ONLYOFFICE Apps — Guia de gerenciamento e alteração de tipos de usuários

Gerenciar tipos de usuários e níveis de permissão permite controlar quais seções os usuários podem acessar e quais ações podem realizar no ONLYOFFICE Apps. Uma vez que os usuários são adicionados ao espaço de trabalho, os administradores podem gerenciá-los: classificar e filtrar a lista de usuários para encontrar facilmente o usuário necessário, editar as informações do usuário, alterar tipos de usuários (promover ou rebaixar usuários), reenviar convites, desativar usuários ativos e remover usuários desativados do espaço de trabalho. Os administradores também podem gerenciar usuários dentro de uma determinada sala.

Todas as contas de usuário do espaço de trabalho estão listadas na seção Contatos. Para abrir a lista de usuários, clique no ícone ao lado do seu nome no canto inferior esquerdo e selecione a opção Contatos. As abas Membros, Grupos e Convidados estão disponíveis à esquerda.

Os seguintes tipos de usuário estão disponíveis no espaço de trabalho:

• Proprietário – a conta à qual o espaço de trabalho pertence. O proprietário tem todas as permissões listadas abaixo e é a única conta que pode atribuir outro proprietário do espaço de trabalho;
• Administrador completo – gerencia o espaço de trabalho: cria/arquiva salas, convida usuários, configura agentes de IA, atribui funções inferiores. Acesso total a Arquivos;
• Administrador da sala – gerencia as salas atribuídas, convida usuários, cria/gerencia agentes de IA, atribui funções inferiores. Acesso total a Arquivos;
• Usuário – acessa apenas as salas para as quais foi convidado, visualiza resultados de agentes de IA e chats compartilhados. Não pode criar salas nem agentes de IA. Acesso total a Arquivos;
• Convidado – acessa as salas para as quais foi convidado e os arquivos compartilhados, cria/edita documentos se tiver essa função atribuída, visualiza resultados de agentes de IA compartilhados.

Ao gerenciar usuários no espaço de trabalho, as ações disponíveis diferem dependendo do tipo de usuário:

Seção\Tipo de usuário	Proprietário	Administrador completo	Administrador da sala	Usuário	Convidado
Contatos	✔	✔	✔	✖	✖
Convidar "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Convidar "Administrador da sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Convidar "Usuário"	✔	✔	✔	✖	✖
Convidar "Convidado"	✔	✔	✔	✖	✖
Promover a "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Promover a "Administrador da sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Promover a "Usuário"	✔	✔	✔	✖	✖
Rebaixar "Administrador completo" para "Administrador da sala" ou "Usuário"	✔	✖	✖	✖	✖
Rebaixar "Administrador da sala" para "Usuário"	✔	✔	✖	✖	✖
Rebaixar "Usuário" para "Convidado"	✔	✔	✖	✖	✖
Desativar "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Desativar "Administrador da sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Desativar "Usuário"	✔	✔	✖	✖	✖
Desativar "Convidado"	✔	✔	✖	✖	✖
Editar ou remover usuários	✔	✔	✖	✖	✖
Visualizar própria lista de convidados	✔	✔	✔	✖	✖
Visualizar lista de convidados de outra pessoa	✔	✔	✖	✖	✖

Operações nas listas de Membros e Convidados

Na aba Contatos -> Membros, os administradores podem visualizar, adicionar e gerenciar usuários internos.

Na aba Contatos -> Convidados, os administradores de sala podem visualizar e gerenciar sua própria lista de convidados. O proprietário do espaço de trabalho e os administradores completos também podem visualizar e gerenciar a lista de convidados de outra pessoa.

Usando as ferramentas na barra de ferramentas superior, você pode realizar as seguintes operações:

• Procurar por um nome de usuário/convidado usando a barra de pesquisa no topo da lista de usuários/convidados;

• Filtrar a lista de usuários por grupo (Sem grupo, Outro), status (Ativo, Convite pendente, Desativado), tipo (Administrador completo, Administrador da sala, Usuário), conta (Paga, Gratuita), tipo de login da conta (SSO, LDAP, login padrão) e cota de armazenamento (se habilitado: Cota padrão, Cota personalizada) usando o botão . Selecione os parâmetros de filtro necessários e clique em Aplicar. Para limpar o filtro, use a opção Limpar tudo se vários parâmetros forem selecionados ou o ícone de cruz se um único parâmetro for selecionado.

  A lista de convidados pode ser filtrada por quem convidou (Eu, Outro), status (Ativo, Convite pendente, Desativado), tipo de login da conta (SSO, LDAP, login padrão).

  

• Ordenar usuários por nome, tipo, grupo, email usando o botão . Clique na seta ao lado do parâmetro selecionado para alterar a ordem de classificação.

  Os convidados podem ser ordenados por email, quem convidou, data de registro.

• Use o ícone para exibir ou ocultar as colunas Tipo, Grupo, Email, Armazenamento / Cota na lista de usuários (Visualização compacta).

  As colunas Email, Quem convidou, Data de registro estão disponíveis na lista de convidados.

Usando o menu de clique com o botão direito ou o ícone ao lado do nome do usuário/convidado, você pode realizar as seguintes ações. As ações podem variar dependendo do status da conta:

• Convidar novamente (Somente para contas pendentes) – para enviar um convite para o espaço de trabalho novamente;
• Informações – para visualizar as informações do usuário/convidado. Você também pode usar o ícone no canto superior direito da barra de ferramentas superior;
• Lista de salas – para visualizar as salas para as quais o usuário/convidado foi convidado (o filtro por membro da sala será aplicado);
• Alterar email (Somente para contas ativas) – para especificar um novo endereço de email;
• Alterar senha (Somente para contas ativas) – para definir uma nova senha;
• Compartilhar convidado (Somente para contas de convidado ativas) – para copiar um link para compartilhar o contato do convidado com outros membros da equipe. Veja a seção Compartilhando convidados abaixo;
• Redefinir autenticação (Somente para contas de Usuário Ativo) – para desconectar todas as conexões ativas. Esta ação está disponível apenas quando a autenticação de dois fatores está habilitada. Ela encerra todas as sessões ativas e redefine a configuração do aplicativo autenticador;
• Alterar tipo (Para contas de Convidado Ativas e Pendentes) – para promover o tipo Convidado para Usuário e mover o Usuário para a lista de Membros;
• Desativar (Para contas Ativas e Pendentes) – para desativar o usuário/convidado;
• Habilitar (apenas para contas desativadas) – para reativar o usuário/convidado desativado;
• Excluir usuário/convidado (apenas para contas desativadas) – para remover o usuário/convidado desativado;
• Remover – para remover o convidado da lista de convidados do administrador da Sala. Esta ação está disponível apenas para o administrador da Sala na lista de seus convidados. Não bloqueia ou remove o convidado do espaço de trabalho;
• Alterar proprietário (apenas para a conta do proprietário) – para designar outro proprietário do espaço de trabalho.

Usando o menu do botão direito na coluna Armazenamento / Cota ao lado do nome do usuário, você pode realizar as seguintes ações:

• Alterar cota (se a cota padrão estiver habilitada) – para definir uma cota personalizada por usuário;
• Definir como padrão (se a cota padrão estiver habilitada e alterada) – para definir uma cota personalizada para o valor padrão;
• Desabilitar cota (se a cota padrão estiver habilitada) – para desabilitar a cota.

Reenviando convites para o espaço de trabalho

1. Na seção Contatos, use a aba Membros ou Convidados à esquerda;
2. Clique no ícone ao lado do nome do usuário ou clique com o botão direito em uma das contas pendentes na lista;
3. Selecione a opção Convidar novamente no menu.

Alterando tipos de usuário

1. Na seção Contatos, use a aba Membros ou Convidados à esquerda;

2. Clique no ícone ao lado do nome do usuário;

3. Selecione a opção Alterar tipo no menu;

4. Selecione um tipo de usuário diferente.

   observação

   Convidados podem ser promovidos a Usuários, administradores de Sala ou administradores completos. Usuários podem ser promovidos a administradores de Sala ou administradores completos e rebaixados a Convidados. Administradores podem ser rebaixados a Usuários ou Convidados.

   Ao rebaixar Usuários/Administradores para Convidados, as salas são imediatamente reassociadas a outro Administrador. Se a seção Arquivos contiver arquivos compartilhados, eles serão reassociados ao Administrador selecionado em 30 dias. A seção Arquivos estará disponível para o Usuário rebaixado para Convidado por 30 dias apenas para visualização, download e limpeza da seção. Após esse período, a seção Arquivos não estará mais disponível para o Convidado. Se o Convidado decidir excluir todos os documentos, os documentos regulares serão excluídos, os compartilhados serão movidos para o Administrador selecionado anteriormente.

Alterando status de contas de usuário/convidado

1. Na seção Contatos, use a aba Membros ou Convidados à esquerda;
2. Clique no ícone ao lado do nome do usuário/convidado;
3. Selecione Desabilitar ou Habilitar.

Removendo usuários/convidados do espaço de trabalho

Para remover um usuário/convidado desativado que não criou salas ou adicionou documentos à sala:

1. Na seção Contatos, use a aba Membros ou Convidados à esquerda;
2. Clique no ícone ao lado do nome do usuário/convidado desativado;
3. Selecione a opção Excluir usuário/convidado;
4. Uma janela de confirmação será aberta. Note que os dados pessoais e todos os arquivos e pastas nas seções Arquivos e Lixeira deste usuário serão excluídos permanentemente. Clique em Excluir.

Compartilhando convidados

Compartilhe convidados com outros membros da equipe gerando e enviando um link.

1. Na seção Contatos, use a aba Convidados à esquerda;
2. Clique no ícone ao lado do nome do convidado;
3. Selecione a opção Compartilhar convidado. O link será copiado;
4. Envie o link copiado para os membros da sua equipe. O link é válido por 7 dias.

Quando os membros da sua equipe abrem o link, uma página exibe quem está compartilhando o contato do convidado com eles, além do nome e do endereço de e-mail do convidado. Eles podem clicar no botão Aprovar ou Negar. Depois de aprovado, o convidado compartilhado é adicionado à lista Convidados do membro da equipe na seção Contatos.

Reatribuindo dados ao excluir perfis

Se você deseja remover um usuário/convidado desativado que criou salas ou documentos/pastas na sala, as salas criadas por este usuário e os documentos armazenados nessas salas serão automaticamente reatribuídos a um administrador que realiza a exclusão. Reatribua dados manualmente para escolher outro usuário de destino para a reatribuição.

observação

Atualmente, a opção de reatribuição de dados está disponível apenas para usuários e convidados com o status Desativado; não é possível reatribuir os dados que pertencem a um usuário/convidado ativo.

O que acontece com os dados após a reatribuição

Após reatribuir dados e excluir um usuário/convidado, os conteúdos relacionados criados por um usuário serão processados da seguinte forma:

• Dados pessoais e todos os arquivos e pastas nas seções Arquivos e Lixeira deste usuário são excluídos permanentemente;
• Salas e documentos/pastas criados pelo usuário em uma sala não são excluídos, mas sua propriedade é reatribuída ao usuário selecionado.

Excluindo um usuário ou convidado

Para excluir um usuário ou convidado:

1. Na seção Contatos, use a aba Membros ou Convidados à esquerda;

2. Clique no ícone ao lado do nome do usuário/convidado desativado;

3. Selecione a opção Excluir usuário/convidado;

4. Uma janela de confirmação será aberta onde você será solicitado a reatribuir os dados do usuário ou convidado:

   

5. Clique no link Reatribuir dados para outro usuário na janela de confirmação;

6. Uma nova aba será aberta onde você pode selecionar um usuário do espaço de trabalho para o qual deseja reatribuir os dados. Clique no ícone de Mais na seção Novo proprietário dos dados e escolha o usuário ativo necessário na lista;

7. A caixa de seleção Excluir perfil quando a reatribuição for concluída está marcada por padrão, o que exclui o perfil automaticamente após a reatribuição dos dados;

8. Clique no botão Reatribuir.

   

   O painel Reatribuição de dados exibe o status da transferência dos dados que estão sendo reatribuídos: Salas e Documentos para um usuário, ou apenas Documentos para um convidado, pois convidados não podem criar salas. Você pode fechar a página enquanto o processo está em execução: assim que a reatribuição terminar, o administrador responsável será notificado por e-mail.

   Use o botão Cancelar transferência na parte inferior do painel para interromper a reatribuição de dados.

   

   Se você desmarcou a caixa Excluir perfil quando a reatribuição for concluída, pode voltar à lista de usuários desativados e excluir manualmente o usuário/convidado sem perder seus dados.