Mantendo contatos atualizados

Introdução

Um banco de dados de clientes bem organizado e eficaz permite que você se comunique melhor com seus clientes e aumente suas vendas. Este guia descreve como manter seu banco de dados de clientes: organizar e atualizar as informações de contato disponíveis.

Passo 1. Acesse o CRM

Entre no seu portal ONLYOFFICE e clique no link CRM.

Caso já tenha feito login no portal e esteja utilizando-o há algum tempo, você pode acessar o módulo CRM de qualquer página do portal: use a lista suspensa no canto superior esquerdo da página e selecione a opção correspondente.

Passo 2. Filtre as informações do seu banco de dados

Seu banco de dados de clientes pode incluir quantos contatos você desejar, sejam seus clientes grandes empresas ou indivíduos.

Por padrão, todas as empresas e pessoas disponíveis são exibidas na lista de Contatos. Para encontrar o contato necessário, utilize o filtro no topo da lista.

Clique no botão e selecione uma das opções:

• GERENTE é usado para exibir os contatos atribuídos a você ou a qualquer outro usuário do CRM;
• DATA DE CRIAÇÃO é usada para exibir os contatos criados dentro de um período especificado: Último mês, Ontem, Hoje, Este mês ou qualquer outro período personalizado;
• ACESSIBILIDADE é usada para exibir todos os contatos públicos ou restritos;
• MOSTRAR é usado para exibir todas as empresas ou todas as pessoas apenas, ou mostrar os contatos com oportunidades;
• NÍVEL DE TEMPERATURA é usado para exibir os contatos de um determinado nível de temperatura apenas. Os níveis padrão são frio, morno e quente;
• TIPOS DE CONTATO é usado para exibir os contatos de um determinado tipo apenas. Os tipos padrão são Cliente, Concorrente, Parceiro e Fornecedor;
• COM TAG é usado para exibir os contatos com uma tag especificada apenas.

Você também pode inserir um nome de contato, total ou parcialmente, no campo Filtro e pressionar a tecla Enter para encontrar o contato. Para refinar a busca, use os coringas:

• use o ponto de interrogação ? para realizar a busca de coringa de um único caractere. Por exemplo, a consulta Sm?th retornará resultados para Smith e Smyth.
• use o asterisco * para realizar a busca de coringa de múltiplos caracteres. Por exemplo, para buscar todas as palavras que começam com O, use a consulta O*.
• use as aspas duplas "" para focar os resultados em palavras que aparecem como uma frase exata.
• use o til ~ no final da palavra para buscar palavras com grafia semelhante.

Quando o contato necessário for localizado, clique no nome dele para abrir a página de informações do contato.

Passo 3. Escolha uma imagem para seu contato

Adicionar uma imagem, como uma foto ou o logotipo da empresa, facilita o reconhecimento de seus contatos. Para adicionar ou alterar uma imagem, clique no link Alterar foto abaixo da área de imagem. A janela Escolher uma foto de perfil será aberta.

Se desejar carregar uma imagem do computador, clique em Procurar, localize a imagem desejada e clique duas vezes para carregá-la.

observação

Imagens maiores que 200x300 pixels serão redimensionadas. O tamanho máximo da imagem é de 1 MB.

Se você preencheu anteriormente o campo de rede social no perfil do contato, as imagens das redes sociais também serão exibidas na janela Escolher uma foto de perfil. Clique na que deseja usar para o contato.

Para remover uma imagem, clique no link Alterar foto e, na janela Escolher uma foto de perfil aberta, selecione a imagem padrão.

Passo 4. Atualize as informações de contato existentes

Um problema comum que muitas empresas enfrentam com o banco de dados de clientes é a informação desatualizada e duplicada. Dados incorretos podem fazer você perder tempo e dinheiro.

Para atualizar as informações do contato selecionado, clique no ícone à direita do nome do contato e selecione a opção Editar contato na lista suspensa.

A página Editar pessoa/empresa será aberta. Aqui você pode:

• modificar as informações disponíveis

  Os dados disponíveis são: nome, sobrenome, nome da empresa, cargo, e-mail, telefone, site/rede social, endereço e descrição.

• excluir os dados desnecessários

  Use o ícone ao lado do campo desnecessário para excluí-lo.

• definir a prioridade das informações

  Use o ícone ao lado do campo para marcá-lo como principal. Esta informação será exibida na lista geral de contatos.

• inserir informações adicionais

  Clique no ícone correspondente ou adicione campos do usuário para adicionar mais informações sobre seu contato.

Para salvar as alterações feitas, clique em Salvar alterações.

Passo 5. Organize seus contatos

Organizar seus contatos em grupos ajuda você a criar campanhas de marketing, rastrear seus contatos e encontrá-los mais facilmente. Para organizar seus contatos, você pode dividi-los em tipos, definir um nível de temperatura apropriado e adicionar tags.

Para marcar seu contato, clique no link Adicionar Tag na seção Informações Gerais da página de perfil do contato. Selecione uma das tags disponíveis, se houver, ou insira a tag de que você precisa e clique em OK para confirmá-la.

observação

Se este contato estiver vinculado a outros contatos da lista de Contatos, você será convidado a adicionar esta tag a eles também. Na janela de diálogo que se abre, clique no botão apropriado para adicionar a tag a todos os contatos vinculados ou apenas ao contato atual.

Da mesma forma, você pode adicionar quantas tags desejar.

Para excluir uma tag desnecessária, aponte para ela e clique no ícone que aparece à direita.

Passo 6. Exclua seus contatos

Se você precisar remover um cliente antigo do seu sistema, clique no ícone à direita do nome do contato e selecione a opção Excluir contato na lista suspensa.

observação

A ação Excluir empresa/pessoa não pode ser desfeita.

O contato selecionado com todas as informações associadas será removido do seu sistema.