Управление формами и их редактирование в пространстве для форм

Пространство для форм в приложении Формы — это пространство, в котором вы собираете заполненные PDF-формы от приглашенных участников и внешних пользователей. После создания пространства добавьте в него формы, чтобы начать сбор ответов: вы можете создавать новые формы с нуля или из галереи шаблонов, загружать существующие PDF-формы ONLYOFFICE и организовывать их в папки. Также можно переименовывать формы, перемещать или копировать их в другое расположение и удалять ненужные файлы.

Набор доступных вам операций зависит от ваших прав доступа к пространству и к конкретному файлу.

Пользователи могут работать с PDF-формами, а также с электронными таблицами, в которые собираются ответы на формы, с помощью онлайн-редакторов ONLYOFFICE.

Также можно настроить параметры управления файлами.

Добавление форм

примечание

В пространство для форм можно добавлять только PDF-файлы и формы. Файлы других форматов не принимаются. Электронные таблицы, в которые собираются ответы на формы, создаются самим пространством.

Формы можно создавать в пространстве или загружать со своего компьютера. Чтобы добавить формы,

1. откройте нужное пространство для форм,

2. воспользуйтесь плиткой быстрого действия Пустая PDF-форма или Галерея шаблонов в верхней части пространства либо нажмите кнопку Новое над списком документов, либо щелкните правой кнопкой мыши в рабочей области и выберите один из следующих вариантов:

   • PDF-форма, чтобы создать новую PDF-форму. Используйте подменю, чтобы создать Пустую форму или форму Из текстового файла,
   • Папка, чтобы создать новую папку,
   • Галерея шаблонов, чтобы создать форму на основе готового шаблона, как описано ниже,
   • Загрузить PDF-форму, чтобы добавить существующие формы с вашего компьютера.

3. введите имя формы или папки в соответствующее поле и нажмите кнопку Создать.

   примечание

   если вы не хотите вводить имя файла, вы можете установить флажок Больше не запрашивать имя файла при создании файла или использовать соответствующую опцию в настройках управления файлами.

Галерея шаблонов открывает библиотеку готовых шаблонов форм. Используйте фильтр Категории, выбор языка и поле Поиск, чтобы найти нужный шаблон, затем выберите его, чтобы создать форму на его основе. Кнопка Отправить в галерею шаблонов и опция Загрузить в галерею позволяют поделиться собственными шаблонами с сообществом ONLYOFFICE.

Чтобы добавить существующие формы, нажмите кнопку Новое и выберите опцию Загрузить PDF-форму, затем выберите Загрузить файлы, чтобы добавить отдельные формы, или Загрузить папку, чтобы добавить папку с вложенными подпапками и формами. Выберите нужные элементы в окне файлового менеджера и нажмите кнопку Открыть. Вы также можете перетащить формы или папку с вашего компьютера в рабочую область.

примечание

Если форма с таким же именем уже существует в пространстве, по умолчанию будет создана копия файла.

Текущее состояние загрузки можно узнать, нажав на значок . На панели Загрузка отображаются формы, которые уже загружены, а также те, которые еще находятся в очереди; здесь можно отменить загрузку или очистить список, как описано в статье Управление документами и их редактирование в разделе «Файлы».

Управление документами

Чтобы быстро найти нужную форму, воспользуйтесь панелью Параметры поиска в верхней части списка документов.

Нажмите кнопку , чтобы открыть панель Параметры поиска, и укажите необходимые параметры поиска и фильтрации:

1. Чтобы отфильтровать элементы по Автору, нажмите Я или воспользуйтесь опцией Другой и выберите нужного пользователя из списка.
2. Чтобы отфильтровать элементы по Типу, выберите один из доступных вариантов.
3. Нажмите кнопку Применить, чтобы применить фильтры, или Отменить, чтобы закрыть панель. Чтобы очистить фильтр, используйте значок рядом с заголовком панели.

Введите название документа полностью или частично в поле поиска и нажмите клавишу Enter, чтобы отобразить найденные элементы. Если вы хотите перейти в папку, в которой находится найденный файл, щелкните по файлу правой кнопкой мыши и воспользуйтесь опцией Открыть папку. Чтобы перейти в родительскую папку, которая находится на один уровень выше текущей, используйте стрелку .

Сортируйте документы по параметрам (Имя, Дата последнего изменения, Размер) с помощью кнопки . Нажмите на стрелку рядом с выбранным параметром, чтобы изменить порядок сортировки.

Используйте кнопки или справа, чтобы переключаться между доступными режимами отображения: Плитки и Компактный вид.

Используйте значок , чтобы показать или скрыть столбцы Автор, Создан, Изменен, Размер, Тип в списке документов (Компактный вид).

С помощью контекстного меню папки вы можете выполнять следующие операции:

• Выбрать, чтобы выбрать папку в списке.
• Открыть, чтобы открыть папку.
• Предоставить доступ, чтобы скопировать общую ссылку на папку или открыть ее настройки предоставления доступа.
• Переместить или скопировать, чтобы переместить папку в другое расположение или создать ее копию.
• Скачать папку на жесткий диск вашего компьютера.
• Переименовать папку.
• Добавить в избранное, чтобы добавить папку в раздел Избранные.
• Информация о папке, чтобы открыть панель Информация.
• Удалить папку, переместив ее в Корзину.

С помощью контекстного меню формы вы можете выполнять следующие операции:

• Выбрать, чтобы выбрать файл в списке.
• Открыть, чтобы открыть форму.
• Начать заполнение, чтобы переключить форму в режим заполнения, в котором она становится доступной заполнителям форм.
• Редактировать, чтобы открыть форму для редактирования в новой вкладке.
• Спросить ИИ, чтобы прикрепить документ к запросу в ИИ-чате, как описано ниже.
• Предоставить доступ — этот пункт меню содержит следующие подпункты:
  • Копировать общедоступную ссылку, чтобы получить ссылку на файл.
  • Настройки предоставления доступа, чтобы открыть настройки предоставления доступа к файлу по ссылке.
• Больше опций — этот пункт меню содержит следующие подпункты:

  • Информация о файле, чтобы открыть панель Информация, которая содержит следующие вкладки:

    • Предоставить доступ — ссылки, по которым предоставлен доступ к файлу. Файл внутри пространства для форм доступен по общей ссылке родительской папки, о чем сообщает уведомление Файл доступен по ссылке родительской папки.
    • История — последние изменения, внесенные в файл, сгруппированные по дням.
    • Подробности — предварительный просмотр файла и его свойства: Владелец, Тип, Расширение файла, Размер, Дата изменения, Автор последнего изменения, Дата создания, Версии, Комментарии.

    Чтобы открыть эту же панель, можно нажать на значок в правом верхнем углу.

  • Встроить, чтобы сгенерировать код для встраивания формы на ваш сайт.

  • Показать историю версий, чтобы открыть список истории версий, где каждая версия описана подробно: указаны Номер версии, Дата и время, Автор и Комментарии.

• Обновить данные XLSX (доступно для электронных таблиц, в которые собираются ответы на формы), чтобы обновить электронную таблицу ответами, отправленными с момента последнего создания файла.
• Добавить в избранное, чтобы добавить файл в раздел Избранные.
• Заблокировать, чтобы защитить форму паролем.
• Скачать — этот пункт меню содержит следующие подпункты:

  • Исходный формат, чтобы скачать файл в исходном формате.

  • Скачать как, чтобы скачать файл в выбранном формате.

    примечание

    Если для скачивания выбрано несколько файлов, они будут упакованы в ZIP-архив и сохранены на жесткий диск.

• Переместить или скопировать — этот пункт меню содержит следующие подпункты:
  • Переместить в другое расположение.
  • Копировать файл и переместить созданную копию в выбранное расположение.
  • Дублировать файл в текущей папке. У дубликатов в конце имени указывается индекс.
• Переименовать файл.
• Удалить файл, переместив его в Корзину.

Групповые операции с файлами можно выполнять с помощью кнопок на верхней панели или контекстного меню. Чтобы скачать, переместить или скопировать сразу несколько файлов,

1. откройте нужное пространство для форм, нажав на опцию Формы на левой боковой панели,
2. наведите курсор на значок файла и установите флажки для файлов, которыми вы хотите управлять,
3. нажмите нужную кнопку наверху в зависимости от операции, которую вы хотите выполнить: Скачать, Скачать как, Переместить, Копировать или Удалить. Набор отображаемых кнопок зависит от операций, доступных для выбранных элементов.

Используйте стрелку рядом с флажком на верхней панели, чтобы сразу выбрать элементы по типу. В списке указаны только типы элементов, хранящихся в пространстве.

Добавление документов в «Избранные»

В каждом приложении на левой боковой панели есть свои разделы Недавние, Избранные, Шаблоны и Корзина. В приложении Формы раздел Избранные содержит файлы и папки, которые вы отметили как избранные в своих пространствах для форм. Чтобы добавить файл/папку в Избранные:

1. откройте нужное пространство для форм,
2. найдите нужный файл/папку и нажмите на значок рядом с ним,
3. выберите опцию Добавить в избранное.

Файл будет доступен в разделе Избранные и отмечен в списке файлов значком .

В разделе Избранные в списке отображаются столбцы Автор, Расположение, Изменен и Размер, а контекстное меню предлагает Выбрать, Открыть, Открыть папку, Спросить ИИ, Переместить или скопировать с опциями Переместить и Копировать, Скачать, Больше опций и Удалить из избранного. Используйте Открыть папку, чтобы перейти в пространство, содержащее этот файл.

Чтобы удалить добавленный файл из Избранных, используйте опцию Удалить из избранного в контекстном меню или нажмите на значок рядом с именем файла.

Использование раздела «Недавние»

Раздел Недавние содержит список документов, которые вы недавно открывали в редакторе. В нем хранятся последние 100 файлов, срок хранения — 90 дней.

В списке отображаются столбцы Автор, Расположение и Последнее открытие. Контекстное меню предлагает ограниченный набор пунктов: Выбрать, Открыть, Открыть папку, Спросить ИИ, Переместить или скопировать, Скачать, Добавить в избранное, Больше опций с пунктами Показать историю версий и Информация о файле, а также Убрать из списка.

Использование раздела «Шаблоны»

Раздел Шаблоны содержит шаблоны пространств, доступные в приложении Формы, а не шаблоны форм из описанной выше Галереи шаблонов. Шаблон хранит настройки, папки и формы пространства, так что на его основе можно создать новое пространство для форм с помощью опции Из шаблона на панели Выберите тип пространства, как описано в статье Создание пространств для форм.

В списке отображаются столбцы Тип, Тэги, Владелец и Последнее изменение. Контекстное меню шаблона предлагает следующие опции:

• Выбрать, чтобы выбрать шаблон в списке.
• Открыть, чтобы открыть шаблон.
• Копировать ссылку, чтобы скопировать ссылку на шаблон в буфер обмена.
• Создать пространство, чтобы создать новое пространство для форм из этого шаблона.
• Изменить шаблон, чтобы изменить название, значок и тэги шаблона.
• Настройки доступа, чтобы определить, кто может использовать шаблон.
• Скачать, чтобы скачать содержимое шаблона.
• Информация о комнате, чтобы открыть панель Информация.
• Удалить шаблон, чтобы удалить шаблон.

Вопросы ИИ о форме

Нажмите плитку ИИ-чат в верхней части пространства или кнопку ИИ-чат в правом верхнем углу, чтобы открыть панель ИИ-чата. Используйте опцию Спросить ИИ в контекстном меню файла, чтобы прикрепить к запросу форму или электронную таблицу с ответами; прикрепленный файл отображается над полем ввода запроса.

Когда файл не прикреплен, чат предлагает готовые запросы пространства: Кратко изложить пространство для форм, Создать форму с помощью ИИ, Преобразовать файл в форму, Добавить форму из галереи, Упорядочить формы, Начать сбор ответов и Изменить название и тэги. После прикрепления файла предлагаемые запросы касаются этого файла: Кратко изложить файл, Исправить грамматику, Преобразовать в таблицу, Конвертировать файл, Создать презентацию из файла и Перевести и сохранить копию. Вы также можете ввести собственный запрос в поле Задайте любой вопрос или опишите, что вам нужно. Подробнее об использовании ИИ-агентов.

Просмотр и редактирование документов

Вы можете просматривать и редактировать PDF-формы и электронные таблицы, в которые собираются ответы на формы, прямо в пространстве для форм с помощью многофункциональных онлайн-редакторов ONLYOFFICE.

Чтобы отредактировать форму, нажмите на значок рядом с ней, выберите опцию Редактировать, и она откроется в новой вкладке интернет-браузера. Если файл в данный момент редактируется, вы увидите значок цветного карандаша . Чтобы узнать больше о возможностях редакторов, посетите эту страницу.

примечание

Редактирование формы, которая уже находится в режиме заполнения, переключает ее обратно в режим редактирования и скрывает от заполнителей форм, пока заполнение не будет запущено снова.

примечание

Если квота хранилища для пространства или пользователя исчерпана, документ откроется в режиме только просмотра, и будет показан баннер с уведомлением о превышении квоты. Кроме того, если квота исчерпывается во время редактирования и сохранения документа, в редакторе появится баннер с уведомлением о лимите квоты.

После того как вы отредактируете форму и сохраните внесенные изменения, будут доступны обе версии вашего файла, так что при необходимости вы сможете восстановить предыдущую. Чтобы узнать больше о версиях, обратитесь к этой статье.

Чтобы просмотреть файл, нажмите на значок рядом с ним и выберите опцию Просмотр. Файл откроется в соответствующем просмотрщике ONLYOFFICE. Просмотрщики ONLYOFFICE предлагают стандартные инструменты для увеличения/уменьшения масштаба файлов, настройки их размера, навигации по страницам, скачивания или печати.