Compartilhar arquivos e pastas

Tipos de acesso disponíveis

Usando a versão web móvel, você pode compartilhar um arquivo/pasta com seus usuários/grupos do portal ou fornecer acesso a um arquivo para qualquer outra pessoa compartilhando um link para um documento. Os seguintes tipos de acesso podem ser selecionados:

• Acesso Completo - o usuário ou grupo poderá visualizar e editar o conteúdo do documento/pasta,
• Revisão - o usuário ou grupo poderá sugerir correções sem realmente editar o documento (esta opção está disponível apenas para arquivos .docx e .pdf),
• Preenchimento de Formulário - o usuário ou grupo poderá apenas visualizar o formulário e preencher os campos inseridos nele (esta opção está disponível apenas para arquivos de preenchimento de formulário PDF),
• Filtro Personalizado - o usuário ou grupo poderá apenas visualizar a planilha com filtros aplicados. Todas as outras opções de edição estarão disponíveis (esta opção está disponível apenas para arquivos .xlsx),
• Comentário - um usuário ou grupo poderá apenas visualizar o documento e adicionar comentários, bem como gerenciá-los,
• Somente Leitura - o usuário ou grupo poderá apenas visualizar o conteúdo do documento/pasta,
• Negar Acesso - permissões previamente concedidas ao usuário ou grupo serão revogadas.

Compartilhar arquivos e pastas com usuários do portal

Para compartilhar seu arquivo/pasta com outros usuários em seu portal:

1. abra a janela de Configurações de Compartilhamento:

   • toque no botão Compartilhar à direita do documento/pasta necessário na lista de arquivos, ou
   • toque no ícone e selecione a opção Configurações de Compartilhamento no menu.

   A janela de Configurações de Compartilhamento exibe as pessoas que já receberam acesso a este arquivo/pasta.

2. toque no botão Adicionar usuários para abrir a lista de usuários/grupos.

3. marque as pessoas (grupos) com quem deseja compartilhar o documento e toque no botão Salvar.

4. defina um tipo de acesso necessário para cada usuário/grupo específico. A opção Somente Leitura é selecionada por padrão. Toque no ícone ao lado do nome do usuário e escolha a opção necessária: Acesso Completo, Revisão, Preenchimento de Formulário, Comentário, Somente Leitura ou Negar Acesso. As opções disponíveis podem variar dependendo do tipo de arquivo.

   Para remover um usuário/grupo da lista, toque no ícone próximo ao nome na lista e escolha a opção Remover na barra de ferramentas acima.

   

5. você pode tocar em Configurações avançadas e escolher uma das duas opções para compartilhar arquivos:

   • Não pode imprimir, baixar e copiar arquivo (para Somente Leitura & Comentário) – define as restrições correspondentes para todos os usuários com direitos de acesso 'Somente Leitura' e 'Comentário' ao arquivo.
   • Não pode alterar configurações de compartilhamento (para Acesso Completo) - define as restrições correspondentes para todos os usuários com direitos de acesso 'Acesso Completo' ao arquivo.

6. pressione o botão Salvar na parte inferior da janela.

   Ao tocar na seta ao lado do botão Salvar você pode escolher se deseja:

   • Adicionar mensagem – insira sua mensagem de notificação no campo que apareceu e toque no botão Salvar e Enviar;
   • Salvar sem notificação – as configurações são salvas, mas os usuários envolvidos não são notificados;
   • Salvar e Copiar link direto – as configurações são salvas e o link direto para o arquivo ou pasta é copiado para sua área de transferência.

Compartilhar arquivos e pastas usando o link externo

Para fornecer acesso ao arquivo/pasta via link externo especificando o tipo de acesso necessário:

1. abra a janela de Configurações de Compartilhamento:

   • toque no botão Compartilhar à direita do documento/pasta necessário na lista de arquivos, ou
   • toque no ícone e selecione a opção Configurações de Compartilhamento no menu.

2. toque no botão Adicionar link dentro da janela 'Configurações de Compartilhamento'. O item de menu Novo link aparecerá na lista abaixo,

   observação

   Alternativamente, você pode tocar na seta à direita do botão Adicionar link e escolher a opção Criar novo link externo. Outra opção neste menu permite que você copie o link direto para o arquivo ou pasta.

3. altere o nome do link para distinguir vários links e toque no botão ,

4. toque no nome do link e escolha uma das seguintes opções:

   

   • Copiar link externo – o link será copiado para sua área de transferência.
   • Compartilhar – abre uma janela que fornece três opções de compartilhamento do link, ou seja, via e-mail, redes sociais ou copiando o link.
   • Encurtar o link – obtenha a versão encurtada do link.
   • Definir uma senha – proteja o acesso ao link do arquivo ou pasta com uma senha personalizada pelo usuário ou gerada automaticamente.

     1. Ative o interruptor Habilitar acesso por senha.

     2. toque no ícone para gerar uma senha ou insira-a manualmente no campo correspondente.

     3. Para limpar o campo de senha, toque no botão Limpar.

     4. Para copiar o link e a senha para sua área de transferência para compartilhamento futuro, toque no botão Copiar link e senha.

     5. Você pode desativar/reativar o acesso por senha ativando/desativando o interruptor correspondente no topo da janela.

     6. Toque no botão Salvar para salvar as configurações de acesso por senha.

        Observe que a senha é aplicada ao acesso pelo link e não ao arquivo em si. Para saber mais sobre a proteção de documentos, leia o guia a seguir.

        Você também pode usar o ícone ao lado do link dentro da janela 'Configurações de Compartilhamento' para definir uma senha.

   • Limitar por tempo – defina o limite de tempo durante o qual o link permanece válido.

     1. Ative o interruptor Habilitar limite de tempo.

     2. Insira a data necessária no campo Data ou abra o calendário e defina a data lá.

     3. Insira a duração necessária no campo Hora.

     4. Para limpar os valores de data e hora, toque no botão Limpar.

     5. Para excluir permanentemente o link após o tempo limite, marque a caixa de seleção correspondente.

     6. Toque no botão Salvar para salvar as configurações de limite de tempo.

        Você também pode usar o ícone ao lado do link dentro da janela 'Configurações de Compartilhamento' para definir um limite de tempo.

   • Renomear – defina um nome personalizado para o link exibido na janela ‘Configurações de Compartilhamento’ para distinguir facilmente vários links para o arquivo ou pasta.
   • Excluir – exclua o link para o arquivo ou pasta. O arquivo/pasta se tornará inacessível através do link compartilhado anteriormente.

5. selecione o tipo de acesso necessário. Toque no ícone e selecione o tipo de acesso necessário na lista suspensa

6. Para salvar as alterações feitas nos parâmetros do link externo, toque no botão Salvar. Para salvar as alterações e obter o link copiado para sua área de transferência, toque na seta ao lado do botão Salvar e escolha a opção Salvar e Copiar link direto.