Como trabalhar com salas de dados virtuais no ONLYOFFICE Apps

Salas de dados virtuais são projetadas para garantir maior segurança ao trabalhar com documentos confidenciais.

Você pode usar várias funcionalidades para trabalhar com dados em uma Sala de Dados Virtual: indexação de dados com a capacidade de alterar o índice e gerar um relatório resumido sobre a estrutura de arquivos da sala, definição do tempo de vida dos arquivos, proibição de cópia e download de arquivos, configuração de marcas d'água.

Principais características

• Indexação automática de dados, gerando um relatório resumido;
• Definição do tempo de vida dos arquivos;
• Restrição de cópia e download de arquivos;
• Adição de marcas d'água aos documentos;
• Preenchimento de formulários baseado em funções.

Passo 1. Criar uma Sala de Dados Virtual

Crie uma nova Sala de Dados Virtual em alguns passos simples:

1. Vá para o app Salas e clique no botão Nova sala ou no ícone Plus;

2. Selecione o tipo Sala de Dados Virtual;

3. Digite o Nome da sala;

4. Opcionalmente, você pode adicionar tags no campo Tags ou alterar o ícone da sala;

5. Ative os interruptores necessários no painel de configurações da sala:

   • Indexação automática - Ative a indexação automática para indexar arquivos e pastas por número de série. A classificação por número será definida como padrão para todos os usuários;

   • Tempo de vida do arquivo - Defina o tempo de vida do arquivo para excluir automaticamente os arquivos nesta sala após um período definido. O tempo de vida começa na data de upload/criação do arquivo.

     Defina um número de dias, meses ou anos e selecione a ação necessária: Mover para lixeira ou Excluir permanentemente.

     

   • Restringir cópia e download - Ative esta configuração para desativar downloads e cópia de conteúdo para usuários com a função "Visualizador";

   • Adicionar marcas d'água aos documentos - Proteja todos os documentos nesta sala com marcas d'água. Se um documento já contiver uma, ela não será substituída.

     observação

     Se esta opção estiver ativada, os arquivos da sala serão baixados no formato PDF.

     Você pode selecionar a opção Informações do visualizador e ajustar as seguintes configurações para uma marca d'água de texto:

     • Adicionar elementos de marca d'água: Nome do Usuário, Email do Usuário, Endereço IP do Usuário, Data atual, Nome da Sala;
     • Adicionar texto estático;
     • Posição: Diagonal ou Horizontal.

     Você pode selecionar a opção Imagem, fazer upload de um arquivo de imagem e ajustar as seguintes configurações para uma marca d'água de imagem:

     • Escala - selecione o valor de escala necessário entre os disponíveis: 100%, 200%, 300%, 400%, 500%;
     • Rotação - selecione o valor necessário: 0°, 30°, 45°, 60°, 90°.

     

   observação

   Também é possível ajustar essas configurações ao editar a Sala de Dados Virtual.

6. Opcionalmente, defina a Cota de armazenamento da sala ou marque a caixa Desativar cota para esta sala para desativar o limite de armazenamento;

7. Clique em Criar.

Passo 2. Adicionar documentos à sala

Uma sala recém-criada exibe a tela Bem-vindo à Sala de Dados Virtual com ações rápidas: Criar um novo arquivo, Convidar pessoas, Carregar do armazenamento (do app Arquivos ou Salas) e Carregar do dispositivo.

As mesmas operações estão disponíveis por meio do botão Novo acima da lista de documentos:

• Documento, Planilha, Apresentação – criar um novo arquivo online.
• Formulário PDF – criar um novo formulário Em branco ou A partir de arquivo de texto.
• Pasta – criar uma nova pasta.
• Galeria de modelos – criar um arquivo com base em um dos modelos prontos.
• Carregar arquivos / Carregar pasta – carregar os arquivos e pastas existentes do seu dispositivo.

Todas as opções disponíveis para trabalhar com documentos em salas estão listadas aqui.

Passo 3. Adicionar usuários autorizados à sala

Agora você precisa adicionar à sala convidados ou usuários registrados no seu espaço de trabalho para trabalhar com documentos.

Os seguintes níveis de permissão estão disponíveis na Sala de Dados Virtual:

• Gerente de Sala (pago) – gerenciar as salas atribuídas, convidar novos usuários e atribuir papéis abaixo do seu nível.
• Criador de Conteúdo – criar e editar arquivos na sala, mas não pode gerenciar usuários ou configurações de acesso.
• Editor – operações com arquivos existentes: visualização, edição, preenchimento de formulários, revisão, comentários.
• Visualizador – visualização de arquivos.
• Preenchedor de Formulários – operações com arquivos existentes: visualização, preenchimento de formulários, revisão, comentários.

Para adicionar um Gerente de Sala, você deve selecionar um administrador de sala ou um administrador completo entre os contatos existentes do espaço de trabalho.

Para convidar convidados e usuários:

1. Vá para a tela Informações -> Contatos da sala e use o ícone Convidar contatos;
2. Ative o botão Convidar por link para criar um link universal de autoautorização na sala como convidado. Se necessário, altere o nível de permissão. O link é copiado para a área de transferência e sua data de expiração é exibida abaixo dele. Dessa forma, você pode convidar apenas convidados.
3. Como alternativa, use a seção Adicionar manualmente abaixo para adicionar contatos existentes do espaço de trabalho ou convidar novos convidados pessoalmente por e-mail. Digite um e-mail e pressione Enter, ou use a opção Escolher da lista para selecionar um contato existente. Se necessário, altere o nível de permissão e o Idioma do convite. Você pode adicionar vários e-mails e depois clicar em Enviar convite.

Por padrão, convidados e usuários serão adicionados à sala como Visualizadores, que só podem visualizar documentos. Você pode selecionar o nível de permissão necessário em vez da opção padrão Visualizador. Novos convidados serão adicionados à sua lista de Convidados.

observação

Se você quiser usar o recurso de preenchimento de formulários baseado em papéis, atribua o nível de permissão Preenchedor de Formulários. O preenchimento de formulários baseado em papéis e os status dos formulários PDF são descritos no Passo 4 abaixo. Para coletar formulários preenchidos de muitos respondentes, use os espaços de preenchimento de formulários no app Formulários.

Ao trabalhar com formulários PDF em Salas de Dados Virtuais, as seguintes ações estão disponíveis dependendo do nível de permissão:

Ação \ Nível de permissão	Gerente de Sala	Criador de Conteúdo	Editor	Visualizador	Preenchedor de Formulários
Visualizar todo o conteúdo da sala	✔	✔	✔	✔	✖
Criar formulários PDF na sala	✔	✔	✖	✖	✖
Fazer upload de formulários PDF para a sala	✔	✔	✖	✖	✖
Editar formulários PDF	✔	✔	✔	✖	✖
Visualizar formulários PDF que não estão configurados	✔	✔	✔	✔	✖
Configurar preenchimento	✔	✔	✖	✖	✖
Parar preenchimento	✔	✔	✖	✖	✖
Visualizar formulários PDF configurados nos quais o usuário não participa	✔	✔	✔	✔	✖
Visualizar formulários PDF configurados nos quais o usuário participa	✔	✔	✔	✔	✔
Visualizar formulários PDF concluídos	✔	✔	✔	✔	✔

Os preenchedores de formulários podem visualizar apenas os formulários PDF configurados nos quais participam.

Todas as opções disponíveis para convidar usuários para salas estão listadas aqui.

Passo 4. Preencher formulários com base nos papéis dos destinatários

O preenchimento de formulários baseado em papéis é usado quando vários participantes preenchem um mesmo formulário em sequência: o formulário passa de um participante para o próximo, e cada um preenche apenas os campos destinados a ele.

Primeiramente, abra o formulário PDF adicionado e crie os papéis dos destinatários clicando no botão Gerenciar Papéis dos Destinatários na aba Formulários. Para mais detalhes, leia este artigo.

Clique em um campo do formulário e use a opção Quem precisa preencher isso? no painel Configurações do formulário à direita para atribuir o papel de destinatário necessário ao campo do formulário selecionado.

Quando todos os papéis dos destinatários forem criados e os campos ajustados, clique no botão Iniciar preenchimento no canto superior direito do formulário.

Na tela Iniciar preenchimento, atribua papéis de destinatários aos membros da sala na ordem especificada. A ordem dos papéis corresponde àquela criada no gerenciador de papéis dos destinatários. Clique no ícone de Mais, escolha o membro necessário e clique no botão Selecionar. Para remover o participante selecionado, clique no ícone de cruz ao lado do nome do usuário.

Quando os papéis dos destinatários forem atribuídos aos membros da sala, clique no botão Iniciar.

Na próxima tela, você pode copiar o link para o formulário e enviá-lo aos participantes, também pode ver quem já preencheu o formulário ou acessou para preenchimento. Também é possível ir para a sala ou abrir o formulário.

O status Em andamento aparecerá ao lado do arquivo na sala. A pessoa designada que deve preencher o formulário verá o status Sua vez. O preenchimento só é possível quando é a vez do usuário. O usuário pode preencher apenas os campos que são destinados a ele. Quando o membro completar o formulário e clicar no botão Concluir & Enviar, a vez passa para o próximo participante.

Você também pode selecionar a opção Status de preenchimento no menu de contexto do arquivo para ver o progresso de conclusão. Se você quiser parar o preenchimento, use o botão Parar na tela de status de preenchimento ou a opção Parar preenchimento no menu de contexto do formulário. O status Parado aparecerá ao lado do arquivo na sala. Para iniciar o processo de preenchimento novamente, você pode usar o botão Redefinir e iniciar preenchimento na tela de status de preenchimento ou a opção correspondente no menu de contexto do arquivo.

Uma vez que o formulário for concluído por todos os participantes, o status Concluído aparecerá ao lado do arquivo na sala.

observação

As opções Status de preenchimento e Redefinir e iniciar preenchimento estão disponíveis apenas no menu de contexto do arquivo de uma Sala de Dados Virtual. Em um espaço de preenchimento de formulários, onde cada respondente preenche uma cópia individual do formulário, essas opções não são oferecidas.

Status dos formulários PDF

• O status Sua vez é exibido quando é a vez do usuário preencher o formulário. O arquivo é exibido como Novo na sala até que o formulário seja enviado para a próxima etapa. Quando você clica no formulário, ele será aberto no modo de preenchimento;
• O status Em andamento é exibido para usuários que estão participando do processo de preenchimento, mas não é a vez deles, por exemplo, se o formulário foi parcialmente preenchido e enviado para a próxima etapa. O status permanece até que todos os participantes tenham preenchido completamente o formulário ou até que o preenchimento seja interrompido;
• O status Concluído é exibido após o formulário ter sido completamente preenchido por todos os participantes. Quando você clica no formulário, ele será aberto como um arquivo PDF para visualização;
• O status Parado é exibido após um dos administradores ou o autor do formulário ter interrompido o processo de preenchimento do formulário.

Passo 5. Acompanhar o trabalho com documentos

Use o ícone ao lado do nome da sala na barra de ferramentas superior para realizar as seguintes ações dentro da sala:

• Editar sala – alterar as configurações da sala especificadas durante sua criação;
• Convidar pessoas – adicionar membros à sala;
• Copiar link – copiar o link da sala para a área de transferência;
• Mais opções – esta entrada de menu contém as seguintes subentradas:
  • Salvar como modelo – salvar a sala como modelo para reutilizar suas configurações, usuários e pastas;
  • Duplicar – criar uma cópia da sala;
  • Baixar – baixar o conteúdo da sala;
  • Informações da sala – abrir o painel Informações;
  • Exportar índice da sala – exportar o índice da Sala de Dados Virtual. O arquivo xlsx com um relatório resumido sobre a estrutura de arquivos da sala será exportado para o app Arquivos;
  • Alterar proprietário da sala – atribuir outro usuário como proprietário da sala;
• Criar um grupo / Adicionar ao grupo – organizar as salas em grupos;
• Editar índice – reordenar arquivos e remover espaços no índice da Sala de Dados Virtual. Você poderá usar setas para alterar a ordem dos arquivos manualmente um por um ou usar a opção Reordenar no topo;
• Sair da sala – remover a si mesmo dos membros da sala;
• Mover para o arquivo – mover a sala para a seção Arquivo;
• Excluir sala – excluir a sala.

Você pode acompanhar todas as alterações na tela Informações -> Histórico da sala. Use a opção Ir para a data para ir a uma data específica e a opção Exportar histórico para salvar o histórico em um arquivo.