Редактирование пространств для форм

После создания пространства для форм вы можете изменять его настройки, упорядочивать пространства в списке, управлять квотой хранилища и удалять ненужные пространства. В этой статье описываются операции с самими пространствами. Чтобы узнать, как работать с формами, хранящимися внутри пространства, обратитесь к статье Управление формами и их редактирование в пространстве для форм.

Операции в списке пространств

Приложение Формы отображает созданные пространства для форм со столбцами Название, Тэги и Последнее изменение. Используйте поле Поиск над списком, чтобы найти определенное пространство, а также значки фильтра, сортировки и режима отображения справа от него, чтобы сузить список, изменить его порядок или переключаться между списком и плитками. Используйте значок , чтобы показать или скрыть столбцы. Вкладка Все пространства и расположенная рядом кнопка Добавить группу используются для организации пространств в группы, как описано ниже.

Нажмите на значок рядом с пространством, чтобы открыть контекстное меню со следующими опциями:

• Выбрать — выбрать пространство для выполнения групповых операций.
• Открыть — открыть пространство.
• Закрепить наверху — отобразить пространство в начале списка. Вы можете открепить закрепленное пространство, нажав на значок или используя опцию Открепить в меню.
• Выключить уведомления — перестать получать уведомления о пространстве. Вы можете снова включить их с помощью опции Включить уведомления в меню.
• Изменить пространство — изменить настройки пространства, заданные при его создании.
• Пригласить людей — добавить участников в пространство, как описано в статье Приглашение пользователей в пространства для форм.
• Копировать общедоступную ссылку — скопировать в буфер обмена ссылку для заполнения форм.
• Больше опций — доступ к дополнительным операциям с пространством:
  • Сохранить как шаблон — сохранить структуру пространства как шаблон для повторного использования, как описано в статье Создание пространств для форм.
  • Дублировать — создать копию пространства.
  • Скачать — скачать содержимое пространства.
  • Информация о комнате — открыть панель Информация со вкладками Контакты, История и Подробности, как описано ниже.
  • Встроить — встроить пространство, доступное по публичной ссылке.
  • Сменить владельца пространства — назначить пространству другого владельца.
• Создать группу — создать группу пространств.
• Добавить в группу — добавить пространство в одну из существующих групп. В подменю перечислены названия уже созданных групп. Если групп пока нет, создайте группу с помощью опции Создать группу.
• Покинуть пространство — удалить себя из участников пространства.
• Удалить пространство — удалить пространство.

Когда в списке выбрано одно или несколько пространств, на панели инструментов в верхней части страницы доступны операции Закрепить, Создать группу, Изменить квоту, Отключить квоту и Удалить.

Группировка пространств

Пространства можно организовать в группы, чтобы быстро переключаться между ними. Вкладка Все пространства и кнопка Добавить группу отображаются над списком.

Используйте значок справа от этой строки, чтобы открыть панель Изменить группы пространств:

• Группировка пространств — включите переключатель, чтобы сгруппировать пространства по папкам и легко переключаться между ними.
• Создать новую группу — создать новую группу пространств.
• Список созданных групп с указанием количества содержащихся в каждой пространств. Используйте значок , чтобы изменить группу, и значок , чтобы удалить ее.

Чтобы создать группу:

1. Нажмите кнопку Добавить группу над списком, нажмите Создать новую группу на панели Изменить группы пространств либо воспользуйтесь опцией Создать группу в контекстном меню пространства.

2. В окне Создать группу введите Название группы и выберите Значок.

   

3. Нажмите Создать.

4. Выберите пространства, которые нужно включить в группу, и нажмите кнопку Выбрать. На кнопке отображается количество выбранных пространств.

   

Созданная группа отображается в виде вкладки рядом с Все пространства. Нажмите на вкладку, чтобы показать только содержащиеся в ней пространства, и на вкладку Все пространства, чтобы снова показать все.

Чтобы добавить пространство в существующую группу, воспользуйтесь опцией Добавить в группу в его контекстном меню и выберите нужную группу в подменю.

Редактирование настроек пространства

Чтобы изменить настройки, заданные при создании пространства:

1. Нажмите на значок рядом с названием пространства и выберите опцию Изменить пространство.
2. При необходимости измените Название, значок или Тэги.
3. Включите или отключите параметры сбора данных:
   • Собирать результаты в XLSX — сохранение ответов на формы в электронные таблицы.
   • Экспортировать результаты в базу данных — автоматическая отправка заполненных форм во внешнюю базу данных. Опция доступна, только если подключение к базе данных настроено в разделе Настройки -> Интеграция -> Сторонние сервисы. Подробнее см. в статье Подключение к базе данных.
4. Нажмите Сохранить.

примечание

Отключение опции влияет на ответы, отправленные с этого момента. Ранее созданные электронные таблицы и таблицы базы данных не удаляются.

Просмотр информации о пространстве

Выберите пространство в списке и воспользуйтесь значком в правом верхнем углу, чтобы открыть панель Информация. Она содержит следующие вкладки:

• Контакты — публичная ссылка для заполнения форм и список участников пространства с их уровнями доступа.
• История — последние действия в пространстве, сгруппированные по датам. Используйте опцию Перейти к дате, чтобы перейти к определенной дате, и опцию Экспортировать историю, чтобы сохранить историю в файл.
• Подробности — свойства пространства.

На вкладке Подробности отображаются следующие свойства: Владелец, Тип, Контент (количество папок и файлов), Дата изменения, Автор последнего изменения, Дата создания, Тэги и Хранилище / Квота.

Под свойствами отображаются две карточки состояния:

• Анализ ИИ готов — данные пространства можно проанализировать с помощью Спросить ИИ. Выберите форму и нажмите Спросить ИИ, чтобы создать диаграммы и получить аналитические выводы.
• Сбор ответов — ответы на формы автоматически сохраняются в папке Завершено в виде электронной таблицы.

Если функция еще не настроена, соответствующая карточка ведет к ее настройкам, например, к настройкам подключения к базе данных, где можно подключить внешнюю базу данных для хранения результатов форм.

Управление пространством с помощью ИИ

Нажмите плитку ИИ-чат в верхней части страницы или кнопку ИИ-чат в правом верхнем углу, чтобы открыть панель ИИ-чата. Если к запросу не прикреплен файл, чат предлагает готовые запросы, касающиеся пространств.

Вы также можете ввести собственный запрос в поле Задайте любой вопрос или опишите, что вам нужно и выбрать под ним используемую ИИ-модель. Чтобы вместо этого прикрепить к запросу определенную форму или электронную таблицу с ответами, используйте опцию Спросить ИИ в контекстном меню файла, как описано в статье Управление формами и их редактирование в пространстве для форм. Подробнее об использовании ИИ-агентов.

Управление квотой хранилища

Свойство Хранилище / Квота на вкладке Подробности показывает, сколько места занимают формы, и лимит, заданный для пространства. Нажмите на значение, чтобы изменить лимит.

Также можно выбрать одно или несколько пространств в списке и воспользоваться кнопками Изменить квоту или Отключить квоту на верхней панели инструментов.

примечание

Если квота хранилища превышена, в заголовке пространства появляется баннер с уведомлением, а документы открываются в режиме только просмотра.

Удаление пространств

Чтобы удалить пространство для форм, нажмите на значок рядом с названием пространства и выберите опцию Удалить пространство либо выберите пространства в списке и воспользуйтесь кнопкой Удалить на верхней панели инструментов.

Если вы не хотите удалять пространство, но больше не хотите в нем участвовать, воспользуйтесь опцией Покинуть пространство. Владелец пространства не может покинуть пространство.