Como convidar usuários para salas no ONLYOFFICE Apps

Uma vez que uma sala no ONLYOFFICE Apps é criada, é necessário convidar usuários para essa sala para iniciar a colaboração.

Todos os novos usuários convidados via link ou manualmente de dentro da sala serão adicionados como convidados. Para adicionar novos usuários internos (membros), os administradores devem convidá-los na seção Contatos.

Ao convidar usuários para uma sala, os responsáveis pelo convite atribuem um nível de permissão a um usuário. Um nível de permissão define quais ações com arquivos o usuário pode realizar dentro desta sala:

	Visualizar	Comentar	Revisar	Preencher formulários	Editar	Ver histórico de versões	Gerenciar arquivos	Gerenciar usuários e configurações
Visualizador	✔	✖	✖	✖	✖	✖	✖	✖
Comentador	✔	✔	✖	✖	✖	✖	✖	✖
Revisor	✔	✔	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Editor	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✖	✖
Criador de conteúdo	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔
Gerente da sala	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔

Dependendo do nível de permissão, as seguintes ações com arquivos estão disponíveis para o usuário dentro de uma sala:

• Visualizador - Operações com os arquivos existentes: visualização.
• Comentador - Operações com os arquivos existentes: visualização, comentários.
• Revisor - Operações com os arquivos existentes: visualização, comentários, revisão.
• Editor - Operações com os arquivos existentes: visualização, comentários, revisão, preenchimento de formulários, edição. Visualização do histórico de versões.
• Criador de conteúdo - Operações com os arquivos existentes: visualização, comentários, revisão, preenchimento de formulários, edição. Visualização do histórico de versões. Criação e upload de novos arquivos/pastas. Gerenciamento do histórico de versões, bloqueio de arquivos para coautores. Cópia, movimentação e remoção dos próprios arquivos/pastas.
• Gerente da sala - Operações com os arquivos existentes: visualização, comentários, revisão, preenchimento de formulários, edição. Visualização do histórico de versões. Criação e upload de novos arquivos/pastas. Gerenciamento do histórico de versões, bloqueio de arquivos para coautores. Cópia, renomeação, movimentação e remoção dos próprios arquivos/pastas e dos de outros usuários.

observação

O nível de permissão Preenchedor de formulários está disponível apenas em Salas de dados virtuais, onde é usado para o preenchimento de formulários baseado em funções. Os preenchedores de formulários podem visualizar, preencher, revisar e comentar os arquivos existentes.

Para coletar formulários preenchidos de muitos respondentes, convide os usuários para um espaço de preenchimento de formulários no aplicativo Formulários. Os níveis de permissão disponíveis lá são descritos no artigo Convidando usuários para espaços de preenchimento de formulários.

Para convidar um usuário para uma sala:

1. Abra a sala necessária onde você deseja convidar usuários.

2. Clique no ícone ao lado do nome da sala.

3. Selecione a opção Compartilhar -> Convidar contatos no menu.

4. Convide usuários externos (convidados) via link:

   1. Ative o interruptor Convidar pelo link para criar um link universal de autoautorização na sala como convidado. Use o ícone para copiar o link para a área de transferência. Você pode enviar o link copiado de qualquer maneira conveniente.

   2. Para configurar o link, clique no ícone de engrenagem ao lado de Convidar pelo link e ajuste as Configurações de link:

      • Na seção Função do link, selecione o nível de permissão que todos que entrarem por este link receberão. As opções disponíveis dependem do tipo de sala.
      • Ative o interruptor Limite de Usuários e especifique o Máx. número de usuários que podem entrar por este link (até 1000). Quando o limite for atingido, o registro pelo link deixa de estar disponível. O contador abaixo mostra quantos usuários já entraram.
      • Na seção Limite por período de tempo, defina a data e a hora até as quais o link permanece válido.

      Clique em Salvar e copiar para aplicar as configurações e copiar o link, ou em Cancelar para voltar sem salvar.

      

5. Alternativamente, você pode usar a seção Adicionar manualmente para adicionar contatos existentes do espaço de trabalho ou para convidar pessoalmente novos usuários por e-mail. Os novos usuários convidados dessa forma são adicionados à sua lista de Convidados.

   1. Clique na opção Escolher da lista para selecionar os contatos existentes do espaço de trabalho. Marque-os na lista e clique no botão Selecionar.

      • Use a guia Membros para selecionar usuários internos.
      • Use a guia Grupos para selecionar todos os usuários que pertencem a um determinado grupo. Também é possível escolher o grupo Todos para selecionar todos os usuários do espaço de trabalho.

      Você também pode começar a digitar o nome ou e-mail do usuário ou grupo existente no campo de entrada e selecionar os usuários ou grupos encontrados. Os contatos ou grupos existentes que correspondem aos caracteres inseridos são exibidos à medida que você digita.

   2. Altere o Idioma do convite, se necessário.

   3. Para convidar novos usuários externos (convidados) por e-mail, insira um endereço de e-mail válido no campo Pesquisar e convidar por nome ou e-mail e pressione Enter. Da mesma forma, adicione vários endereços de e-mail, se necessário.

   4. Altere o nível de permissão, se necessário. Os níveis de permissão disponíveis dependem do tipo de sala: Gerente da sala, Criador de conteúdo, Editor, Revisor, Comentador, Visualizador. Os direitos de acesso a todos os documentos armazenados na sala são definidos pelo nível de permissão. Os usuários podem ter diferentes níveis de permissão dependendo das salas para as quais são convidados (um mesmo usuário pode ser Visualizador na primeira sala e Editor na segunda).

      observação

      Convidados e usuários não podem ser atribuídos como Gerentes da sala. Somente administradores completos e administradores de sala são adequados para este nível de permissão, portanto, ao selecioná-lo, somente esses contatos são mostrados na lista.

   5. Quando estiver pronto, clique no botão Enviar convite. Os convites serão enviados para os endereços de e-mail especificados. Clique em Cancelar para fechar o painel sem enviar.

      

Também é possível convidar membros para a sala a partir da tela Informações -> Contatos. Clique no ícone para adicionar novos membros.

Quando um usuário aceita o convite para a sala, ele pode visualizar a sala no aplicativo Salas e pode participar da colaboração com direitos de acesso de acordo com o nível de permissão. Os administradores podem gerenciar usuários dentro da sala conforme descrito abaixo.

Reenviando convites para salas

1. Dentro da sala, abra a tela Informações -> Contatos.
2. Clique no ícone ao lado da legenda Esperar usuários.

Alterando níveis de permissão em salas

1. Dentro da sala, abra a tela Informações -> Contatos.

2. Clique no nível de permissão atual ao lado do usuário necessário.

3. Selecione um nível de permissão diferente na lista.

   

Removendo usuários de salas

1. Dentro da sala, abra a tela Informações -> Contatos.
2. Clique no nível de permissão atual.
3. Selecione a opção Remover.