Começando

Introdução

O ONLYOFFICE Apps é uma nova forma de colaborar em documentos com equipes, clientes, parceiros etc., baseada no conceito de salas – espaços especiais com permissões predefinidas. A partir da versão 4.0, o espaço de trabalho é organizado em aplicativos separados: Arquivos, Salas, Formulários e Agentes de IA.

O ONLYOFFICE Apps oferece os seguintes recursos:

• Criar vários tipos de salas: Salas públicas, Salas de colaboração, Salas de dados virtuais e Salas personalizadas. Criar espaços de preenchimento de formulários no aplicativo separado Formulários.
• Fornecer permissões de acesso flexíveis: visualização, comentários, revisão, preenchimento de formulários, edição.
• Criar e editar documentos, planilhas, apresentações, formulários, PDFs e e-books. Visualizar arquivos multimídia (imagens, arquivos de vídeo e áudio). Trabalhar com arquivos markdown e diagramas.
• Convidar usuários para colaboração: coedição em tempo real, comentários e comunicação por chat ou videochamadas dentro dos editores online.
• Armazenar e gerenciar documentos pessoais no aplicativo dedicado Arquivos.
• Gerenciar salas: adicionar arquivos, convidar membros e atribuir níveis de permissão, visualizar informações detalhadas e atividades recentes, arquivar salas.
• Criar agentes de IA e conectar quaisquer assistentes de IA aos editores para maior eficiência e fluxos de trabalho mais rápidos. Usar o Chat de IA integrado em qualquer sala ou pasta para trabalhar com documentos, gerar conteúdo e imagens e pesquisar na web.
• Configurar recursos de integração: conectar serviços e armazenamentos externos. Atualmente, armazenamentos de terceiros só podem ser usados para realizar backups.
• Incorporar o ONLYOFFICE Apps ou partes dele ao seu próprio aplicativo web com o JavaScript SDK.
• Ajustar recursos de personalização e branding.
• Usar ferramentas do desenvolvedor: webhooks, aplicativos OAuth, chaves de API e Docs Connect para conectar editores em nuvem a uma plataforma de terceiros por meio de uma chave de API.
• Configurar recursos de segurança: backup e restauração, autenticação de dois fatores, segurança de IP, trilha de auditoria, alertas de login suspeito, encaminhamento do histórico de auditoria e de login para sistemas SIEM externos e mais.
• Integrar o ONLYOFFICE Apps à sua plataforma com conectores prontos para uso para Drupal, Pipedrive, WordPress, Zapier, Zoom, Moodle etc.

Estrutura do espaço de trabalho

No menu do lado esquerdo, as seguintes seções estão disponíveis:

• Início – um painel de visão geral do seu espaço de trabalho. Aqui você pode visualizar os detalhes do seu perfil, criar ou enviar arquivos rapidamente, abrir cada aplicativo e conectar o ONLYOFFICE Docs à sua plataforma existente.
• Arquivos – um aplicativo para armazenar documentos pessoais. Os documentos e pastas compartilhados com você por outros membros a partir do aplicativo Arquivos deles estão disponíveis na subseção Compartilhados comigo.
• Salas – um aplicativo para as salas ativas disponíveis para você. Os administradores podem criar e gerenciar salas; usuários e convidados só podem acessar as salas para as quais são convidados. As salas arquivadas estão disponíveis na subseção Arquivo: os administradores podem restaurar ou excluir permanentemente as salas arquivadas; usuários e convidados só podem visualizar as salas para as quais foram convidados.
• Formulários – um aplicativo para trabalhar com formulários: ele contém espaços de preenchimento de formulários e modelos de formulários.
• Agentes de IA – um aplicativo para os agentes de IA disponíveis para você. Os administradores podem criar e gerenciar seus próprios agentes de IA; usuários e convidados só podem acessar os agentes de IA para os quais são convidados.
• Ferramentas de desenvolvedor – uma seção na parte inferior do menu do lado esquerdo que oferece acesso rápido às ferramentas do desenvolvedor. Quando o menu está recolhido, ela é reduzida a um ícone com uma dica de ferramenta.

Cada aplicativo tem seu próprio conjunto de seções:

• Arquivos favoritos – um espaço para documentos e pastas que você marcou como favoritos.
• Arquivos recentes – um espaço para documentos que você abriu recentemente no editor. Contém os últimos 100 arquivos, que são armazenados por 90 dias.
• Compartilhados comigo (para o aplicativo Arquivos) – um espaço para armazenar documentos e pastas compartilhados com você por outros membros.
• Modelos (para os aplicativos Salas e Formulários) – um espaço para armazenar os modelos de salas e formulários criados.
• Arquivo (para o aplicativo Salas) – um espaço para salas arquivadas. Os administradores podem restaurar ou excluir permanentemente as salas arquivadas; usuários e convidados só podem visualizar as salas para as quais foram convidados.
• Lixeira – um espaço para salas e documentos removidos que podem ser restaurados ou excluídos permanentemente.

No menu localizado ao lado do nome do usuário no canto inferior esquerdo, os usuários podem visualizar seus perfis e informações úteis, como atalhos de teclado ou artigos da central de ajuda. Os administradores também podem acessar as Configurações e os Contatos do espaço de trabalho usando este menu.

Definindo direitos de acesso

Tipos de usuário e permissões

Um tipo de usuário é uma categoria que define o tipo de acesso que um usuário tem a diferentes seções do sistema. No ONLYOFFICE Apps, há cinco tipos de usuário com as seguintes permissões:

1. Convidados podem acessar apenas as salas para as quais são convidados pelos administradores. Eles não podem criar suas próprias salas. Podem criar, enviar, excluir pastas ou arquivos apenas se forem designados como Criadores de conteúdo. Convidados só podem ser convidados por meio de salas. Esta é uma conta gratuita (é possível adicionar um número ilimitado de convidados sem qualquer taxa).
2. Usuários podem criar e editar arquivos na sala, mas não podem criar salas, gerenciar usuários ou acessar configurações. Esta é uma conta gratuita (é possível adicionar um número ilimitado de usuários sem qualquer taxa).
3. Administradores de sala podem fazer o mesmo que os usuários, além de criar e gerenciar as salas atribuídas, convidar novos usuários e atribuir níveis de permissão abaixo de seu nível. Todos os administradores têm acesso ao aplicativo Arquivos. Esta é uma conta paga (será cobrada uma taxa dependendo do número de administradores).
4. Administradores completos podem fazer o mesmo que os administradores de sala, além de acessar as configurações do espaço de trabalho, gerenciar e arquivar salas, ativar ou desativar serviços pagos e executar backups. Os administradores completos têm acesso somente leitura às salas para as quais não foram convidados, mas podem mudar o proprietário dessa sala ou arquivá-la. Esta é uma conta paga (será cobrada uma taxa dependendo do número de administradores).
5. Proprietário pode fazer o mesmo que o administrador completo, além de adicionar administradores. O Proprietário tem acesso somente leitura às salas para as quais não foi convidado, mas pode mudar o proprietário dessa sala ou arquivá-la. O Proprietário é um Pagador que tem acesso aos detalhes de pagamento e é o único usuário que pode ajustar a cota, recarregar a carteira e efetuar pagamentos. O Proprietário é o único usuário que pode excluir o espaço de trabalho. Esta é uma conta paga.

Seção\Tipo de usuário	Proprietário	Administrador completo	Administrador de sala	Usuário	Convidado
Arquivos	✔	✔	✔	✔	✖
Criar, enviar, mover, copiar, renomear, baixar, excluir arquivos e pastas	✔	✔	✔	✔	✖
Salas	✔	✔	✔	✔	✔
Visualizar todas as salas	✔	✔	✖	✖	✖
Visualizar próprias salas	✔	✔	✔	✖	✖
Visualizar salas para as quais o usuário foi convidado	✔	✔	✔	✔	✔
Criar e editar salas	✔	✔	✔	✖	✖
Fixar salas no topo	✔	✔	✔	✔	✔
Visualizar informações da sala (contatos, histórico, detalhes)	✔	✔	✔	✔	✔
Convidar usuários externos (convidados) para uma sala	✔	✔	✔	✔	✔
Convidar usuários internos para uma sala	✔	✔	✔	✔	✖
Atribuir níveis de permissão dos membros da própria sala	✔	✔	✔	✔	✔
Alterar níveis de permissão dos membros da própria sala	✔	✔	✔	✖	✖
Remover usuários da própria sala	✔	✔	✔	✖	✖
Arquivar próprias salas	✔	✔	✔	✖	✖
Criar uma cópia da própria sala	✔	✔	✔	✖	✖
Criar uma cópia da sala de outra pessoa	✔	✔	✖	✖	✖
Editar salas de outra pessoa: convidar usuários, atribuir e alterar níveis de permissão dos membros da sala, remover usuários da sala	✖	✖	✖	✖	✖
Visualizar links de sala pública de outra pessoa	✖	✖	✖	✖	✖
Alterar o proprietário da sala de outra pessoa	✔	✔	✖	✖	✖
Arquivar a sala de outra pessoa	✔	✔	✖	✖	✖
Arquivo	✔	✔	✔	✔	✔
Visualizar todas as salas arquivadas	✔	✔	✖	✖	✖
Visualizar próprias salas arquivadas	✔	✔	✔	✖	✖
Visualizar salas arquivadas para as quais o usuário foi convidado	✔	✔	✔	✔	✔
Editar salas arquivadas	✖	✖	✖	✖	✖
Fixar salas arquivadas no topo	✖	✖	✖	✖	✖
Visualizar informações da sala arquivada (contatos, histórico, detalhes)	✔	✔	✔	✔	✔
Convidar usuários para uma sala arquivada, atribuir e alterar níveis de permissão dos membros	✖	✖	✖	✖	✖
Restaurar, copiar ou remover salas arquivadas de outra pessoa	✔	✔	✖	✖	✖
Restaurar, copiar ou remover próprias salas arquivadas	✔	✔	✔	✖	✖
Lixeira	✔	✔	✔	✔	✔
Contatos	✔	✔	✔	✖	✖
Convidar "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Convidar "Administrador de sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Convidar "Usuário"	✔	✔	✔	✖	✖
Convidar "Convidado"	✔	✔	✔	✖	✖
Promover a "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Promover a "Administrador de sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Promover a "Usuário"	✔	✔	✔	✖	✖
Rebaixar "Administrador completo" para "Administrador de sala" ou "Usuário"	✔	✖	✖	✖	✖
Rebaixar "Administrador de sala" para "Usuário"	✔	✔	✖	✖	✖
Rebaixar "Usuário" para "Convidado"	✔	✔	✖	✖	✖
Desativar "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Desativar "Administrador de sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Desativar "Usuário"	✔	✔	✖	✖	✖
Desativar "Convidado"	✔	✔	✖	✖	✖
Editar ou remover usuários	✔	✔	✖	✖	✖
Visualizar própria lista de convidados	✔	✔	✔	✖	✖
Visualizar lista de convidados de outra pessoa	✔	✔	✖	✖	✖
Grupos	✔	✔	✔	✖	✖
Criar e editar grupos	✔	✔	✖	✖	✖
Visualizar grupos	✔	✔	✔	✖	✖
Configurações de gerenciamento de arquivos	✔	✔	✔	✔	✔
Configurações do espaço de trabalho	✔	✔	✖	✖	✖
Remover o espaço de trabalho	✔	✖	✖	✖	✖
Todas as outras configurações	✔	✔	✖	✖	✖

Status de contas e usuários

Cada conta pode ter um dos seguintes status:

• Ativo - essas pessoas já aceitaram o convite e podem colaborar com outros membros.
• Pendente - essas pessoas foram convidadas, mas ainda não aceitaram o convite. Elas são marcadas na lista com o ícone .
• Desativado - essas pessoas foram transferidas por um administrador para a lista de membros desativados. Elas não podem mais entrar no espaço de trabalho. Elas são marcadas na lista com o ícone . Usuários desativados podem ser removidos do espaço de trabalho ou reativados.

Cada usuário tem um dos seguintes status: Pago ou Gratuito.

• Pago - Proprietário, Administrador completo, Administrador de sala. O número de usuários pagos que podem ser adicionados é definido pelo plano tarifário selecionado.
• Gratuito - Usuário, Convidado. Um número ilimitado de usuários e convidados pode ser adicionado.

O Proprietário e os administradores podem convidar novos usuários para o espaço de trabalho e gerenciar os existentes.

Gerenciando salas

Tipos de salas

Salas são espaços para colaboração em documentos. Os direitos de acesso aos documentos armazenados em uma sala dependem do nível de permissão. O nível de permissão que pode ser atribuído a um usuário depende do tipo de sala. Os administradores podem convidar usuários para a sala e atribuir ou alterar seus níveis de permissão.

• Sala de colaboração permite colaborar em documentos com sua equipe usando dois modos de coedição: Rápido e Estrito.
• Sala personalizada permite aplicar suas próprias configurações para usar esta sala para qualquer propósito personalizado.
• Sala pública permite convidar usuários por meio de links externos para visualizar documentos sem registro. Você também pode incorporar esta sala em qualquer interface web.
• Sala de dados virtual permite usar opções de segurança avançadas para arquivos: definir marcas d'água, indexar e rastrear automaticamente todo o conteúdo e restringir o download e a cópia. Também é possível usar as Salas de dados virtuais para o preenchimento de formulários baseado em funções.
• A partir de um modelo permite criar uma sala com base em um modelo existente ou criar o primeiro modelo de sala.

observação

As salas de preenchimento de formulários não existem mais como tipo de sala. Elas foram transformadas em espaços de preenchimento de formulários disponíveis no aplicativo separado Formulários. Para saber mais, consulte a seção Gerenciando formulários.

Níveis de permissão dentro de uma sala

Um nível de permissão é um conjunto de permissões para ações que um usuário pode realizar. Os administradores podem atribuir um nível de permissão a um usuário dentro de uma determinada sala. Cada tipo de sala comporta diferentes níveis de permissão que podem ser atribuídos a seus membros:

• Sala pública - Gerente de sala, Criador de conteúdo.
• Sala de colaboração - Gerente de sala, Criador de conteúdo, Editor, Visualizador.
• Sala de dados virtual - Gerente de sala, Criador de conteúdo, Editor, Visualizador, Preenchedor de formulários.
• Sala personalizada - Gerente de sala, Criador de conteúdo, Editor, Revisor, Comentador, Visualizador.

	Sala pública	Sala de colaboração	Sala de dados virtual	Sala personalizada
Visualizador	✖	✔	✔	✔
Comentador	✖	✖	✖	✔
Revisor	✖	✖	✖	✔
Preenchedor de formulários	✖	✖	✔	✖
Editor	✖	✔	✔	✔
Criador de conteúdo	✔	✔	✔	✔
Gerente de sala	✔	✔	✔	✔

Dependendo do nível de permissão, as seguintes ações com arquivos estão disponíveis para o usuário dentro de uma sala:

• Visualizador - Operações com os arquivos existentes: visualização.
• Comentador - Operações com os arquivos existentes: visualização, comentários.
• Revisor - Operações com os arquivos existentes: visualização, comentários, revisão.
• Preenchedor de formulários - Operações com os arquivos existentes: visualização, comentários, revisão, preenchimento de formulários.
• Editor - Operações com os arquivos existentes: visualização, comentários, revisão, preenchimento de formulários e edição. Visualização do histórico de versões.
• Criador de conteúdo - Operações com os arquivos existentes: visualização, comentários, revisão, preenchimento de formulários e edição. Visualização do histórico de versões. Criação e envio de novos arquivos/pastas. Gerenciamento do histórico de versões, bloqueio de arquivos para coautores. Cópia, movimentação e remoção de seus próprios arquivos/pastas.
• Gerente de sala - Operações com os arquivos existentes: visualização, comentários, revisão, preenchimento de formulários e edição. Visualização do histórico de versões. Criação e envio de novos arquivos/pastas. Gerenciamento do histórico de versões, bloqueio de arquivos para coautores. Cópia, renomeação, movimentação e remoção de seus próprios arquivos/pastas e dos de outras pessoas.

	Visualizar	Comentar	Revisar	Preencher formulários	Editar	Visualizar histórico de versões	Gerenciar arquivos
Visualizador	✔	✖	✖	✖	✖	✖	✖
Comentador	✔	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Revisor	✔	✔	✔	✖	✖	✖	✖
Preenchedor de formulários	✔	✔	✔	✔	✖	✖	✖
Editor	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Criador de conteúdo	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔
Gerente de sala	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔

Na guia Histórico do painel de informações da sala, você pode filtrar o feed de atividades por um dia selecionado e usar o botão Exportar histórico para baixar o histórico completo ou um intervalo de datas personalizado como um arquivo .xlsx. O relatório é gerado de forma assíncrona e baixado quando estiver pronto. Esta opção está disponível em todos os tipos de salas para todos os tipos de usuários, exceto convidados e usuários anônimos.

Os gerentes de sala podem criar novas salas, adicionar documentos a elas, convidar novos usuários e gerenciar as salas existentes. Os usuários podem criar e editar arquivos na sala, mas não podem criar salas, gerenciar usuários ou acessar configurações.

Gerenciando formulários

O aplicativo Formulários é um espaço para trabalhar com formulários. Ele contém os espaços de formulários criados, bem como as seções Arquivos recentes, Arquivos favoritos, Modelos e Lixeira.

Para criar um novo espaço, clique no botão Novo espaço de formulários e escolha o tipo de espaço:

• Espaço de formulários permite criar, editar ou enviar formulários PDF, convidar membros e convidados para preenchê-los, revisar as cópias concluídas e analisar as respostas coletadas automaticamente em uma planilha. Também é possível configurar a exportação automática dos formulários preenchidos para um banco de dados externo.
• A partir de um modelo permite criar um espaço a partir de um modelo. As configurações, os usuários, as pastas e os formulários serão copiados do modelo selecionado.

Níveis de permissão dentro de um espaço de formulários

Os seguintes níveis de permissão podem ser atribuídos aos membros do espaço de formulários ou definidos como função para o link de acesso compartilhado:

• Gerente de sala - Os gerentes de sala podem gerenciar os espaços de formulários atribuídos, convidar novos usuários e atribuir funções abaixo do seu nível, enviar formulários ao espaço e têm acesso total às pastas Concluídos e Em andamento.
• Criador de conteúdo - Os criadores de conteúdo podem enviar formulários ao espaço e têm acesso total às pastas Concluídos e Em andamento.
• Preenchedor de formulários - Os preenchedores de formulários podem preencher formulários e visualizar apenas seus formulários concluídos/iniciados nas pastas Concluídos e Em andamento.

Para mais detalhes sobre como criar e gerenciar espaços de formulários, leia este artigo.

Usando agentes de IA

Os agentes de IA permitem aprimorar seu trabalho com documentos.

O Chat de IA integrado está disponível não apenas dentro dos agentes de IA, mas também em qualquer sala ou pasta – use o botão Chat de IA para abri-lo. Os tópicos do chat, o modelo atribuído e as configurações da Pesquisa na web são determinados com base na sua localização atual. Dentro de um agente de IA, o modelo é definido pelo perfil do agente; fora das salas de agentes, você pode selecionar um modelo diretamente no campo de entrada do chat. Você pode anexar arquivos e imagens, salvar as respostas do assistente como arquivos, usar prompts salvos e conectar servidores MCP externos. O Chat de IA não está disponível para convidados e usuários anônimos.

Há alguns passos simples para começar a usar um agente de IA no ONLYOFFICE Apps:

• Primeiro, um Administrador completo deve ativar o complemento Recursos de IA nas configurações do espaço de trabalho -> Configurações de IA.
• Em seguida, o administrador cria um novo agente de IA na seção Agentes de IA, selecionando um modelo de IA para o agente.
• O administrador convida usuários para colaboração, atribuindo diferentes níveis de permissão.
• Os usuários convidados podem usar o agente de IA criado de acordo com suas permissões.

Níveis de permissão dentro de um agente de IA

Os níveis de permissão nos agentes de IA diferem dos das salas. Os seguintes níveis de permissão estão disponíveis nos agentes de IA:

• Gerente de agente (Pago) - Os gerentes de agente podem gerenciar o agente de IA atribuído, convidar novos usuários e atribuir funções abaixo do seu nível. Eles podem usar o chat, fazer upload de arquivos de conhecimento, trabalhar com o Armazenamento de Resultados e gerenciar as configurações do chat.

  observação

  Convidados e usuários não podem ser atribuídos como gerentes de agente. Somente administradores de sala e administradores completos são adequados para essa função.

• Criador de conteúdo - Os criadores de conteúdo podem usar o chat e trabalhar com arquivos no Armazenamento de Resultados. Eles podem fazer upload de arquivos para a base de conhecimento, mas não podem gerenciar usuários nem acessar as configurações do agente.

  observação

  Convidados não podem ser atribuídos como criadores de conteúdo. Somente administradores de sala, administradores completos e usuários são adequados para essa função.

• Visualizador - Os visualizadores só podem visualizar arquivos no Armazenamento de Resultados com resultados gerados por outras pessoas. Eles não têm acesso ao chat nem à base de conhecimento.

  observação

  Ao contrário das salas, nos agentes os convidados só podem ser atribuídos como visualizadores.

Somente o proprietário do agente que o criou ou o gerente de agente convidado pode editar as configurações desse agente. Os outros administradores só podem visualizar o agente. Usuários e convidados só podem visualizar os agentes de IA para os quais são convidados.

Gerenciando e editando documentos

O Proprietário, os administradores e os usuários podem:

• usar o aplicativo Arquivos,
• enviar e criar novos arquivos e pastas tanto em Arquivos quanto nas salas.

O Proprietário, os administradores e os usuários também podem gerenciar documentos dentro das salas:

• gerenciar o histórico de versões,
• bloquear arquivos para coautores,
• copiar, renomear, mover e remover seus próprios arquivos e pastas e os de outras pessoas (os usuários só podem copiar, mover e remover seus próprios arquivos/pastas).

Operações de arquivos de longa duração (copiar, mover etc.) podem ser interrompidas enquanto estão em andamento.

observação

Quando a cota de armazenamento do espaço de trabalho se esgota, os documentos são abertos no editor no modo de visualização. Um pequeno excesso da cota é permitido ao salvar um arquivo a partir do editor.

Para mais detalhes sobre o gerenciamento de documentos, leia os artigos Gerenciando e editando documentos em Arquivos e Gerenciando e editando documentos em Salas.

Os convidados só podem trabalhar com os documentos existentes dentro de uma sala para a qual foram convidados.

Todos os usuários, independentemente de seus níveis de permissão na sala, podem:

• visualizar o conteúdo dos documentos,
• visualizar os comentários adicionados aos documentos,
• copiar o conteúdo para a área de transferência,
• imprimir e baixar documentos.

Os direitos de acesso ampliados dependem do nível de permissão dentro da sala.

Todas as operações de edição são realizadas por meio dos Editores Online do ONLYOFFICE:

• Editor de documentos
• Editor de planilhas
• Editor de apresentações
• Editor de PDF

Configurando definições

As configurações do espaço de trabalho são divididas nos seguintes tipos: as configurações de gerenciamento de arquivos e as configurações do espaço de trabalho.

As configurações de gerenciamento de arquivos permitem que todos os usuários e convidados controlem seu próprio trabalho com documentos dentro das salas.

O Proprietário e os Administradores completos podem acessar as configurações do espaço de trabalho.

Os pagamentos agora estão disponíveis em uma página separada com um painel que exibe o saldo da carteira, os gastos do mês atual, os próximos pagamentos, os detalhes do método de pagamento e os complementos ativos. Os serviços pagos (como a Pesquisa na web ou o Docs Connect) podem ser ativados ou desativados não apenas pelo Pagador, mas também pelos Administradores completos; somente o Pagador pode recarregar a carteira. O backup pode ser realizado por todos os administradores sem ativar o serviço, desde que o saldo da carteira seja suficiente.