Создание пространств для форм

Пространство для форм — это пространство в приложении Формы, где вы храните PDF-формы, приглашаете пользователей для их заполнения и собираете заполненные копии. В этой статье описывается, как создать пространство для форм. Чтобы узнать, как управлять созданными пространствами, обратитесь к статье Редактирование пространств для форм.

В приложении Формы в верхней части страницы отображаются быстрые действия:

• Пространство для форм — создать новое пространство для форм.

• Шаблон пространства — работать с шаблонами пространств, хранящимися в разделе Шаблоны.

• Галерея шаблонов — создать пространство для форм на основе одного из готовых шаблонов PDF-форм.

• ИИ-чат — открыть панель ИИ-чата, где предлагаются запросы Создать пространство для форм, Начать с шаблона формы, Создать форму с помощью ИИ и Преобразовать файл в форму. Подробнее об использовании ИИ-агентов.

  

Создание нового пространства

Чтобы создать новое пространство для форм:

1. Перейдите в приложение Формы и нажмите кнопку Новое пространство для форм, значок «Плюс» или плитку Пространство для форм.

2. На панели Выберите тип пространства выберите один из следующих вариантов:

   • Пространство для форм — создавайте, редактируйте или загружайте PDF-формы. Приглашайте участников и гостей для их заполнения, просматривайте заполненные копии и анализируйте ответы в электронной таблице.

   • Из шаблона — создать пространство из шаблона. Настройки, папки и формы копируются из выбранного шаблона. Пользователи, имеющие доступ к шаблону, не добавляются в созданное пространство, и их нужно приглашать отдельно.

     

3. Введите Название пространства.

4. При необходимости загрузите значок для пространства с помощью значка камеры слева от поля названия.

5. При необходимости добавьте тэги в поле Тэги.

6. Настройте параметры сбора данных:

   • Собирать результаты в XLSX — когда опция включена, ответы на формы автоматически сохраняются в электронные таблицы. Электронные таблицы создаются в той же папке, где хранятся копии заполненных форм. Для каждой формы создается отдельный файл XLSX. Каждая строка соответствует одной заполненной форме, а столбцы — полям формы.

   • Экспортировать результаты в базу данных — когда опция включена, заполненные формы из этого пространства автоматически отправляются во внешнюю базу данных. Для каждой стандартной формы в базе данных создается таблица после заполнения копии или по расписанию.

     примечание

     Для этой опции требуется подключение к базе данных, настроенное в разделе Настройки -> Интеграция -> Сторонние сервисы. Если подключения нет, на панели отображается уведомление Подключения к базам данных не настроены со ссылкой Перейти в раздел «Интеграции». Инструкции по настройке см. в статье Подключение к базе данных.

7. Нажмите Создать.

Созданное пространство появится в списке со столбцами Название, Тэги и Последнее изменение. Параметры сбора данных можно изменить позже с помощью опции Изменить пространство, как описано в статье Редактирование пространств для форм.

Создание пространств из шаблонов

Шаблон пространства хранит настройки, папки и формы пространства, так что ту же структуру можно использовать для следующего сбора ответов без повторной настройки. Пользователи, имеющие доступ к шаблону, не добавляются в созданное пространство, и их нужно приглашать отдельно.

Чтобы создать пространство из шаблона:

1. Перейдите в приложение Формы и нажмите кнопку Новое пространство для форм.
2. На панели Выберите тип пространства выберите опцию Из шаблона.
3. Выберите нужный шаблон.
4. При необходимости измените название, значок, тэги и параметры сбора данных.
5. Нажмите Создать.

Доступные шаблоны хранятся в разделе Шаблоны на левой боковой панели, а также доступны через плитку Шаблон пространства в верхней части приложения Формы.

Сохранение пространства как шаблона

Любое существующее пространство для форм можно сохранить как шаблон, чтобы его структуру можно было использовать повторно:

1. Используйте контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши, или нажмите на значок рядом с пространством в списке и выберите опцию Больше опций -> Сохранить как шаблон. Вы также можете открыть пространство и воспользоваться опцией Больше опций -> Сохранить как шаблон в меню внутри выбранного пространства.
2. На панели Сохранить как шаблон введите Название шаблона. По умолчанию используется название пространства. Нажмите на значок карандаша на логотипе шаблона, чтобы изменить значок.
3. При необходимости добавьте Тэги комнаты.
4. В разделе Доступ к шаблону отображается, кто может использовать шаблон. Нажмите Настройки доступа, чтобы изменить это.
5. Задайте или отключите Квоту хранилища для пространств, созданных из этого шаблона.
6. Оставьте флажок Открыть созданный шаблон установленным, чтобы открыть шаблон сразу после его создания.
7. Нажмите кнопку Создать шаблон. Нажмите Отменить, чтобы закрыть панель без сохранения.

Созданный шаблон появится в разделе Шаблоны и может использоваться в качестве описанной выше опции Из шаблона.

Что дальше

• Чтобы добавить формы в созданное пространство, обратитесь к статье Управление формами и их редактирование в пространстве для форм.
• Чтобы пригласить пользователей для заполнения форм, обратитесь к статье Приглашение пользователей в пространства для форм.
• Полный сценарий сбора данных форм от начала до конца описан в статье Работа с пространствами для форм.