Como convidar novos usuários e criar grupos no ONLYOFFICE Apps

Convidando novos usuários

Os administradores do ONLYOFFICE Apps podem criar usuários dentro do próprio espaço de trabalho (selecionando a função), assim como convidar usuários para salas para colaboração e atribuir níveis de permissão a eles.

observação

Na seção Contatos, apenas usuários internos (membros) podem ser criados. Os convidados não são criados aqui: uma pessoa recebe o status de convidado no momento em que você a convida para uma de suas salas como usuário externo. A guia Convidados da seção Contatos lista então todos os convidados que você convidou para suas salas.

Ao convidar usuários para o espaço de trabalho, as ações disponíveis diferem dependendo da função do usuário:

Seção\Função	Proprietário	Administrador completo	Administrador da sala	Usuário	Convidado
Arquivos	✔	✔	✔	✔	✖
Criar, fazer upload, mover, copiar, renomear, baixar, excluir arquivos e pastas	✔	✔	✔	✔	✖
Salas	✔	✔	✔	✔	✔
Visualizar todas as salas	✔	✔	✖	✖	✖
Visualizar suas próprias salas	✔	✔	✔	✖	✖
Visualizar salas para as quais o usuário foi convidado	✔	✔	✔	✔	✔
Criar e editar salas	✔	✔	✔	✖	✖
Fixar salas no topo	✔	✔	✔	✔	✔
Visualizar informações da sala (membros, histórico, detalhes)	✔	✔	✔	✔	✔
Convidar usuários externos (convidados) para uma sala	✔	✔	✔	✔	✔
Convidar usuários internos para uma sala	✔	✔	✔	✔	✖
Atribuir níveis de permissão aos membros da própria sala	✔	✔	✔	✔	✔
Alterar níveis de permissão dos membros da própria sala	✔	✔	✔	✔	✖
Remover usuários da própria sala	✔	✔	✔	✖	✖
Arquivar suas próprias salas	✔	✔	✔	✖	✖
Criar uma cópia da própria sala	✔	✔	✔	✖	✖
Criar uma cópia da sala de outra pessoa	✔	✔	✖	✖	✖
Editar salas de outras pessoas: convidar usuários, atribuir e alterar níveis de permissão dos membros da sala, remover usuários da sala	✖	✖	✖	✖	✖
Visualizar links da sala pública de outra pessoa	✖	✖	✖	✖	✖
Alterar o proprietário da sala de outra pessoa	✔	✔	✖	✖	✖
Arquivar a sala de outra pessoa	✔	✔	✖	✖	✖
Arquivo	✔	✔	✔	✔	✔
Visualizar todas as salas arquivadas	✔	✔	✖	✖	✖
Visualizar suas próprias salas arquivadas	✔	✔	✔	✖	✖
Visualizar salas arquivadas para as quais o usuário foi convidado	✔	✔	✔	✔	✔
Editar salas arquivadas	✖	✖	✖	✖	✖
Fixar salas arquivadas no topo	✖	✖	✖	✖	✖
Visualizar informações da sala arquivada (membros, histórico, detalhes)	✔	✔	✔	✔	✔
Convidar usuários para uma sala arquivada, atribuir e alterar níveis de permissão dos membros	✖	✖	✖	✖	✖
Restaurar, copiar ou remover salas arquivadas de outra pessoa	✔	✔	✖	✖	✖
Restaurar, copiar ou remover suas próprias salas arquivadas	✔	✔	✔	✖	✖
Lixeira	✔	✔	✔	✔	✔
Agentes de IA	✔	✔	✔	✔	✖
Configurando as definições de IA do espaço de trabalho	✔	✔	✖	✖	✖
Criando e gerenciando agentes de IA	✔	✔	✔	✖	✖
Visualizando resultados de agentes de IA e chats compartilhados	✔	✔	✔	✔	✖
Contatos	✔	✔	✔	✖	✖
Convidando "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Convidando "Admin da sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Convidando "Usuário"	✔	✔	✔	✖	✖
Convidando "Convidado"	✔	✔	✔	✖	✖
Promovendo a "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Promovendo a "Admin da sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Promovendo a "Usuário"	✔	✔	✔	✖	✖
Rebaixando "Administrador completo" para "Admin da sala" ou "Usuário"	✔	✖	✖	✖	✖
Rebaixando "Admin da sala" para "Usuário"	✔	✔	✖	✖	✖
Rebaixando "Usuário" para "Convidado"	✔	✔	✖	✖	✖
Desativando "Administrador completo"	✔	✖	✖	✖	✖
Desativando "Admin da sala"	✔	✔	✖	✖	✖
Desativando "Usuário"	✔	✔	✖	✖	✖
Desativando "Convidado"	✔	✔	✖	✖	✖
Editando ou removendo usuários	✔	✔	✖	✖	✖
Visualizando sua própria lista de convidados	✔	✔	✔	✖	✖
Visualizando a lista de convidados de outra pessoa	✔	✔	✖	✖	✖
Grupos	✔	✔	✔	✖	✖
Criando e editando grupos	✔	✔	✖	✖	✖
Visualizando grupos	✔	✔	✔	✖	✖
Configurações de gerenciamento de arquivos	✔	✔	✔	✔	✔
Configurações do espaço de trabalho	✔	✔	✖	✖	✖
Removendo o espaço de trabalho	✔	✖	✖	✖	✖
Todas as outras configurações	✔	✔	✖	✖	✖

Para adicionar usuários dentro do espaço de trabalho:

1. Vá para a seção Contatos clicando no ícone ao lado do seu nome no canto inferior esquerdo e selecionando a opção Contatos. Use a guia Membros à esquerda;

2. Clique no botão Convidar acima da lista de usuários;

3. Na lista suspensa, selecione a função que deseja atribuir ao usuário convidado: Administrador completo, Admin da sala ou Usuário. Cada opção é acompanhada de uma breve descrição do que a função permite no espaço de trabalho;

   

4. O painel Convidar da função selecionada é aberto. Convide usuários via link:

   1. Ative o interruptor Convidar via link para criar um link universal de autoautorização no espaço de trabalho. Use o ícone para copiar o link para a área de transferência. Você pode enviar o link copiado de qualquer maneira conveniente. A data até a qual o link permanece válido é exibida abaixo dele;

   2. Para restringir o link, clique no ícone de engrenagem ao lado de Convidar via link e ajuste as Configurações de link:

      • Ative o interruptor Limite de Usuários e especifique o Máx. número de usuários que podem entrar por este link (até 1000). Quando o limite for atingido, o registro pelo link deixa de estar disponível. O contador abaixo mostra quantos usuários já entraram.
      • Na seção Limite por período de tempo, defina a data e a hora até as quais o link permanece válido.

      Clique em Salvar e copiar para aplicar as configurações e copiar o link, ou em Cancelar para voltar sem salvar.

      observação

      Por padrão, o link é válido por 7 dias. Para alterar o tipo de usuário de um link já criado, selecione outra função e copie o link novamente.

      

5. Alternativamente, use a seção Adicionar manualmente para convidar novos membros pessoalmente por e-mail:

   1. Altere o Idioma do convite, se necessário;
   2. Digite um endereço de e-mail válido no campo Convidar membros por e-mail e pressione Enter. Da mesma forma, adicione vários endereços de e-mail, se necessário;
   3. Quando estiver pronto, clique no botão Enviar convite. Os convites serão enviados para os endereços de e-mail especificados com a função que você selecionou. Clique em Cancelar para fechar o painel sem enviar.

Quando um usuário recebe o convite, ele deve seguir o link, especificar seu e-mail (se foi convidado usando a opção Convidar via link), nome e sobrenome, e definir uma senha (a senha NÃO PODE ter menos de 8 e mais de 30 caracteres). Também é possível alterar o idioma usando a caixa de combinação no canto superior direito.

Depois disso, o usuário pode:

• Acessar o espaço de trabalho;
• Visualizar as seções Salas e Arquivo (elas estão vazias se o usuário não foi convidado para uma sala);
• Editar seu próprio perfil.

Assim que o usuário for convidado para uma sala, ele pode participar da colaboração. Os administradores podem gerenciar os usuários existentes no espaço de trabalho.

Criando grupos

Para criar um grupo:

1. Vá para a seção Contatos clicando no ícone ao lado do seu nome no canto inferior esquerdo e selecionando a opção Contatos. Use a aba Grupos à esquerda;

2. Clique no ícone de mais ao lado do título Grupos. O painel Adicionar grupo é aberto à direita;

3. Digite o Nome do grupo;

4. Atribua o Líder do grupo clicando no botão Selecionar e escolhendo um dos usuários existentes, depois clique em Adicionar;

5. Adicione Membros ao grupo clicando no botão Adicionar membros e selecionando os usuários existentes, depois clique em Adicionar;

6. Clique no botão Criar ou no botão Cancelar para fechar o painel sem criar o grupo.