Vinculando uma oportunidade a um projeto

Introdução

Trabalhar em uma oportunidade pode exigir o envolvimento de toda uma equipe de especialistas. Nesse caso, criar um projeto e vinculá-lo à oportunidade ajudará a coordenar o trabalho e gerenciá-lo de forma mais eficiente.

Siga os passos abaixo para vincular uma oportunidade existente a um projeto.

Passo 1. Acesse o CRM

Entre no seu portal ONLYOFFICE e clique no link CRM.

Se você já estiver logado no portal e o estiver usando há algum tempo, pode acessar o módulo CRM de qualquer página do portal: use a lista suspensa no canto superior esquerdo da página e selecione a opção correspondente.

Passo 2. Selecione uma oportunidade ou crie uma nova

Por padrão, todas as oportunidades disponíveis são exibidas na lista Oportunidades. Para abri-la, clique no link Oportunidades no painel lateral esquerdo.

Selecione a oportunidade da lista. Para refinar a busca, utilize o filtro no topo da lista.

Clique no botão e selecione uma das opções:

• Responsável é usado para exibir as oportunidades atribuídas a você ou a um usuário especificado apenas;
• Data de vencimento é usado para exibir as oportunidades com uma data de vencimento especificada;
• Participante é usado para exibir as oportunidades com um participante especificado apenas;
• Contato é usado para exibir as oportunidades vinculadas a um contato especificado apenas;
• Com tag é usado para exibir as oportunidades com uma tag especificada apenas;
• A lista Estágio/Tipo de estágio é usada para exibir as oportunidades em um determinado estágio ou de um determinado tipo de estágio.

Você também pode usar os coringas para filtrar suas oportunidades:

• use o ponto de interrogação ? para realizar a busca de coringa de um único caractere. Por exemplo, a consulta Sm?th retornará resultados para Smith e Smyth.
• use o asterisco * para realizar a busca de coringa de múltiplos caracteres. Por exemplo, para buscar todas as palavras que começam com O, use a consulta O*.
• use as aspas duplas "" para focar os resultados em palavras que aparecem como uma frase exata.
• use o til ~ no final da palavra para buscar palavras com grafia semelhante.

Para criar uma nova oportunidade, consulte estas instruções.

Passo 3. Crie um projeto

Quando a oportunidade for localizada, clique no ícone à direita e selecione a opção Criar projeto na lista suspensa.

O formulário padrão Criar novo projeto será aberto. Verifique as informações disponíveis e modifique-as, se necessário:

observação

Se você já criou um modelo anteriormente e deseja aplicá-lo a um novo projeto, clique no link Selecionar sob a legenda Selecionar modelo de projeto e escolha o modelo necessário. Use o campo de busca para acelerar a busca. Para saber mais sobre como criar um modelo, leia este artigo.

• Altere o Título e a Descrição do seu projeto.

• Altere o Gerente de Projeto.

  Para fazer isso, abra a lista suspensa correspondente e selecione a pessoa que você precisa. Classifique os usuários por grupo ou use o campo de filtro no topo para facilitar a busca. Marque a caixa perto deste campo se desejar notificar o gerente de projeto por e-mail.

• Gerencie a Equipe do seu projeto.

  Clique no link Gerenciar Equipe. Na parte esquerda do formulário, marque os usuários que deseja adicionar à sua equipe e clique na seta para a direita. Para remover um usuário adicionado, selecione-o e clique na seta para a esquerda.

  Quando todos os usuários forem adicionados, clique em Salvar. Eles serão notificados por e-mail.

• Edite a estrutura do projeto.

  Você pode editar a estrutura do projeto adicionando marcos. Clique no link Adicionar marco, insira o título e a data de vencimento, e selecione a pessoa responsável. Clique em OK. Para editar ou excluir um marco ou adicionar uma tarefa, selecione o marco, clique no ícone à direita, e selecione a opção correspondente na lista suspensa. Se desejar adicionar tarefas sem marcos, clique no link Adicionar tarefa na seção Tarefas sem marcos, insira o título da tarefa, defina a data de vencimento e especifique a pessoa responsável.

• Revise a lista de contatos.

  Se você adicionar mais participantes à sua oportunidade, eles serão exibidos automaticamente na aba Contatos do projeto criado.

• Insira tags, separando-as com vírgulas.

  Isso ajuda a categorizar o projeto e facilita a busca para outros usuários.

• Marque a caixa Salvar este projeto como privado.

  Use esta opção se desejar restringir o acesso ao projeto recém-criado. Nesse caso, o projeto estará disponível apenas para o administrador do projeto, o gerente de projeto e seus membros com direitos correspondentes.

• Marque a caixa Acompanhar este projeto se você não planeja participar deste projeto mas precisa acompanhá-lo.

Após revisar todas as informações, clique em Salvar.

O projeto criado será adicionado à lista Projetos do módulo Projetos.