Como trabalhar com salas públicas no ONLYOFFICE Apps

Salas públicas são destinadas a simplificar o compartilhamento de arquivos com usuários externos, ou seja, aqueles que não são membros do seu espaço de trabalho.

Você pode fornecer links externos para que as pessoas visualizem documentos sem registro. A sala estará disponível para qualquer pessoa com o link. Por padrão, usuários externos terão permissão apenas para visualização de todos os arquivos em uma sala pública, mas você pode criar links adicionais com diferentes direitos de acesso.

Você também pode incorporar essa sala em qualquer interface web para que as pessoas possam acessar os arquivos armazenados na sala diretamente do seu site ou serviço.

Principais características

• Criar links externos para acessar vários documentos sem registro;
• Adicionar vários links com configurações diferentes;
• Proteger links com senha, definir restrições para copiar, baixar e imprimir;
• Limite de tempo para links adicionais;
• Incorporar salas em páginas web para demonstrar um conjunto de documentos a todos os visitantes;
• Usar serviços de terceiros (Box, Dropbox, etc.) como armazenamento de dados.

Possíveis casos de uso

• Demonstrar documentação pronta para parceiros, clientes ou outras partes interessadas;
• Publicar um conjunto de documentos em um site ou blog;
• Compartilhar conteúdo tanto do espaço de trabalho quanto de um serviço de terceiros conectado como armazenamento.

Por exemplo, você precisa compartilhar materiais de demonstração ou documentação de projeto com seus parceiros. Vamos ver como isso pode ser feito com salas públicas.

Passo 1. Criar uma sala pública

Crie uma nova sala pública em alguns passos simples:

1. Acesse o aplicativo Salas e clique no botão Nova sala ou no ícone ;

2. Selecione o tipo Sala pública;

3. Digite o Nome da sala;

4. Opcionalmente, você pode adicionar tags no campo Tags ou alterar o ícone da sala;

5. Opcionalmente, defina a Cota de armazenamento para a sala ou marque a caixa Desativar cota para esta sala para desligar o limite de armazenamento;

6. Opcionalmente, ative o interruptor Armazenamento de terceiros para usar serviços de terceiros como armazenamento de dados desta sala. Você pode criar uma nova pasta ou selecionar uma existente no armazenamento conectado. Para mais detalhes sobre como conectar armazenamentos de terceiros, leia esta instrução.

   observação

   Se você deseja conectar um serviço de terceiros, isso pode ser feito apenas na etapa de criação da sala, não ao editar salas existentes.

7. Clique em Criar.

Passo 2. Adicionar documentos à sala

Uma sala recém-criada exibe a tela Bem-vindo à sala pública com ações rápidas: Criar um novo arquivo, Convidar pessoas, Upload do armazenamento (do aplicativo Arquivos ou Salas) e Upload do seu dispositivo.

As mesmas operações estão disponíveis pelo botão Novo acima da lista de documentos:

• Documento, Planilha, Apresentação – criar um novo arquivo online;
• Formulário PDF – criar um novo formulário a partir de Em branco ou De um arquivo de texto;
• Pasta – criar uma nova pasta;
• Galeria de modelos – criar um arquivo com base em um dos modelos prontos;
• Carregar arquivos / Carregar pasta – fazer upload de arquivos e pastas existentes do seu dispositivo.

Todas as opções disponíveis para trabalhar com documentos em salas estão listadas aqui.

Passo 3. Adicionar usuários autorizados à sala

Se necessário, você pode adicionar convidados ou usuários registrados no seu espaço de trabalho à sala para trabalhar com documentos e gerenciar seu conteúdo.

Na sala pública, os seguintes níveis de permissão estão disponíveis:

• Gerente de sala (Pago) – gerencia as salas atribuídas, convida novos usuários e atribui funções abaixo do seu nível.
• Criador de conteúdo – cria e edita arquivos na sala, mas não pode gerenciar usuários nem configurações de acesso.

Para adicionar um gerente de sala, você deve selecionar um administrador de sala ou um Administrador completo dos contatos existentes do espaço de trabalho.

Para convidar convidados e usuários:

1. Acesse a tela Informações -> Contatos da sala e use o ícone Convidar contatos;
2. Ative o interruptor Convidar pelo link para criar um link universal de autoautorização na sala como convidado. O link é copiado para a área de transferência e a data de expiração é exibida abaixo dele. Desta forma, você pode convidar apenas convidados;
3. Alternativamente, use a seção Adicionar manualmente abaixo para adicionar contatos existentes do espaço de trabalho ou convidar novos convidados pessoalmente via e-mail. Digite um e-mail e pressione Enter ou use a opção Escolher da lista para selecionar um contato existente. Se necessário, altere o Idioma do convite. Você pode adicionar vários e-mails e então clicar em Enviar convite.

Convidados e usuários serão adicionados à sala como Criadores de conteúdo que podem criar e editar documentos. Novos convidados serão adicionados à sua lista de Convidados.

Todas as opções disponíveis para convidar usuários para salas estão listadas aqui.

Passo 4. Ajustar e compartilhar o link externo

Como as salas públicas são projetadas para trabalhar com usuários externos, sua sala pública recém-criada já tem um link externo ativado, então você pode simplesmente copiá-lo. A tela Informações -> Contatos exibe o aviso Sala disponível por link externo, explicando que a sala está disponível para qualquer pessoa com o link e que o acesso dos usuários externos depende do tipo de direitos de acesso selecionado.

Clique no botão Compartilhar sala ao lado do nome da sala ou use o ícone ao lado da opção Link compartilhado na seção Links compartilhados da tela Informações -> Contatos. Envie o link copiado para usuários de terceiros. Eles terão permissão apenas para visualização de todos os arquivos na sala sem registro.

Você também pode editar o link externo:

1. Na tela Informações -> Contatos, clique no ícone ao lado da legenda Link compartilhado;
2. Escolha a opção Configurações do link. O menu também contém as opções Copiar link compartilhado, Copiar senha do link, Incorporar e Revogar link;
3. Na seção Função do link, escolha um nível de permissão diferente do Visualizador padrão: Editor, Revisor ou Comentador;
4. Altere o Nome do link para distinguir vários links;
5. Defina uma senha para proteger o link usando o interruptor Acesso por senha;
6. Ative o interruptor Restringir cópia de conteúdo de arquivo, download de arquivo e impressão para desativar a cópia de conteúdo dos arquivos para a área de transferência, download de arquivos e pastas e impressão de arquivos;
7. Clique no botão Salvar.

Se necessário, você pode revogar o link compartilhado usando a opção Revogar link do menu na tela Informações -> Contatos. O link atual será desativado e um novo link compartilhado será criado.

Se você precisar de mais de um link para sua sala pública, use o ícone Adicionar novo link na seção Links compartilhados. Em uma sala pública, o link principal é válido por um período de tempo ilimitado, enquanto os links adicionais podem ter limite de tempo usando a configuração Limite por período de tempo.

Todas as opções disponíveis para links externos estão listadas aqui.

Se você deseja incorporar uma sala pública em seu site, leia esta instrução.