — отметить файл, добавленный в комнату или отредактированный другим пользователем, как прочитанный.

• Скачать — этот пункт меню содержит следующие подпункты:

  • Исходный формат — скачать файл в исходном формате на жесткий диск компьютера.

  • Скачать как — скачать файл в выбранном формате на жесткий диск компьютера.

    примечание

    Если для скачивания выбрано несколько файлов, они будут упакованы в .zip-архив и сохранены на жесткий диск.

• Переместить или скопировать — этот пункт меню содержит следующие подпункты:

  • Переместить в другую комнату или стороннее хранилище. Также можно создать новую папку в выбранной комнате, нажав кнопку Новая папка.
  • Копировать файл и переместить созданную копию в выбранную комнату. Также можно создать новую папку в выбранной комнате, нажав кнопку Новая папка.
  • Дублировать файл в текущей комнате. У дублированных элементов в конце названия добавляется индекс.

• Редактировать индекс — изменить порядок файлов и убрать пропуски в индексе виртуальной комнаты данных. Можно использовать стрелки, чтобы менять порядок файлов вручную по одному, или воспользоваться вариантом Изменить порядок вверху.

• Переименовать файл.

• Удалить файл, переместив его в Корзину.

• Остановить заполнение — остановить процесс заполнения по ролям для заполняемой формы .pdf (доступно в виртуальных комнатах данных).

• Убрать из списка (доступно в разделе Недавние) — убрать файл из раздела «Недавние».

Групповые операции с файлами можно выполнять с помощью кнопок вверху или контекстного меню. Чтобы скачать, переместить, скопировать или удалить сразу несколько файлов:

1. откройте нужную комнату, нажав соответствующий вариант на левой боковой панели,
2. наведите курсор на значок файла и отметьте флажки для файлов, которыми вы хотите управлять,
3. нажмите нужную кнопку вверху в зависимости от операции, которую вы хотите выполнить.

Использование раздела «Доступные мне»

Вы можете предоставить доступ по ссылке к отдельным файлам и папкам, хранящимся в комнатах и в разделе Мои документы. Файлами и папками из раздела Мои документы также можно делиться персонально с определенным пользователем Apps. Подробнее читайте в этой статье.

Файлы и папки, которыми с вами поделились другие пользователи Apps из своего раздела «Мои документы», будут доступны в разделе Доступные мне. Файлы и папки, к которым предоставлен доступ по ссылке из комнат, в раздел «Доступные мне» не входят.

В столбце «Уровень прав доступа» в списке файлов отображается ваш уровень доступа.

Вы можете скрыть файлы и папки, доступные вам, из списка «Доступные мне», нажав вариант Убрать из списка в контекстном меню. В этом случае ваши права на панели «Предоставить доступ» изменятся на «Запретить доступ».

примечание

Если вы получаете доступ к одному и тому же файлу или папке несколькими способами, приоритет определяется источником:

• Личные права — самые сильные.
• Права группы сильнее прав по ссылке.
• Права по ссылке — самые слабые.

Например, вас пригласили с уровнем доступа «Просмотр», но у вас также есть ссылка с полным доступом. Перейдя по ссылке, вы получите доступ только для просмотра.

Если личных прав нет, то при переходе по ссылке на файл он отобразится в разделе «Доступные мне» с теми же правами, которые были у ссылки. Права последней открытой ссылки запоминаются.

Добавление документов в избранное

Раздел Избранные содержит все файлы и папки, отмеченные как избранные, из раздела Мои документы и всех комнат. Чтобы добавить файл или папку в Избранные:

1. откройте раздел Мои документы или нужную комнату,
2. найдите нужный файл или папку и нажмите значок рядом с ним,
3. выберите вариант Добавить в избранное.

ИЛИ

1. откройте нужный документ,
2. нажмите кнопку Добавить в избранное в правом верхнем углу.

Файл будет доступен в разделе Избранные и отмечен в списке файлов значком .

В разделе Избранные можно использовать вариант Открыть папку в контекстном меню, чтобы перейти в раздел, который содержит этот файл.

Чтобы удалить добавленный файл из Избранных, воспользуйтесь вариантом Удалить из избранного в контекстном меню или нажмите значок рядом с названием файла.

Использование раздела «Недавние»

Раздел Недавние — это место для документов, которые вы недавно открывали в редакторе. Он содержит последние 100 файлов, которые хранятся 90 дней. Доступны следующие типы файлов: файлы из разделов «Мои документы» и «Комнаты», а также файлы, доступные по ссылке.

В контекстном меню раздела «Недавние» ограниченное количество пунктов. Вы можете выполнять следующие действия: выбрать файл, просмотреть его, посмотреть его свойства, такие как информация и история версий, открыть его расположение (кроме файлов, доступных по ссылке), скачать файл, переместить или скопировать его, переименовать и убрать файл из списка.

Просмотр и редактирование документов

Вы можете просматривать и редактировать текстовые документы, электронные таблицы, презентации, заполняемые PDF-формы и PDF-документы прямо в комнатах Apps с помощью многофункциональных онлайн-редакторов ONLYOFFICE.

Также можно просматривать:

• мультимедийные файлы в самых популярных форматах, включая avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm и др.
• изображения bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp
• электронные книги fb2, epub
• диаграммы vsdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm

Чтобы отредактировать документ, просто нажмите его название или значок рядом с ним, выберите вариант Редактировать, и он откроется в новой вкладке браузера. Если файл в данный момент редактируется, вы увидите цветной значок карандаша. Чтобы узнать больше о возможностях редакторов, посетите эту страницу.

примечание

Если квота хранилища для комнаты или пользователя исчерпана, документ откроется в режиме просмотра, и будет показан баннер с уведомлением о превышении квоты. Кроме того, если квота будет достигнута во время редактирования и сохранения документа, в редакторе появится баннер с уведомлением о достижении лимита квоты.

После того как вы отредактируете документ, таблицу или презентацию и сохраните внесенные изменения, будут доступны обе версии файла, так что при необходимости вы сможете восстановить предыдущую. Подробнее о версиях читайте в этой статье.

Чтобы просмотреть файл, нажмите значок рядом с ним и выберите вариант Просмотр. Файл откроется в соответствующем просмотрщике ONLYOFFICE. Файлы изображений откроются в том же окне, текстовые файлы будут показаны в новой вкладке браузера. Просмотрщики ONLYOFFICE предлагают стандартные инструменты для увеличения и уменьшения масштаба файлов, изменения их размера, перехода между страницами, скачивания или печати.

При просмотре мультимедийных файлов в онлайн-просмотрщике можно использовать соответствующие кнопки, чтобы запускать или приостанавливать воспроизведение, регулировать громкость или переключаться в полноэкранный режим, переходить к предыдущему или следующему мультимедийному файлу, скачивать или удалять файл.

При просмотре файлов изображений в онлайн-просмотрщике можно использовать соответствующие кнопки, чтобы увеличивать или уменьшать изображение, переходить к предыдущему или следующему изображению, отображать фактический размер изображения (если масштаб изображения был увеличен или уменьшен), поворачивать изображение по часовой стрелке или против часовой стрелки, переходить к предыдущему или следующему изображению, скачивать или удалять файл.

При просмотре диаграмм в Просмотрщике диаграмм можно переходить между страницами, использовать кнопки масштабирования, печатать или скачивать диаграмму. Подробнее о возможностях Просмотрщика диаграмм читайте на этой странице.