Управление документами и их редактирование в разделе «Файлы»

Приложение Файлы — это место, где хранятся ваши собственные документы. Вы можете загружать существующие файлы и папки, создавать новые и организовывать их в папки. Также можно управлять версиями, блокировать файлы для соавторов, переименовывать документы, перемещать или копировать их в другое расположение и удалять ненужные файлы.

Документы, хранящиеся в приложении Файлы, можно предоставлять другим пользователям рабочего пространства или по внешней ссылке, а также использовать в качестве основы для новой комнаты.

Пользователи могут работать с существующими документами, электронными таблицами, презентациями, PDF-файлами и электронными книгами, а также просматривать диаграммы, мультимедийные файлы и изображения с помощью онлайн-редакторов ONLYOFFICE.

Также можно настроить параметры управления файлами.

примечание

В этой статье описывается работа с документами, хранящимися в приложении Файлы. Чтобы узнать, как управлять документами, хранящимися в комнатах, обратитесь к статье Управление документами и их редактирование в комнатах.

Загрузка файлов и папок

Чтобы загрузить файл,

1. откройте приложение Файлы и перейдите в папку, в которую вы хотите загрузить файлы,
2. нажмите кнопку Новое над списком документов,
3. выберите в меню опцию Загрузить файлы,
4. выберите файлы, которые вы хотите загрузить, в окне файлового менеджера и нажмите кнопку Открыть.

Или просто перетащите файл или несколько выбранных файлов с вашего компьютера в рабочую область, чтобы загрузить их в рабочее пространство еще проще. В середине экрана появляется плавающая кнопка с информацией о том, куда будет помещен выбранный элемент. Когда начинается процесс загрузки, плавающая кнопка перемещается в правый угол.

Если формат файла отличается от Office Open XML, файл будет сконвертирован в формат .docx/.xlsx/.pptx для более быстрого редактирования. Появится окно Загрузка файла, в котором вы сможете выбрать, хотите ли вы сохранить оба файла (файл в исходном формате и файл в формате Office Open XML). Если файлы в исходном формате вам не нужны, вы можете снять флажок Сохранить копию файла в исходном формате. Это будет учтено при следующих операциях загрузки, а сконвертированный файл будет добавлен как новая версия исходного файла, а не как новый отдельный файл. Установите флажок Больше не показывать это сообщение, если вы не хотите, чтобы это окно появлялось при следующих загрузках. Нажмите Продолжить, чтобы начать загрузку, или Закрыть, чтобы отменить ее.

Если исходный файл защищен паролем, для его конвертации потребуется ввести пароль. Если нажать на значок Конвертировать и открыть справа от загруженного документа в списке файлов, откроется новое окно, в котором нужно ввести пароль.

примечание

Если файл с таким же именем уже существует в папке, по умолчанию будет создана копия файла.

Текущее состояние загрузок и конвертаций можно узнать, нажав на значок . Откроется панель Загрузка и конвертация. На ней отображаются документы, которые уже загружены и сконвертированы, а также те, которые еще находятся в очереди.

Если в процессе загрузки возникает ошибка (например, из-за сбоя сети, превышения времени ожидания или внутренней ошибки сервера), вы можете нажать Повторить рядом с нужным файлом, чтобы загрузить файл снова.

Чтобы отменить загрузку файла, нажмите на значок крестика рядом с файлом. Чтобы остановить загрузку всех файлов сразу, нажмите на серый значок крестика в правом верхнем углу. Чтобы очистить панель Загрузка и конвертация, нажмите на значок . История загруженных и сконвертированных документов будет удалена.

Чтобы загрузить папку, содержащую вложенные подпапки и документы:

1. нажмите кнопку Новое над списком документов,
2. выберите в меню опцию Загрузить папку,
3. выберите папку, которую вы хотите загрузить, в окне файлового менеджера и нажмите кнопку Открыть.

Это также можно сделать, перетащив нужную папку из окна файлового менеджера в рабочую область.

Создание новых файлов и папок

Чтобы создать новые файлы или папки,

1. откройте приложение Файлы и перейдите в папку, в которой вы хотите создать новый файл,

2. нажмите кнопку Новое над списком документов или щелкните правой кнопкой мыши в рабочей области и выберите один из следующих вариантов:

   • Новый документ, чтобы создать новый текстовый документ,
   • Новая электронная таблица, чтобы создать новую электронную таблицу,
   • Новая презентация, чтобы создать новую презентацию,
   • PDF-форма -> Пустая, чтобы создать новую пустую PDF-форму, или PDF-форма -> Из текстового файла, чтобы создать ее на основе предварительно загруженного текстового файла,
   • Новая папка, чтобы создать новую папку,
   • Еще -> Draw.io, чтобы создать новую диаграмму с помощью плагина Draw.io,
   • Еще -> Markdown, чтобы создать новый файл .md с помощью плагина Markdown,
   • Еще -> URL-адрес, чтобы создать новый файл URL с помощью плагина URL. Файлы URL содержат внешнюю ссылку и могут быть открыты прямо из списка файлов.
   • Галерея шаблонов, чтобы создать файл на основе одного из готовых шаблонов.

3. введите имя файла или папки в соответствующее поле и нажмите кнопку Создать.

   примечание

   если вы не хотите вводить имя файла, вы можете установить флажок Больше не запрашивать имя файла при создании файла или использовать соответствующую опцию в настройках управления файлами.

Управление документами

Чтобы быстро найти нужный документ, воспользуйтесь панелью Параметры поиска в верхней части списка документов.

Нажмите кнопку , чтобы открыть панель Параметры поиска, и укажите необходимые параметры поиска и фильтрации:

1. Чтобы отфильтровать элементы по Автору, нажмите Я или воспользуйтесь опцией Другой и выберите нужного пользователя из списка.
2. Чтобы отфильтровать элементы по Типу, выберите один из следующих вариантов: Папки, Файлы, Документы, Таблицы, Презентации, PDF-документы, PDF-формы, Диаграммы, Архивы, Изображения, Мультимедиа.
3. Нажмите кнопку Применить, чтобы применить фильтры, или Отменить, чтобы закрыть панель. Чтобы очистить фильтр, используйте значок рядом с заголовком панели.

Введите название документа полностью или частично в поле поиска и нажмите клавишу Enter, чтобы отобразить найденные элементы. Если вы хотите перейти в папку, в которой находится найденный файл, щелкните по файлу правой кнопкой мыши и воспользуйтесь опцией Открыть папку. Чтобы перейти в родительскую папку, которая находится на один уровень выше текущей, используйте стрелку .

Сортируйте документы по параметрам (Имя, Дата последнего изменения, Размер) с помощью кнопки . Нажмите на стрелку рядом с выбранным параметром, чтобы изменить порядок сортировки.

Используйте кнопки или справа, чтобы переключаться между доступными режимами отображения: Плитки и Компактный вид. Миниатюры не создаются для подключенных сторонних сервисов.

Соответствующий режим отображения Плитки:

Используйте значок , чтобы показать или скрыть столбцы Автор, Создан, Изменен, Размер, Тип в списке документов (Компактный вид).

С помощью контекстного меню вы можете выполнять следующие операции со своими документами:

• Выбрать, чтобы выбрать файл в списке.

• Редактировать, чтобы открыть документ для редактирования в новой вкладке.

• Редактировать диаграмму (доступно для файлов .drawio), чтобы открыть диаграмму для редактирования с помощью плагина Draw.io.

• Конвертировать в PDF (доступно для файлов .docx, .xlsx, .pptx), чтобы конвертировать документы, электронные таблицы и презентации в PDF с помощью плагина PDF-Converter.

• Конвертировать в текст (доступно для аудио- и видеофайлов), чтобы преобразовать речь из аудио- и видеофайлов в текст с помощью плагина Speech-to-text.

• Больше опций -> Редактировать/Просмотреть markdown (доступно для файлов .md), чтобы открыть файл для редактирования/просмотра с помощью плагина Markdown.

• Просмотр, чтобы открыть документ в режиме просмотра в новой вкладке.

• Спросить ИИ, чтобы прикрепить документ к запросу в ИИ-чате. После нажатия на этот пункт меню откроется панель выбора ИИ-агентов. После выбора агент откроется на вкладке чата, и файл будет к нему прикреплен. Эта опция доступна для всех форматов файлов, которые можно прикрепить к ИИ-чату (.txt, .docx, .xlsx, .csv, .pdf).

• Предоставить доступ — этот пункт меню содержит следующие подпункты:

  • Копировать общедоступную ссылку, чтобы получить ссылку на файл для других пользователей рабочего пространства или для всех, кто знает ссылку.
  • Настройки предоставления доступа, чтобы открыть настройки предоставления доступа к файлу по ссылке.
  • Создать комнату, чтобы создать новую комнату на основе выбранных документов/папок. После создания комнаты выбранные файлы/папки будут скопированы в созданную комнату.

• Больше опций — этот пункт меню содержит следующие подпункты:

  • Информация о файле, чтобы открыть панель Информация, которая содержит следующие вкладки:

    • Предоставить доступ — ссылки, по которым предоставлен доступ к файлу, и список пользователей, имеющих к нему доступ. Используйте опцию Создать и копировать, чтобы сгенерировать новую общую ссылку.
    • История — последние изменения, внесенные в файл, сгруппированные по дням.
    • Подробности — предварительный просмотр файла и его свойства: Владелец, Тип, Расширение файла, Размер, Дата изменения, Автор последнего изменения, Дата создания, Версии, Комментарии. Используйте ссылку Изменить под комментарием, чтобы изменить его.

    Чтобы открыть эту же панель, можно нажать на значок в правом верхнем углу.

  • Показать историю версий, чтобы открыть список истории версий, где каждая версия описана подробно: указаны Номер версии, Дата и время, Автор и Комментарии. Меню в списке истории версий также позволяет Открыть версию для просмотра, Редактировать комментарий для конкретной версии, Восстановить или Скачать нужную версию.

• Включить пользовательский фильтр (доступно для файлов .xlsx), чтобы включить опцию пользовательского фильтра, благодаря которой пользователь может просматривать файлы .xlsx в соответствии с собственным фильтром. При этом другие пользователи рабочего пространства не могут добавлять новые или удалять существующие фильтры, ранее примененные создателем электронной таблицы. Кроме того, фильтры, примененные пользователем с правами пользовательского фильтра, будут отображаться только для него. Отображаемые результаты фильтрации для остальных останутся без изменений. Когда пользовательский фильтр включен, рядом с файлом в списке отображается значок .

• Отключить пользовательский фильтр (доступно для файлов .xlsx), чтобы отключить ранее включенную опцию пользовательского фильтра.

• Заблокировать/Разблокировать файл, чтобы заблокировать или разблокировать его для дальнейшего редактирования другими пользователями с соответствующими правами на редактирование.

• Добавить в избранное, чтобы добавить файл в раздел Избранные.

• Удалить из избранного, чтобы удалить файл из раздела Избранные.

• Открыть папку (доступно в разделах Избранные и Недавние), чтобы перейти в раздел, содержащий этот файл.

• Скачать — этот пункт меню содержит следующие подпункты:

  • Исходный формат, чтобы скачать файл в исходном формате на жесткий диск вашего компьютера.

  • Скачать как, чтобы скачать файл в выбранном формате на жесткий диск вашего компьютера.

    примечание

    Если для скачивания выбрано несколько файлов, они будут упакованы в ZIP-архив и сохранены на жесткий диск.

• Переместить или скопировать — этот пункт меню содержит следующие подпункты:

  • Переместить в другую папку, комнату или стороннее хранилище. Вы также можете создать новую папку в выбранной комнате, нажав кнопку Новая папка.
  • Копировать файл и переместить созданную копию в выбранную папку или комнату. Вы также можете создать новую папку в выбранном расположении, нажав кнопку Новая папка.
  • Дублировать файл в текущей папке. У дубликатов в конце имени указывается индекс.

• Переименовать файл.

• Удалить файл, переместив его в Корзину.

• Убрать из списка (доступно в разделе Недавние), чтобы убрать файл из этого списка.

Групповые операции с файлами можно выполнять с помощью кнопок на верхней панели или контекстного меню. Чтобы создать комнату из выбранных файлов, скачать, переместить, скопировать или удалить сразу несколько файлов,

1. откройте приложение Файлы, нажав на соответствующую опцию на левой боковой панели,
2. наведите курсор на значок файла и установите флажки для файлов, которыми вы хотите управлять,
3. нажмите нужную кнопку наверху в зависимости от операции, которую вы хотите выполнить: Создать комнату, Скачать, Скачать как, Переместить, Копировать или Удалить. Набор отображаемых кнопок зависит от операций, доступных для выбранных элементов.

Используйте стрелку рядом с флажком на верхней панели, чтобы сразу выбрать элементы по типу: Все, Изображения, Документы, Таблицы, Презентации, Файлы.

Использование раздела «Доступные мне»

Вы можете предоставлять доступ к отдельным файлам и папкам, хранящимся в приложении Файлы, по ссылке или индивидуально определенному пользователю рабочего пространства. Подробнее читайте в этой статье.

Файлы и папки, к которым другие пользователи рабочего пространства предоставили вам доступ из своего приложения Файлы, будут доступны в разделе Доступные мне. Файлы и папки, доступ к которым предоставлен по ссылке из комнат, в раздел Доступные мне не включаются.

В столбце Уровень прав доступа в списке файлов отображается ваш уровень доступа.

Вы можете скрыть файлы и папки с общим доступом из списка Доступные мне, нажав опцию Убрать из списка в контекстном меню. В этом случае ваши права на панели Предоставить доступ изменятся на Запретить доступ.

примечание

Если вы получаете доступ к одному и тому же файлу или папке несколькими способами, применяется приоритет в зависимости от источника:

• Личные права — самые сильные.
• Права группы сильнее прав по ссылке.
• Права по ссылке — самые слабые.

Например, вы приглашены как Просмотр, но у вас также есть ссылка с полным доступом. Перейдя по ссылке, вы получите доступ только для просмотра.

Если личных прав нет, то при переходе по ссылке на файл он будет отображаться в разделе Доступные мне с теми же правами, которые были у ссылки. Права последней открытой ссылки запоминаются.

Добавление документов в «Избранные»

В каждом приложении на левой боковой панели есть свои разделы Недавние, Избранные и Корзина. В приложении Файлы раздел Избранные содержит файлы и папки, которые вы отметили там как избранные. Чтобы добавить файл/папку в Избранные:

1. откройте приложение Файлы,
2. найдите нужный файл/папку и нажмите на значок рядом с ним,
3. выберите опцию Добавить в избранное.

ИЛИ

1. откройте нужный документ,
2. нажмите кнопку Добавить в избранное в правом верхнем углу.

Файл будет доступен в разделе Избранные и отмечен в списке файлов значком .

В разделе Избранные вы можете использовать опцию Открыть папку в контекстном меню, чтобы перейти в раздел, содержащий этот файл.

Чтобы удалить добавленный файл из Избранных, используйте опцию Удалить из избранного в контекстном меню или нажмите на значок рядом с именем файла.

Использование раздела «Недавние»

Раздел Недавние содержит список документов, которые вы недавно открывали в редакторе. В нем хранятся последние 100 файлов, срок хранения — 90 дней.

Контекстное меню в разделе Недавние содержит ограниченное число пунктов. Вы можете выполнять следующие действия: выбрать файл, просмотреть его, просмотреть его свойства, такие как информация и история версий, открыть папку с файлом (кроме файлов, доступных по ссылке), скачать файл, переместить или скопировать его, переименовать и убрать файл из списка.

Просмотр и редактирование документов

Вы можете просматривать и редактировать свои текстовые документы, электронные таблицы, презентации и PDF-документы прямо в рабочем пространстве с помощью многофункциональных онлайн-редакторов ONLYOFFICE.

Вы также можете просматривать:

• мультимедийные файлы самых популярных форматов, включая avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm и др.
• изображения bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp
• электронные книги fb2, epub
• диаграммы vsdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm

Чтобы отредактировать документ, нажмите на его название или на значок рядом с ним, выберите опцию Редактировать, и он откроется в новой вкладке интернет-браузера. Если файл в данный момент редактируется, вы увидите значок цветного карандаша . Чтобы узнать больше о возможностях редакторов, посетите эту страницу.

примечание

Если квота хранилища для пользователя исчерпана, документ откроется в режиме только просмотра, и будет показан баннер с уведомлением о превышении квоты. Кроме того, если квота исчерпывается во время редактирования и сохранения документа, в редакторе появится баннер с уведомлением о лимите квоты.

После того как вы отредактируете документ, электронную таблицу или презентацию и сохраните внесенные изменения, будут доступны обе версии вашего файла, так что при необходимости вы сможете восстановить предыдущую. Чтобы узнать больше о версиях, обратитесь к этой статье.

Чтобы просмотреть файл, нажмите на значок рядом с ним и выберите опцию Просмотр. Файл откроется в соответствующем просмотрщике ONLYOFFICE. Файлы изображений откроются в том же окне, а текстовые файлы будут показаны в новой вкладке интернет-браузера. Просмотрщики ONLYOFFICE предлагают стандартные инструменты для увеличения/уменьшения масштаба файлов, настройки их размера, навигации по страницам, скачивания или печати.

При просмотре мультимедийных файлов в онлайн-просмотрщике вы можете использовать соответствующие кнопки, чтобы запустить или приостановить воспроизведение, настроить уровень громкости или переключиться в полноэкранный режим, перейти к предыдущему или следующему мультимедийному файлу, скачать или удалить файл.

При просмотре файлов изображений в онлайн-просмотрщике вы можете использовать соответствующие кнопки, чтобы увеличить или уменьшить изображение, показать реальный размер изображения (если масштаб изображения был изменен), повернуть изображение по часовой стрелке или против часовой стрелки, перейти к предыдущему или следующему изображению, скачать или удалить файл.

При просмотре диаграмм в Просмотрщике диаграмм вы можете переходить между страницами, использовать кнопки масштабирования, печатать или скачивать диаграмму. Чтобы узнать больше о возможностях Просмотрщика диаграмм, посетите эту страницу.