Convidando usuários para espaços de preenchimento de formulários

Depois que um espaço de preenchimento de formulários no aplicativo Formulários for criado, convide usuários para ele para que possam preencher os formulários que ele contém.

Todos os novos usuários convidados por link ou manualmente a partir do espaço serão adicionados como convidados. Para adicionar novos usuários internos (membros), os administradores devem convidá-los na seção Contatos.

observação

Os níveis de permissão descritos abaixo definem a participação no espaço. Qualquer pessoa que abrir o espaço pelo link público preenche os formulários sem se registrar. Saiba mais sobre o link público no artigo Compartilhando formulários.

Níveis de permissão

Ao convidar usuários para um espaço de preenchimento de formulários, quem convida atribui um nível de permissão ao usuário. Um nível de permissão define quais ações o usuário pode realizar neste espaço:

	Visualizar	Comentar	Revisar	Preencher formulários	Editar	Ver histórico de versões	Gerenciar arquivos	Gerenciar usuários e configurações
Preenchedor de formulários	✔	✔	✔	✔	✖	✖	✖	✖
Criador de conteúdo	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Gerente da sala	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔

O nível de permissão Gerente da sala está disponível nas versões pagas. Dependendo do nível de permissão, as seguintes ações com formulários estão disponíveis para o usuário em um espaço:

• Preenchedor de formulários - Operações com os formulários existentes: visualização, comentários, revisão, preenchimento de formulários. Os preenchedores de formulários veem apenas os seus próprios formulários concluídos ou iniciados nas pastas Concluído e Em processo e não podem ver os formulários que ainda não foram enviados para preenchimento.
• Criador de conteúdo - Operações com os formulários existentes: visualização, comentários, revisão, preenchimento de formulários, edição. Visualização do histórico de versões. Criação e upload de novos formulários e pastas. Acesso total às pastas Concluído e Em processo. Cópia, movimentação e remoção de formulários e pastas próprios.
• Gerente da sala - Todas as operações disponíveis para os criadores de conteúdo, além de convidar novos usuários e atribuir funções abaixo do seu nível, e gerenciar as configurações do espaço. Cópia, renomeação, movimentação e remoção de formulários e pastas próprios e de outras pessoas.

observação

Convidados e usuários não podem ser atribuídos como gerentes da sala. Somente administradores completos e administradores de sala são adequados para este nível de permissão; por isso, ao selecioná-lo, somente esses contatos são exibidos na lista.

Convidando usuários

Para convidar um usuário para um espaço de preenchimento de formulários,

1. Abra o espaço necessário onde você deseja convidar usuários.

2. Clique no ícone ao lado do nome do espaço e selecione a opção Convidar pessoas, ou use o ícone na tela Informações -> Contatos.

   

3. Convide usuários externos (convidados) via link:

   1. Ative o interruptor Convidar pelo link para criar um link universal de autoautorização no espaço como convidado. Use o ícone para copiar o link para a área de transferência. Você pode enviar o link copiado de qualquer maneira conveniente.
   2. Se necessário, altere o nível de permissão atribuído a todos que entrarem por este link.
   3. A data de expiração do link é exibida abaixo dele como o valor Válido até. Para configurar o link, clique no ícone de engrenagem ao lado de Convidar pelo link e ajuste as Configurações de link.

4. Alternativamente, você pode usar a seção Adicionar manualmente para adicionar contatos existentes do espaço de trabalho ou para convidar pessoalmente novos usuários por e-mail. Os novos usuários convidados dessa forma são adicionados à sua lista de Convidados.

   1. Clique na opção Escolher da lista para selecionar os contatos existentes do espaço de trabalho. Marque-os na lista e clique no botão Selecionar.

      • Use a guia Membros para selecionar usuários internos.
      • Use a guia Grupos para selecionar todos os usuários que pertencem a um determinado grupo.

      Você também pode começar a digitar o nome do usuário ou do grupo existente, ou o e-mail, no campo Pesquisar e convidar por nome ou e-mail e selecionar os usuários ou grupos encontrados.

   2. Altere o Idioma do convite, se necessário.

   3. Para convidar novos usuários externos (convidados) por e-mail, insira um endereço de e-mail válido e pressione Enter. Da mesma forma, adicione vários endereços de e-mail, se necessário.

   4. Altere o nível de permissão, se necessário: Gerente da sala, Criador de conteúdo ou Preenchedor de formulários.

   5. Quando estiver pronto, clique no botão Enviar convite. Os convites serão enviados para os endereços de e-mail especificados. Clique em Cancelar para fechar o painel sem enviar.

Por padrão, convidados e usuários são adicionados ao espaço como Preenchedores de formulários, que só podem preencher os formulários, mas não editá-los.

Quando um usuário aceita o convite, ele pode ver o espaço no aplicativo Formulários e preencher os formulários com direitos de acesso de acordo com o nível de permissão.

Gerenciando membros do espaço

Reenviando convites

1. Dentro do espaço, abra a tela Informações -> Contatos.
2. Clique no ícone ao lado da legenda Esperar usuários.

Alterando níveis de permissão

1. Dentro do espaço, abra a tela Informações -> Contatos.
2. Clique no nível de permissão atual ao lado do usuário necessário.
3. Selecione um nível de permissão diferente na lista.

Removendo usuários

1. Dentro do espaço, abra a tela Informações -> Contatos.
2. Clique no nível de permissão atual.
3. Selecione a opção Remover.