Compartilhar arquivos e pastas

Tipos de acesso disponíveis

Usando o aplicativo Documentos, você pode compartilhar um arquivo/pasta com seus usuários/grupos do portal ou fornecer acesso a um arquivo para qualquer outra pessoa compartilhando um link para um documento. Os seguintes tipos de acesso podem ser selecionados:

• Acesso Total - o usuário ou grupo poderá visualizar e editar o conteúdo do documento/pasta,
• Preencher formulários - o usuário ou grupo poderá apenas visualizar o formulário e preencher os campos do formulário inseridos nele,
• Comentar - o usuário ou grupo poderá apenas visualizar o documento e adicionar comentários, bem como gerenciá-los,
• Revisão - o usuário ou grupo poderá sugerir correções sem realmente editar o documento (esta opção está disponível apenas para arquivos .docx),
• Somente Leitura - o usuário ou grupo poderá apenas visualizar o conteúdo do documento/pasta,
• Negar Acesso - permissões previamente concedidas ao usuário ou grupo serão revogadas.

Compartilhar arquivos e pastas com usuários do portal

Para compartilhar seu arquivo/pasta com outros usuários no seu portal:

1. Abra o painel de Configurações de compartilhamento:
   • Toque no ícone à direita do documento/pasta necessário na lista de arquivos para acessar o menu do arquivo/pasta,
   • Selecione a opção Configurações de compartilhamento no menu.
2. Toque no ícone no canto superior direito da tela para abrir o painel Selecionar membros.
3. Selecione os usuários/grupos/convidados com quem você deseja compartilhar o arquivo/pasta:

   • O painel Selecionar membros tem três guias: Membros, Grupos e Convidados.

   • Toque nos nomes dos usuários/grupos necessários na lista um de cada vez. Para encontrar rapidamente as pessoas necessárias, você também pode usar o campo Pesquisar acima da lista de usuários. Ao compartilhar o arquivo com grupos, você também pode escolher a opção Admin ou Todos.

     

     O número de usuários/grupos selecionados será exibido na parte inferior da tela. Para limpar a seleção, use o ícone no canto inferior esquerdo.

4. Defina um tipo de acesso padrão para todas as pessoas/grupos com quem você deseja compartilhar o documento. O tipo de acesso Somente Leitura é concedido por padrão. Se necessário, altere-o tocando à direita do item de menu Direitos de acesso e selecionando o tipo de acesso necessário.
5. Toque no botão Avançar no canto inferior direito da tela. Os usuários/grupos selecionados serão exibidos na lista do painel Configurações de compartilhamento.
6. Se necessário, altere o tipo de acesso para cada usuário/grupo separadamente. Para isso, toque no ícone à direita do nome do usuário e selecione o tipo de acesso necessário.
7. Para remover uma pessoa/grupo da lista, toque no ícone à direita do nome do usuário e selecione a opção Negar acesso.
8. Toque no ícone na seção Links compartilhados do painel Configurações de compartilhamento. O link será copiado para a área de transferência e você poderá enviá-lo por um mensageiro ou de qualquer outra forma.
9. Para fechar o painel de configurações de compartilhamento, toque no ícone no canto superior esquerdo do painel Configurações de compartilhamento.

Compartilhar arquivos usando o link externo

Para compartilhar um arquivo por meio de um link externo com configurações avançadas:

1. Abra o painel de Configurações de compartilhamento:

   • Toque no ícone à direita do documento necessário na lista de arquivos para acessar o menu do arquivo,
   • Selecione a opção Configurações de compartilhamento no menu.

2. Na seção Links compartilhados, toque no ícone para criar um novo link compartilhado. Para editar um link existente, toque no ícone e altere as configurações de Direitos de acesso.

   

3. O painel Editar link será aberto com as seguintes configurações:

   

   Nome do link: Insira um nome personalizado para o seu link compartilhado (o padrão é "Link compartilhado").

   Direitos de acesso: Toque no ícone ao lado do item de menu Direitos de acesso para selecionar o tipo de acesso dos usuários que acessarão o arquivo por meio deste link:

   • Edição
   • Revisão
   • Comentário
   • Somente leitura

   Tempo de vida do link: Defina por quanto tempo o link permanecerá ativo. Toque para escolher entre:

   • 12 horas
   • 1 dia
   • 7 dias
   • Ilimitado
   • Personalizado (defina uma data e hora de expiração específicas)

   Tipo: Escolha quem pode acessar o arquivo:

   • Qualquer pessoa com o link — qualquer pessoa que tenha o link pode acessar o arquivo.
   • Somente usuários do Apps — somente usuários autenticados do Apps podem acessar o arquivo.

   Seção Proteção:

   • Acesso por senha: Ative esta opção para exigir uma senha para acessar o arquivo. Toque para definir uma senha personalizada.
   • Restringir a cópia do conteúdo do arquivo, o download e a impressão: Ative esta opção para desativar o download, a cópia e a impressão do arquivo compartilhado por meio de um link.

4. Toque em Concluído no canto superior direito para salvar suas configurações.

5. Compartilhe o link usando um destes métodos:

   • Toque no ícone Compartilhar para enviar o link diretamente pelos aplicativos de mensagens instalados.
   • Toque no ícone Copiar link para copiar o link para a área de transferência e colá-lo onde precisar.

6. Para gerenciar os links compartilhados existentes, volte ao painel Configurações de compartilhamento. Você verá uma lista de todos os links compartilhados ativos. O contador ao lado do título da seção mostra quantos links estão ativos no momento do total permitido.

7. Para cada link compartilhado, você pode:

   • Tocar no ícone para compartilhar o link novamente.
   • Tocar no ícone para acessar as configurações de edição do link.

8. Para excluir um link compartilhado, toque no botão Excluir link na parte inferior do painel Editar link.