Compartilhando arquivos e pastas

Tipos de acesso disponíveis

Usando o aplicativo Documentos, você pode compartilhar um arquivo/pasta com seus usuários/grupos do portal ou fornecer acesso a um arquivo para qualquer outra pessoa compartilhando um link para um documento. Os seguintes tipos de acesso podem ser selecionados:

• Acesso total — o usuário ou grupo poderá visualizar e editar o conteúdo do documento/pasta.
• Preencher formulários — o usuário ou grupo poderá apenas visualizar o formulário e preencher os campos inseridos nele (esta opção está disponível apenas para arquivos .oform).
• Comentarista — o usuário ou grupo poderá apenas visualizar o documento e adicionar comentários, bem como gerenciá-los.
• Revisor — o usuário ou grupo poderá sugerir correções sem realmente editar o documento (esta opção está disponível apenas para arquivos .docx e .docxf).
• Visualizador — o usuário ou grupo poderá apenas visualizar o conteúdo do documento/pasta.
• Negar acesso — as permissões anteriormente concedidas ao usuário ou grupo serão revogadas.

Compartilhar arquivos e pastas com usuários do portal

Para compartilhar seu arquivo/pasta com outros usuários no seu portal:

1. Abra a janela de diálogo Compartilhar:

   Na lista de arquivos:

   1. Toque e segure o documento/pasta necessário na lista de arquivos.
   2. Selecione a opção Configurações de compartilhamento no menu.

   Nos editores:

   1. Toque no ícone Ferramentas no canto direito da barra de ferramentas superior.
   2. Selecione a opção Compartilhar no menu.

   A janela Configurações de compartilhamento exibe a lista de usuários que já receberam acesso a este arquivo/pasta.

2. Selecione usuários/grupos com quem você deseja compartilhar o arquivo/pasta:

   1. Toque no ícone Adicionar usuários no canto superior direito da tela.

   2. Selecione uma das três abas disponíveis: Funcionários, Grupos e Convidados.

   3. Defina um tipo de acesso padrão para todas as pessoas/grupos com quem você deseja compartilhar o documento, abrindo a lista de tipos de acesso no canto inferior esquerdo da tela. O tipo de acesso Visualizador é definido por padrão.

   4. Toque nos círculos vazios ao lado esquerdo dos nomes necessários, um de cada vez. Para encontrar rapidamente as pessoas necessárias, você também pode usar o campo de Pesquisa acima da lista de usuários. Quando os usuários/grupos forem selecionados, toque em Próximo no canto inferior direito da tela.

      

      Os usuários/grupos selecionados serão exibidos na lista de Compartilhamento.

   5. Por padrão, todos os usuários selecionados receberão uma notificação por e-mail padrão. Para enviar uma mensagem com seu próprio texto, toque no ícone de notificação e insira seu texto no campo que aparece.

3. Se necessário, altere o tipo de acesso para cada usuário/grupo separadamente. Para fazer isso, toque no nome do usuário/grupo ou no ícone à direita do nome, selecione o tipo de acesso necessário e toque em Compartilhar.

   Para remover uma pessoa/grupo da lista, toque no ícone à direita do nome do usuário e selecione a opção Negar acesso.

4. Todas as configurações são salvas automaticamente. Toque em Fechar no canto superior esquerdo da janela Configurações de compartilhamento para sair.

Compartilhar arquivos usando o link externo

Você pode gerar links de compartilhamento dedicados separados para usuários internos do portal e usuários externos. Isso está disponível para qualquer arquivo ou pasta, seja armazenado dentro de uma sala ou em seus Meus Documentos pessoais.

Para compartilhar um arquivo ou pasta via link:

1. Toque e segure o documento/pasta necessário na lista de arquivos e selecione Configurações de compartilhamento, ou abra o arquivo no editor, toque no ícone Ferramentas e selecione Compartilhar.
2. Toque em Copiar link compartilhado para copiar instantaneamente um link com as configurações padrão para a área de transferência, ou toque em Configurações de compartilhamento para configurar o link antes de compartilhar.

Na janela Configurações de compartilhamento, as seguintes opções de link estão disponíveis:

• Direitos de acesso — selecione o nível de acesso no menu suspenso.
• Quem tem acesso — especifique quem pode usar o link:
  • Qualquer pessoa com o link — o link é acessível para usuários externos.
  • Apenas usuários do DocSpace — o link é acessível apenas para usuários internos do portal.
• Acesso por senha — ative este interruptor para proteger o link com uma senha.
• Restringir cópia de conteúdo do arquivo, download e impressão — ative este interruptor para impedir que os usuários copiem conteúdo, façam download ou imprimam o arquivo.
• Revogar link — toque para invalidar o link atual. O arquivo não estará mais acessível via o link anteriormente compartilhado.

Uma vez configurado, use o botão Copiar link para copiar o link para a área de transferência e compartilhá-lo via um mensageiro ou qualquer outro aplicativo instalado no seu dispositivo.