Como gerenciar salas no ONLYOFFICE Apps

Para controlar cada etapa da colaboração, os administradores no ONLYOFFICE Apps podem realizar várias operações com as salas existentes: classificar e filtrar a lista de salas para encontrar facilmente a sala necessária, fixar algumas salas importantes no topo da lista, mover salas antigas para o arquivo, editar as informações da sala, adicionar novos membros, reenviar convites, alterar os níveis de permissão do usuário ativo ou remover usuários da sala.

Quanto ao gerenciamento de salas no espaço de trabalho, as ações disponíveis diferem dependendo do tipo de usuário:

Seção\Tipo de usuário	Proprietário	Administrador completo	Admin da sala	Usuário	Convidado
Arquivos	✔	✔	✔	✔	✖
Criar, enviar, mover, copiar, renomear, baixar, excluir arquivos e pastas	✔	✔	✔	✔	✖
Salas	✔	✔	✔	✔	✔
Visualizar todas as salas	✔	✔	✖	✖	✖
Visualizar próprias salas	✔	✔	✔	✖	✖
Visualizar salas para as quais o usuário foi convidado	✔	✔	✔	✔	✔
Criar e editar salas	✔	✔	✔	✖	✖
Fixar salas no topo	✔	✔	✔	✔	✔
Visualizar informações da sala (contatos, histórico, detalhes)	✔	✔	✔	✔	✔
Convidar usuários externos (convidados) para uma sala	✔	✔	✔	✔	✔
Convidar usuários internos para uma sala	✔	✔	✔	✔	✖
Atribuir níveis de permissão aos membros da própria sala	✔	✔	✔	✔	✔
Alterar níveis de permissão dos membros da própria sala	✔	✔	✔	✖	✖
Remover usuários da própria sala	✔	✔	✔	✖	✖
Arquivar próprias salas	✔	✔	✔	✖	✖
Criar uma cópia da própria sala	✔	✔	✔	✖	✖
Criar uma cópia da sala de outra pessoa	✔	✔	✖	✖	✖
Editar salas de outras pessoas: convidar usuários, atribuir e alterar níveis de permissão dos membros da sala, remover usuários da sala	✖	✖	✖	✖	✖
Visualizar links de uma sala pública de outra pessoa	✖	✖	✖	✖	✖
Alterar o proprietário da sala de outra pessoa	✔	✔	✖	✖	✖
Arquivar a sala de outra pessoa	✔	✔	✖	✖	✖
Arquivo	✔	✔	✔	✔	✔
Visualizar todas as salas arquivadas	✔	✔	✖	✖	✖
Visualizar próprias salas arquivadas	✔	✔	✔	✖	✖
Visualizar salas arquivadas para as quais o usuário foi convidado	✔	✔	✔	✔	✔
Editar salas arquivadas	✖	✖	✖	✖	✖
Fixar salas arquivadas no topo	✖	✖	✖	✖	✖
Visualizar informações de salas arquivadas (contatos, histórico, detalhes)	✔	✔	✔	✔	✔
Convidar usuários para uma sala arquivada, atribuir e alterar níveis de permissão dos membros	✖	✖	✖	✖	✖
Restaurar, copiar ou remover salas arquivadas de outra pessoa	✔	✔	✖	✖	✖
Restaurar, copiar ou remover próprias salas arquivadas	✔	✔	✔	✖	✖

Operações na lista de salas

Usando as ferramentas na barra de ferramentas superior, você pode realizar as seguintes operações:

• Pesquisar o nome de uma sala usando a barra de pesquisa no topo da lista de salas.

• Filtrar salas por proprietário ou contatos, tipo (Colaboração, Personalizada, Sala pública, Sala de Dados Virtuais), as tags existentes, recursos de terceiros usando o botão . Selecione os parâmetros de filtro necessários e clique em Aplicar. Para limpar o filtro, use o ícone no canto superior direito.

  

• Classifique as salas por parâmetros (Nome, Tipo, Tags, Proprietário, Data da última atividade, Armazenamento) usando o botão . Clique na seta ao lado do parâmetro selecionado para alterar a ordem de classificação.

• Alterne entre os modos de exibição disponíveis (Miniaturas ou Compacto) usando o botão ou .

• Use o ícone para exibir ou ocultar as colunas Tipo, Tags, Proprietário, Última atividade, Armazenamento / Cota na lista de salas (Visualização compacta).

• Adicione uma tag rapidamente clicando no ícone + no cartão de uma sala. Digite o nome da tag no campo de entrada que aparece e pressione Enter para aplicar. Para remover ou renomear uma tag existente, clique nela diretamente no cartão: a tag se torna editável para que você possa atualizar o nome, ou pressione Delete para removê-la.

  

Usando o painel superior que aparece quando uma ou várias salas são selecionadas na lista, você pode realizar as seguintes operações:

• Selecione salas por tipo (Todas, Sala de dados virtual, Colaboração, Pública, Personalizada) usando o ícone . A lista inclui os tipos das salas que já foram criadas.

  

• Fixar/desafixar a(s) sala(s) selecionada(s) no topo.

• Crie um grupo a partir das salas selecionadas usando a opção Criar um grupo.

• Mover a(s) sala(s) selecionada(s) para o arquivo.

• Alterar uma cota por sala (se uma cota por sala foi definida).

• Desativar a cota (se uma cota por sala foi definida).

• Visualizar informações sobre a sala única selecionada usando o ícone .

  

• Excluir a sala.

Usando o menu de clique com o botão direito ou o ícone ao lado do nome da sala, você pode realizar as seguintes ações:

• Selecionar – para selecionar a sala na lista. Quando a sala está selecionada, você pode fixá-la/desafixá-la ou movê-la para o arquivo usando as opções da barra de ferramentas superior ou visualizar informações usando o ícone .
• Abrir – para abrir a sala.
• Fixar no topo – para exibir a sala no topo da lista. Você pode desafixar a sala fixada clicando no ícone ou usando a opção Desafixar no menu.
• Desativar notificações – para desativar notificações para esta sala. Você pode reativar as notificações usando a opção Ativar notificações no menu.
• Editar sala – para renomear a sala, adicionar tags ou uma imagem, alterar o proprietário da sala.
• Convidar pessoas – para enviar convites a usuários ou convidados.
• Copiar link – para copiar um link para a sala pública ou personalizada. O conteúdo da sala acessado por este link estará disponível para visualização sem autorização.
• Mais opções:

  • Salvar como modelo – para salvar a sala selecionada como um modelo. Você poderá criar rapidamente novas salas com base em modelos existentes.

  • Duplicar – para duplicar a sala.

  • Baixar – para baixar a sala.

  • Informações da sala – para visualizar as seguintes informações:

    • Contatos – lista a Administração, os Usuários e os Usuários esperados da sala. A tela de Contatos também permite adicionar novos membros, reenviar convites, alterar os níveis de permissão de usuário ativo ou remover um usuário da sala.

      

    • Histórico – lista as atividades recentes na sala e permite filtrar o histórico por data, bem como exportar todo o histórico ou um intervalo de datas personalizado.

      

    • Detalhes – lista o proprietário da sala, o tipo, o conteúdo, a data da última modificação e quem a fez, a data de criação, as tags que podem ser adicionadas diretamente e as informações de armazenamento / cota.

      

  • Alterar o proprietário da sala – para alterar o proprietário da sala.

• Criar um grupo – para adicionar a sala a um novo grupo de salas.
• Sair da sala – para sair da sala. Se você for o proprietário da sala, precisará atribuir outro proprietário primeiro.
• Mover para o arquivo – para arquivar a sala. As salas arquivadas podem ser restauradas ou excluídas.
• Excluir sala – para excluir permanentemente a sala. Na janela de aviso que aparece, marque a caixa Eu entendo as consequências e quero excluir a sala e clique no botão Excluir permanentemente.

Na visualização compacta, usando o menu de clique com o botão direito na coluna Armazenamento / Cota ao lado do nome da sala, você pode realizar as seguintes ações:

• Alterar cota (se a cota padrão estiver ativada) – para definir uma cota personalizada por sala.
• Definir como padrão (se a cota padrão estiver ativada e alterada) – para definir uma cota personalizada para o valor padrão.
• Desativar cota (se a cota padrão estiver ativada) – para desativar a cota.

observação

Quando uma cota da sala é definida e o limite foi excedido, um banner de notificação aparece no cabeçalho da sala para alertar o administrador da sala.

Operações dentro da sala

Quando você abre uma sala clicando no nome dela na lista, pode usar a barra de ferramentas superior para realizar as seguintes ações:

• Retornar à lista de salas usando a seta .
• Criar novos documentos, planilhas, apresentações, formulários PDF, pastas usando o ícone Plus.
• Gerenciar a sala usando o ícone :
  • Editar sala – para renomear a sala, adicionar tags ou uma imagem, alterar o proprietário da sala.
  • Convidar pessoas – para enviar convites a usuários ou convidados.
  • Copiar link – para copiar um link para a sala pública ou personalizada. O conteúdo da sala acessado por este link estará disponível para visualização sem autorização.
  • Mais opções:
    • Salvar como modelo – para salvar a sala selecionada como um modelo. Você poderá criar rapidamente novas salas com base em modelos existentes.
    • Duplicar – para duplicar a sala.
    • Baixar – para baixar a sala.
    • Informações da sala – para visualizar as seguintes informações:
      • Contatos – lista a Administração, os Usuários e os Usuários esperados da sala. A tela de Contatos também permite adicionar novos membros, reenviar convites, alterar os níveis de permissão de usuário ativo ou remover um usuário da sala.
      • Histórico – lista as atividades recentes na sala e permite filtrar o histórico por data, bem como exportar todo o histórico ou um intervalo de datas personalizado.
      • Detalhes – lista o proprietário da sala, o tipo, o conteúdo, a data da última modificação e quem a fez, a data de criação, as tags que podem ser adicionadas diretamente e as informações de armazenamento / cota.
    • Exportar índice da sala – para exportar o índice para a Sala de Dados Virtual. O arquivo xlsx com um relatório resumido sobre a estrutura de arquivos da sala será exportado para a seção Arquivos.
    • Alterar o proprietário da sala – para alterar o proprietário da sala.
  • Criar um grupo – para adicionar a sala a um novo grupo de salas.
  • Sair da sala – para sair da sala. Se você for o proprietário da sala, precisará atribuir outro proprietário primeiro.
  • Mover para o arquivo – para arquivar a sala. Salas arquivadas podem ser restauradas ou excluídas.
  • Excluir sala – para excluir permanentemente a sala. Na janela de aviso que aparece, marque a caixa Eu entendo as consequências e quero excluir a sala e clique no botão Excluir permanentemente.
• Compartilhe a sala pública usando o botão Compartilhar sala.
• Visualize informações sobre a sala usando o ícone .

Várias operações com salas

Agrupar salas

As salas podem ser organizadas em grupos para que você possa alternar entre elas em vez de rolar por toda a lista. Para usar o recurso de agrupamento de salas, primeiro ative o interruptor em Perfil -> Gerenciamento de arquivos.

Depois de ativado, os itens e aparecem acima da lista de salas.

1. Para criar um grupo, use o item Adicionar grupo acima da lista de salas. Você também pode selecionar uma ou várias salas na lista e usar a opção Criar um grupo no painel superior ou no menu de contexto da sala. Insira o nome do grupo e escolha um ícone.

   

2. Alterne entre os grupos criados usando os itens correspondentes acima da lista de salas. O item Todas as salas exibe todas as salas, independentemente do grupo.

   

3. Para gerenciar os grupos existentes, use o ícone Gerenciar grupo de salas à esquerda. No painel Editar grupos de salas, você pode Criar um novo grupo, editar ou excluir os grupos existentes.

   

4. Desative o interruptor Agrupamento de salas para ocultar os grupos. Os grupos criados são salvos e podem ser exibidos novamente ativando esta opção nas configurações do seu perfil, na guia Gerenciamento de arquivos.

Criando modelos de sala

Os modelos de sala permitem que você crie rapidamente novas salas com configurações e conteúdos semelhantes. É possível usar seus próprios modelos ou aqueles compartilhados com você por outros administradores.

1. Use o menu do botão direito ou o ícone ao lado do nome da sala na lista de salas e selecione a opção Mais opções -> Salvar como modelo. Você também pode abrir a sala e usar a opção Mais opções -> Salvar como modelo no menu dentro da sala selecionada.

2. Altere o Nome do modelo se necessário.

3. Adicione Tags da sala. As tags serão aplicadas à sala que será criada com base neste modelo.

4. Para compartilhar o modelo com outros administradores, clique no link Configurações de acesso na seção Acesso ao modelo.

   Ative o interruptor Modelo disponível para todos. Neste caso, todos os administradores completos e administradores da sala poderão criar salas usando este modelo.

   Na seção Adicionar Usuários ou Grupos, você pode escolher certos administradores da lista manualmente. Se você selecionar um grupo, o acesso será concedido apenas aos administradores que são membros deste grupo.

5. A opção Abrir modelo criado está selecionada por padrão.

6. Clique no botão Criar modelo.

No modelo criado, você pode alterar as configurações do modelo, adicionar novos arquivos e editar documentos existentes.

Os modelos criados estão disponíveis na seção Salas -> Modelos. Usando o menu do botão direito ou o ícone ao lado do nome do modelo, você pode realizar as seguintes ações:

• Selecionar – para selecionar o modelo na lista.
• Abrir – para abrir o modelo.
• Copiar link – para copiar um link para o modelo.
• Criar sala – para criar uma nova sala com base neste modelo.
• Editar modelo – para alterar as configurações do modelo.
• Configurações de acesso – para compartilhar o modelo com outros administradores.
• Baixar – para baixar o modelo.
• Informações da sala – para visualizar as informações do modelo.
• Excluir modelo – para excluir o modelo.

Criando links externos para salas

Em uma sala pública ou personalizada, você pode criar vários links com diferentes parâmetros. O conteúdo da sala acessado por meio desses links estará disponível para visualização sem autorização. Para salas públicas, o link compartilhado é ativado por padrão. Se você deseja obter um link para uma sala personalizada, deve criar primeiro um link compartilhado.

Para criar ou editar links externos:

1. No menu da sala, use o item Informações.

2. Alterne para a tela Contatos.

   

3. Para uma sala pública, prossiga para o próximo passo. Para uma sala personalizada, use a opção Criar novo link na seção Links compartilhados.

4. Clique no ícone ao lado do Link compartilhado.

5. Escolha a opção Configurações do link.

6. Se necessário, altere a Função para o link em uma sala pública ou personalizada (Visualizador, Editor, Revisor ou Comentador).

7. Altere o nome do link para distinguir vários links.

8. Na lista Quem tem acesso, selecione Qualquer pessoa com o link ou Somente usuários do espaço de trabalho para definir quem pode abrir a sala por este link.

9. Defina uma senha para proteger o link.

   1. Ative o interruptor Acesso por senha.

   2. Clique no ícone para gerar uma senha ou insira-a manualmente no campo correspondente.

      observação

      A senha deve ter pelo menos 8 caracteres. Os seguintes caracteres são permitidos: a-z, A-Z, 0-9, !"#%&'()*+,-./:;<=>?@[]^_`{|}

   3. Para limpar o campo de senha, clique no botão Limpar.

   4. Para copiar a senha para sua área de transferência para compartilhamento futuro, clique no botão Copiar senha.

      

10. Ative o interruptor Restringir cópia de conteúdo de arquivo, download e impressão para desativar downloads de arquivos e pastas da sala pública ou personalizada compartilhada por meio de um link.

11. Para salvar as alterações feitas nos parâmetros do link compartilhado, clique no botão Salvar.

Se você precisar de mais de um link para uma sala pública ou personalizada, use o ícone Adicionar novo link na seção Links compartilhados. Ao criar um link adicional, você pode:

1. Definir o nome do link.

2. Configurar uma proteção por senha conforme descrito acima.

3. Restringir a cópia de conteúdo do arquivo, download e impressão de arquivos.

4. Limitar o período de disponibilidade deste link definindo uma data de expiração. Escolha uma das opções predefinidas (em 12 horas, em 1 dia, em 7 dias, Ilimitado) ou selecione Personalizado e defina a data e a hora usando o seletor de datas.

5. Salvar o link clicando em Criar.

   

A sala estará disponível para qualquer pessoa com o link. Usuários externos terão permissão apenas para visualização de todos os arquivos em uma sala pública ou personalizada.

Em uma sala pública ou personalizada, você pode alterar o link padrão de Visualizador selecionando um nível de permissão diferente: Editor, Revisor ou Comentarista. Para fazer isso:

1. No menu da sala, use o item Informações.

2. Vá para a tela Contatos.

3. Clique no ícone ao lado do Link compartilhado.

4. Escolha a opção necessária: Editor, Revisor, Comentarista, Visualizador.

   

   O link para o nível de permissão selecionado será copiado para a área de transferência.

Incorporando salas

Você pode incorporar uma sala pública ou personalizada disponível via um link compartilhado em seu site, para que a sala esteja acessível a qualquer pessoa sem autorização.

Leia as instruções.

Se você deseja incorporar todo o espaço de trabalho em seu aplicativo ou encontrar mais opções de incorporação para personalizá-las manualmente (por exemplo, selecionar elementos da interface para exibir ou incorporar uma sala de um tipo diferente), use a seção Ferramentas de Desenvolvedor -> Embed SDK.

Leia as instruções.