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Convidando convidados

Introdução​

O tipo de usuário Convidado é a melhor solução para aqueles que:

  • desejam conceder acesso ao portal para os clientes,
  • precisam recorrer à ajuda de freelancers/subcontratados para realizar algum trabalho,
  • não querem pagar a mais por usuários que não participam da vida do portal.

O ONLYOFFICE Workspace permite que você adicione convidados, concedendo permissões de visualização sem nenhum custo adicional.

Para adicionar a pessoa necessária como convidado, você pode proceder de quatro maneiras diferentes:

Este guia descreve como isso pode ser feito em alguns passos simples.

Criar um novo convidado​

Se você tem as informações detalhadas da pessoa que deseja adicionar como convidado, utilize a opção Criar novo convidado. Para fazer isso, acesse o módulo Pessoas e prossiga da seguinte forma:

  1. Clique em Criar no canto superior esquerdo.

  2. Selecione a opção Convidado na lista suspensa.

  3. Preencha os campos obrigatórios do formulário Criar Novo Perfil: Nome, Sobrenome e Email.

  4. Se necessário, crie uma senha temporária clicando no link Definir senha.

    observação

    Por padrão, a senha deve ter pelo menos 8 e no máximo 120 caracteres.

  5. Insira qualquer informação adicional que você tenha.

  6. Adicione uma foto ao perfil clicando em Editar Foto abaixo da imagem padrão.

  7. Clique em Salvar.

How to invite guests to your portal? Create a new guest

A pessoa será adicionada ao portal imediatamente e receberá um convite por email.

Importar contas de convidados​

Se você deseja adicionar vários convidados de uma vez usando as informações de contato de diferentes fontes: Web, arquivo .csv ou livro de endereços do cliente de email, use a opção Importar Pessoas. Para fazer isso, acesse o módulo Pessoas e prossiga da seguinte forma:

  1. Clique no ícone Mais Ações Botão Mais Ações no canto superior esquerdo.

  2. Selecione a opção Importar Pessoas na lista suspensa.

  3. No assistente Adicionar usuários ao portal que se abre, selecione a fonte da qual deseja importar as informações de contato:

    • Clique em De Arquivo para importar as informações de contato do arquivo .csv previamente criado ou arquivo .csv do MS Outlook Express, em seguida carregue o arquivo necessário, verifique os dados e clique em Ir para lista de contatos.
    • Clique em Google e conceda acesso à conta selecionada para importar as informações de contato da web.
    • Clique em Manualmente para adicionar manualmente as informações de contato de vários convidados à lista.

How to add guests to your portal? Import guest accounts

  1. Verifique as informações importadas exibidas no assistente Adicionar usuários ao portal.
  2. Especifique o nome e sobrenome da pessoa, se ausentes.
  3. Selecione vários usuários e clique em Convidado no topo, ou use o item de menu Convidado à direita de um determinado usuário.
  4. Clique em Adicionar ao portal.

How to add guests to your portal? Import guest accounts

As pessoas selecionadas serão adicionadas ao portal imediatamente e receberão um convite por email.

Convidar convidados​

Se você deseja convidar cada cliente pessoalmente em vez de enviar o convite gerado automaticamente, ou se não tem tempo para preencher cada perfil, você pode usar a opção Link de Convite. Para fazer isso, siga os passos abaixo:

  1. Clique no ícone Mais Ações Botão Mais Ações no canto superior esquerdo e selecione a opção Link de Convite.
  2. Marque a caixa de seleção Adicionar usuários como convidados abaixo do campo do link.
  3. Clique na opção Copiar o link ou use as combinações de teclas Ctrl+A e Ctrl+C para copiar todo o link.
  4. Cole o link em uma mensagem e envie-o ao cliente que deseja convidar.
observação

Lembre-se de informar seus clientes que o link é válido por apenas sete dias.

How to add guests to your portal? Invite guests

Após a pessoa convidada seguir o link e inserir seu email, nome, sobrenome e senha, ela será automaticamente adicionada ao seu portal, e você será notificado de que um novo usuário foi adicionado.

observação

Se você for o único usuário no portal e precisar convidar rapidamente novos membros, você pode usar o ícone Ícone de convidar usuários para o portal Convidar usuários para o portal para gerar o link de convite. Este ícone está disponível no painel lateral esquerdo em cada módulo do portal.

Permitir auto-registro de convidados​

Se você deseja permitir que as pessoas entrem no seu portal por conta própria, configure as configurações de Domínio de Email Confiável para que qualquer pessoa com um endereço de email em um servidor de email confiável possa acessar seu portal clicando no link Clique aqui para se juntar na página de Entrar. Para fazer isso, siga os passos abaixo:

  1. Clique no ícone Ícone de Configurações no topo da página ou abra a lista suspensa Escolher ao lado do logotipo do seu portal e escolha a opção Configurações.
  2. Selecione a subseção Acesso ao Portal da seção Segurança.
  3. Role para baixo até a seção Configurações de Domínio de Email Confiável.
  4. Marque o botão de rádio Domínios personalizados.
  5. Clique no link Adicionar domínio confiável.
  6. Insira o servidor de email confiável no campo que aparece abaixo.
  7. Marque a caixa de seleção Adicionar usuários como convidados abaixo dos campos do servidor.
  8. Clique em Salvar na parte inferior da seção.

A partir deste momento, qualquer pessoa que tenha uma conta no servidor de email especificado poderá entrar no seu portal.

How to add guests to your portal? Allow guest self-registration

Os usuários adicionados como convidados terão permissões muito limitadas no seu portal. Você sempre pode mudar o tipo deles de Convidado para Usuário para conceder direitos de acesso estendidos. Lembre-se de que, nesse caso, eles serão incluídos no plano de preços, e se o número deles exceder o máximo permitido, você precisará atualizar sua assinatura.