Работа с комнатами для совместного редактирования

Комнаты для совместного редактирования предназначены для совместной работы с командой над несколькими документами, таблицами, презентациями и PDF-формами.

Вы можете использовать все преимущества совместного редактирования, чтобы эффективно работать над документами.

Приглашайте пользователей рабочего пространства в комнаты, предоставляя им разные уровни доступа и контролируя каждый этап совместной работы.

Основные возможности

• Совместное редактирование в режиме реального времени и с блокировкой абзацев
• Комментирование и отслеживание изменений
• Общение в чате или по видеосвязи в онлайн-редакторах
• Управление историей версий

Возможные сценарии использования

• Работа над учебными проектами, электронными курсами, исследовательскими проектами
• Подготовка статей для блога к публикации, отправка их на рецензирование
• Работа над деловыми контрактами, отчетами, договорами купли-продажи

Например, вам нужно подготовить набор документов для литературного семинара со студентами. Давайте разберемся, как это можно сделать с помощью комнат для совместного редактирования.

Шаг 1. Создайте комнату для совместного редактирования

Создайте новую комнату для совместного редактирования за несколько простых шагов:

1. Перейдите в приложение Комнаты и нажмите кнопку Новая комната или значок «плюс».
2. Выберите тип Комната для совместного редактирования.
3. Введите Имя комнаты.
4. При желании добавьте тэги в поле Тэги или измените значок комнаты.
5. При желании задайте Квоту хранилища для комнаты или отметьте флажок Отключить квоту для этой комнаты, чтобы снять ограничение на хранилище.
6. Нажмите Создать.

Шаг 2. Добавьте документы в комнату

В только что созданной комнате отображается экран Добро пожаловать в комнату для совместной работы! с быстрыми действиями. Те же операции доступны с помощью кнопки Новое:

• Создать новый файл — создать онлайн Документ, Таблицу, Презентацию, PDF-форму или Папку.
• Пригласить людей — добавить участников для совместной работы в комнате.
• Загрузить из хранилища — добавить существующие файлы из приложения Файлы или Комнаты.
• Загрузить с устройства — загрузить существующие файлы со своего устройства.

Все доступные варианты работы с документами в комнатах перечислены здесь.

Шаг 3. Добавьте участников команды в комнату

Теперь нужно добавить в комнату гостей или пользователей, зарегистрированных в вашем рабочем пространстве, для совместного редактирования документов.

В комнате для совместного редактирования доступны следующие уровни доступа:

• Менеджер комнат (платный) — управляет назначенными комнатами, приглашает новых пользователей и назначает роли ниже своего уровня.
• Создатель контента — создает и редактирует файлы в комнате, но не может управлять пользователями и настройками доступа.
• Редактор — выполняет операции с существующими файлами: просмотр, редактирование, заполнение форм, рецензирование, комментирование.
• Просмотр — просмотр файлов.

Чтобы добавить менеджера комнат, выберите администратора комнаты или администратора Apps из существующих контактов рабочего пространства.

Чтобы пригласить гостей и пользователей:

1. Перейдите на экран Информация -> Контакты комнаты и воспользуйтесь значком Пригласить контакты.
2. Включите переключатель Пригласить по ссылке, чтобы создать универсальную ссылку для самостоятельной авторизации в комнате в качестве гостя. При необходимости измените уровень доступа. Ссылка копируется в буфер обмена, а срок ее действия отображается под ней. Таким способом можно приглашать только гостей.
3. Либо воспользуйтесь расположенным ниже разделом Добавить вручную, чтобы добавить существующие контакты рабочего пространства или пригласить новых гостей лично по электронной почте. Введите адрес электронной почты и нажмите Enter или выберите существующий контакт с помощью варианта Выберите из списка. При необходимости измените уровень доступа и Язык приглашения. Можно добавить несколько адресов электронной почты, а затем нажать Выслать приглашение.

По умолчанию гости и пользователи добавляются в комнату с уровнем доступа Просмотр, который позволяет только просматривать документы. Вместо варианта по умолчанию можно выбрать Создатель контента или Редактор. Новые гости будут добавлены в ваш список гостей.

Все доступные варианты приглашения пользователей в комнаты перечислены здесь.

Шаг 4. Совместно редактируйте документы в комнате

Для удобного совместного редактирования переключайтесь между строгим и быстрым режимами совместного редактирования, добавляйте комментарии, управляйте предложенными изменениями, отслеживайте историю версий и многое другое.

Подробнее об инструментах совместной работы читайте в разделах о документах, таблицах, презентациях и PDF-файлах.

Историю версий также можно посмотреть и управлять версиями документов через список файлов.

Отслеживать все изменения можно на экране Информация -> История комнаты. Используйте вариант Перейти к дате, чтобы перейти к определенной дате, и вариант Экспортировать историю, чтобы сохранить историю в файл.