Работа с пользовательскими комнатами

Пользовательские комнаты обладают широким набором функций для любых целей. Они подходят как для узкоспециализированных проектов, так и для сложных задач с участием многих участников с разными ролями.

Вы можете совместно работать над документами с участниками Apps, назначая им разные уровни доступа, или создавать внешние ссылки с разными правами доступа для сторонних пользователей.

Основные возможности

• Несколько уровней доступа: совместное редактирование, рецензирование, комментирование, просмотр
• Работа как с участниками пространства, так и с внешними пользователями
• Создание общих ссылок с разными правами доступа
• Защита ссылок паролем и другие меры безопасности

Возможные сценарии использования

• Просмотр готовых документов без возможности их изменения
• Комментирование для обсуждения статей и подготовки их к публикации
• Отправка документов на рецензирование, принятие и отклонение изменений
• Совместная работа над файлами

Рассмотрим основные шаги при работе с пользовательскими комнатами.

Шаг 1. Создайте пользовательскую комнату

Создайте новую пользовательскую комнату за несколько простых шагов:

1. Перейдите в раздел Комнаты и нажмите кнопку Новая комната или значок «плюс».
2. Выберите тип Пользовательская комната.
3. Введите Имя комнаты.
4. При желании добавьте тэги или значок.
5. Нажмите Создать.

Шаг 2. Добавьте документы в комнату

Чтобы добавить документы, используйте ссылки быстрых действий в только что созданной комнате или меню Действия:

• Создавайте новые документы, таблицы, презентации и PDF-формы онлайн.
• Добавляйте существующие файлы и папки из разделов Apps: Мои документы или Комнаты.
• Загружайте существующие файлы и папки со своего устройства.

Все доступные варианты работы с документами в комнатах перечислены здесь.

Шаг 3. Добавьте авторизованных пользователей в комнату

При необходимости вы можете добавить в комнату гостей или пользователей, зарегистрированных в вашем Apps, для работы с документами и управления ее содержимым.

В пользовательской комнате доступны следующие уровни доступа: Менеджер комнат (платный), Создатель контента, Редактор, Рецензент, Комментатор, Просмотр. Менеджеры комнат и создатели контента могут создавать и загружать новые файлы и папки и управлять ими, но менеджеры комнат также могут управлять пользователями и настройками доступа. Чтобы добавить менеджера комнат, выберите администратора комнаты или администратора Apps из существующих контактов Apps.

Редакторы могут выполнять различные действия с существующими файлами (редактировать, комментировать, рецензировать, просматривать их), а пользователи с уровнем доступа «Просмотр» могут только просматривать существующие документы. Все действия, доступные для всех уровней доступа, перечислены здесь.

Чтобы пригласить гостей и пользователей:

1. Перейдите на экран Информация -> Контакты комнаты и воспользуйтесь значком Пригласить контакты.
2. Включите переключатель, чтобы создать универсальную ссылку для самостоятельной авторизации в комнате. При необходимости измените уровень доступа. Ссылка будет скопирована в буфер обмена. Таким способом можно приглашать только гостей.
3. Либо воспользуйтесь расположенным ниже разделом Добавить вручную, чтобы добавить существующие контакты Apps или пригласить новых гостей лично по электронной почте. Введите адрес электронной почты и нажмите Enter либо выберите существующий контакт из списка. При необходимости измените уровень доступа. Можно добавить несколько адресов электронной почты, а затем нажать Выслать приглашение.

По умолчанию гости и пользователи добавляются в комнату с уровнем доступа «Просмотр», который позволяет только просматривать документы. Вместо варианта по умолчанию можно выбрать нужный уровень доступа. Новые гости будут добавлены в ваш список гостей.

Все доступные варианты приглашения пользователей в комнаты перечислены здесь.

Шаг 4. Создайте внешнюю ссылку

Если вы хотите предоставить доступ к пользовательской комнате сторонним пользователям, создайте внешнюю ссылку.

1. На экране Информация -> Контакты нажмите вариант Создать новую ссылку в разделе Общие ссылки.
2. Нажмите значок рядом с Общей ссылкой и выберите вариант Параметры ссылки.
3. Выберите вместо уровня доступа по умолчанию («Просмотр») другой: Редактор, Рецензент или Комментатор.
4. Измените название ссылки, чтобы различать разные ссылки.
5. Выберите, у кого есть доступ: Любой, у кого есть ссылка или Только пользователи Apps.
6. Задайте пароль для защиты ссылки с помощью переключателя Доступ по паролю.
7. Включите переключатель Ограничить копирование, загрузку и печать содержимого файла, чтобы запретить копирование содержимого файлов в буфер обмена, загрузку файлов и папок и печать файлов.
8. Если срок действия ссылки ограничен, используйте вариант Ограничение по времени, чтобы изменить период, в течение которого ссылка остается действительной.
9. Нажмите кнопку Сохранить.

Нажмите кнопку Предоставить доступ к комнате рядом с названием комнаты или воспользуйтесь значком рядом с вариантом Общая ссылка на экране Информация -> Контакты. Отправьте скопированную ссылку сторонним пользователям. Они получат указанные права для всех файлов в комнате без регистрации.

При необходимости вы можете отозвать общую ссылку с помощью варианта в меню на экране Информация -> Контакты. Текущая ссылка будет деактивирована, а вместо нее будет создана новая общая ссылка.

Если для пользовательской комнаты нужно больше одной ссылки, воспользуйтесь значком Добавить новую ссылку в разделе Общие ссылки. Для дополнительных ссылок также можно задать ограничение по времени, тогда как основная ссылка действует неограниченное время.

Все доступные варианты работы с внешними ссылками перечислены здесь.

Шаг 5. Редактируйте документы в комнате

Для удобного совместного редактирования переключайтесь между строгим и быстрым режимами совместного редактирования, используйте комментирование и рецензирование.

примечание

Для заполнения форм можно использовать специальные комнаты для заполнения форм.

Подробнее об инструментах совместной работы читайте в разделах о документах, таблицах, презентациях и PDF-файлах.

Отслеживать все изменения можно на экране Информация -> История комнаты.