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Como funciona

O ONLYOFFICE Mail é uma ferramenta que permite trabalhar com mensagens de e-mail diretamente no seu portal. Ele oferece uma variedade dos recursos padrão implementados em qualquer outro cliente de e-mail:

  • conexão de caixas de correio,
  • recebimento e envio de mensagens de e-mail,
  • uso da lista de endereços e gerenciamento de contatos,
  • configuração de uma assinatura,
  • uso do recurso de resposta automática,
  • impressão de mensagens.

Além disso, o ONLYOFFICE Mail oferece recursos não disponíveis em outros clientes de e-mail, permitindo vincular informações a outras entidades do portal. Por exemplo, você pode:

  • salvar automaticamente documentos de anexos em uma pasta compartilhada no portal,
  • adicionar novos contatos ao módulo CRM,
  • vincular o histórico de correspondência a um contato/oportunidade/caso do CRM,
  • adicionar eventos ao Calendário.

Esta é uma das ferramentas do portal usadas para criar um espaço de trabalho único e tornar suas comunicações empresariais e relacionamentos com clientes mais convenientes e eficientes. Além das opções acima, o ONLYOFFICE Mail permite:

  • enviar faturas aos seus clientes diretamente do módulo CRM,
  • anexar às mensagens de e-mail quaisquer documentos armazenados no portal.

No módulo ONLYOFFICE Mail, também é possível usar o ONLYOFFICE Mail Server, que oferece os seguintes recursos:

  • conectar seu domínio,
  • criar caixas de correio corporativas,
  • adicionar aliases,
  • criar grupos de e-mail.

Para entender melhor as características especiais do ONLYOFFICE Mail e as diferenças em relação a outros clientes de e-mail, como Thunderbird ou MS Outlook, é preciso saber o que é o e-mail como fenômeno e como o processo de envio e recebimento de e-mails é realizado em outros clientes de e-mail.

Como funcionam os clientes de e-mail mais usados?​

O e-mail é uma solução cliente/servidor. Ao enviar e receber mensagens de e-mail por meio de um cliente de e-mail, os seguintes aplicativos do lado do cliente e do lado do servidor interagem:

  • MUA - Mail User Agent, que permite visualizar as mensagens recebidas e transfere as mensagens enviadas ao servidor de e-mail,
  • MTA - Mail Transfer Agent, que transfere mensagens entre servidores,
  • MDA - Mail Delivery Agent, que recebe as mensagens recebidas e as entrega na caixa de correio do destinatário.

Interação entre o cliente e o servidor de e-mail

As mensagens são enviadas de um cliente de e-mail da seguinte maneira:

  1. O remetente transfere uma mensagem de e-mail do cliente de e-mail para o servidor de e-mail por meio do protocolo SMTP.

    • O cliente de e-mail do remetente se conecta ao seu servidor de e-mail de saída.
    • Depois que a conexão com o servidor de e-mail é estabelecida, as informações sobre o remetente, o destinatário e a data de envio do e-mail são transmitidas ao servidor.

  2. O servidor de e-mail do remetente transfere a mensagem de e-mail para o servidor de e-mail do destinatário por meio do protocolo SMTP.

    • O servidor de e-mail coloca a mensagem na fila. Antes de a mensagem ser realmente enviada, o servidor verifica se várias condições são atendidas.
    • O servidor de e-mail do remetente consulta o Sistema de Nomes de Domínio (DNS) e verifica se existem os registros A e MX do domínio especificado no endereço de e-mail do destinatário.
      • O registro A permite obter um endereço IP externo associado a um nome de domínio.
      • O registro MX permite descobrir onde está localizado o servidor de e-mail que recebe os e-mails de um domínio.
    • O servidor de e-mail do remetente verifica se a porta 25, responsável pela entrega das mensagens, está aberta no servidor de e-mail de entrada do destinatário.
    • Se todos os requisitos forem atendidos, o servidor de e-mail do remetente se dirige ao servidor de e-mail do destinatário, informa sobre a intenção de enviar a mensagem e transfere as informações sobre o remetente e um determinado destinatário. Se esse destinatário existir, o corpo da mensagem é enviado.
    • O servidor de e-mail do destinatário baixa a mensagem e verifica se há spam ou vírus. Se a mensagem passar por todas as verificações, ela é colocada no armazenamento. Se a mensagem não passar em uma verificação, ela pode ser rejeitada.

  3. O destinatário se conecta ao servidor de e-mail por meio do protocolo POP3 ou IMAP4, baixa a mensagem e, em seguida, pode visualizá-la na interface do cliente de e-mail.

    As principais diferenças entre os protocolos POP3 e IMAP4 são as seguintes:

    • O protocolo POP3 baixa uma mensagem de e-mail inteira para o computador do usuário. Ele não oferece suporte à sincronização reversa. Todas as ações realizadas com uma mensagem no aplicativo do lado do cliente (por exemplo, leitura, movimentação) não são transferidas ao servidor e não podem ser exibidas em outros clientes de e-mail.
    • O protocolo IMAP4 permite que os usuários trabalhem com o servidor de e-mail sem baixar a mensagem inteira, baixando apenas a exibição do status das mensagens de e-mail no servidor. O usuário pode visualizar somente os cabeçalhos dos e-mails e baixar seletivamente as mensagens clicando no cabeçalho correspondente. Esse protocolo garante a sincronização reversa.

Detalhes da implementação do ONLYOFFICE Mail​

O ONLYOFFICE Mail inclui os seguintes componentes principais:

  1. Mail Aggregator - um serviço que coleta mensagens de e-mail de outras caixas de correio.

    Os seguintes componentes também são usados para garantir o funcionamento do agregador de e-mail:

    • armazenamento de e-mail próprio,
    • a API do armazenamento de e-mail,
    • servidor HTTP que processa as solicitações a essa API. Ele também é responsável pelo envio de e-mails.

    Na interface do usuário com um conjunto de pastas padrão, você pode conectar caixas de correio existentes especificando seu login, senha e as configurações de conexão com um servidor de e-mail. O agregador de e-mail baixará as mensagens das caixas de correio conectadas para o armazenamento por meio do protocolo de recebimento de e-mail (POP3 ou IMAP4) especificado nas configurações de conexão. Você poderá visualizar as mensagens recebidas e enviar e-mails de qualquer uma das caixas de correio conectadas.

    O agregador de e-mail sempre trabalha com atraso. Se houver muitos usuários no seu portal, várias configurações podem ser usadas para garantir que as mensagens de todos os usuários sejam entregues em um determinado período. Primeiro o agregador coleta as novas mensagens e depois todas as outras. Também é possível coletar mensagens apenas dos últimos 30 dias ou dar prioridade aos usuários ativos do portal.

    Nenhuma das ações realizadas no cliente é transferida ao servidor de origem, com uma única exceção: uma mensagem enviada é colocada na pasta "Enviados" no servidor.

  2. Mail Server - um conjunto de produtos de software que permite aos usuários enviar e receber mensagens de e-mail a partir da interface do ONLYOFFICE Mail usando nomes de domínio próprios.

    Os seguintes componentes também são usados para garantir o funcionamento do servidor de e-mail:

    • MailServer API - um conjunto de funções para conectar nomes de domínio próprios, criar e configurar caixas de correio, aliases e grupos de e-mail.
    • MailServer WebUI - a página de administração usada para a interação com a API do MailServer.
    • Mail Aggregator, descrito acima.

As principais diferenças entre o ONLYOFFICE Mail e outros programas de e-mail são as seguintes:

  • O ONLYOFFICE Mail Server oferece suporte aos protocolos SMTP, IMAP e POP3, mas as mensagens de e-mail são enviadas por meio de um servidor HTTP.
  • O ONLYOFFICE Mail Server não possui um cliente de e-mail próprio. O Mail Aggregator é usado para trabalhar com o ONLYOFFICE Mail Server, assim como para a interação com qualquer outro servidor de e-mail de terceiros.

Isso resulta em algumas restrições. Por exemplo, não é possível implementar um funcionamento completo por meio do protocolo IMAP.

Se um servidor de e-mail tem seu próprio cliente de e-mail, não há restrições quanto ao número de conexões do mesmo endereço IP entre os aplicativos do lado do cliente e do lado do servidor, enquanto essas restrições sempre existem ao trabalhar com clientes de terceiros.

Como o ONLYOFFICE Mail trabalha com o agregador de e-mail e não com um cliente de e-mail dedicado, essa restrição pode ser aplicada se houver muitos usuários no portal, pois as caixas de correio de todos os usuários estão no mesmo endereço IP.