Como compartilhar arquivos e pastas em Arquivos

No aplicativo Arquivos, você pode compartilhar arquivos e pastas separadamente por meio de um link ou compartilhá-los individualmente com determinados usuários e grupos do espaço de trabalho.

Compartilhando via link

Para criar rapidamente um link para um arquivo, clique no ícone Copiar link compartilhado ao lado do arquivo na Visualização compacta. O link externo para visualização por qualquer pessoa será criado e copiado para a área de transferência.

Para criar um link e ajustar seus parâmetros:

• Clique com o botão direito no arquivo e selecione a opção Compartilhar -> Gerenciar links ou abra o painel Informações e mude para a aba Compartilhar. O painel Informações também contém as abas Histórico e Detalhes.

• Na seção Links compartilhados, clique em Criar e copiar. O Link compartilhado aparecerá onde você pode definir os parâmetros básicos do link.

  

• Clique no ícone e selecione quem terá acesso público ao seu arquivo: Qualquer pessoa com o link ou Apenas usuários do espaço de trabalho.

• Clique no ícone e forneça diferentes permissões de acesso. As seguintes opções estão disponíveis para arquivos:

  • Edição – um usuário pode editar o arquivo compartilhado, mas não pode gerenciar nem criar links compartilhados.

    observação

    Quando um arquivo é compartilhado com permissão de Edição por meio de um link, ou compartilhado com permissões personalizadas em que a edição está ativada, mas o compartilhamento está desativado, o acesso do destinatário ao painel de compartilhamento é restrito: ele não pode criar nem gerenciar mais links para este arquivo.

  • Revisão – um usuário pode editar o arquivo, mas as alterações devem ser aceitas ou rejeitadas pelo proprietário do arquivo.

  • Preenchimento – um usuário pode apenas preencher formulários PDF.

  • Comentário – um usuário pode comentar o conteúdo do arquivo sem editá-lo.

  • Somente leitura – um usuário pode apenas visualizar o arquivo.

  

  observação

  O conjunto de funções disponíveis depende do tipo de arquivo. Para documentos de texto, são Edição, Revisão, Comentário e Somente leitura. Para planilhas, a função Revisão não está disponível: somente Edição, Comentário e Somente leitura podem ser selecionadas. Para formulários PDF, as funções disponíveis são Edição e Preenchimento.

  As seguintes opções estão disponíveis para pastas:

  • Editor – um usuário pode realizar as seguintes operações com arquivos na pasta: visualização, edição, preenchimento de formulários, revisão, comentários.
  • Revisor – um usuário pode realizar as seguintes operações com arquivos na pasta: visualização, revisão, comentários.
  • Comentador – um usuário pode realizar as seguintes operações com arquivos na pasta: visualização, comentários.
  • Visualizador – um usuário pode apenas visualizar arquivos na pasta.

• Por padrão, o link é válido por tempo ilimitado. Para fazer o link expirar, abra as configurações do link e use a opção Limitar por período de tempo descrita abaixo.

• Clique no ícone Mostrar ações do link para abrir as configurações do link, copiar ou excluir o link.

  O painel Editar link compartilhado permite alterar os parâmetros básicos do link, se necessário, ou definir parâmetros adicionais. As seguintes configurações estão disponíveis:

  

  • Use a opção Papel para o link para alterar permissões para um arquivo (Edição, Revisão, Preenchimento, Comentário, Somente leitura) ou pasta (Visualizador, Editor, Revisor ou Comentador). Observe que os destinatários que acessam o arquivo por meio de um link com permissão de Edição não podem gerenciar nem criar mais links compartilhados.
  • Use o Nome do link para distinguir vários links.
  • Quem tem acesso – selecione quem terá acesso público ao seu arquivo: Qualquer pessoa com o link ou Apenas usuários do espaço de trabalho.
  • Defina uma senha para proteger o link:

    1. Ative o interruptor Acesso por senha.

    2. Clique no ícone para gerar uma senha ou insira-a manualmente no campo correspondente.

       observação

       A senha deve ter pelo menos 8 caracteres. Os seguintes caracteres são permitidos: a-z, A-Z, 0-9, !"#%&'()*+,-./:;<=>?@[]^_`{|}

    3. Para limpar o campo de senha, clique no botão Limpar.

    4. Para copiar a senha para sua área de transferência para compartilhamento futuro, clique no botão Copiar senha.

  • Ative o interruptor Restringir cópia de conteúdo do arquivo, download e impressão para desabilitar downloads de arquivos e pastas compartilhados via link.
  • Use a opção Limitar por período de tempo para limitar o período de disponibilidade do link: clique em Selecionar data e defina uma data de expiração.
  • Para salvar as alterações feitas nos parâmetros do link compartilhado, clique no botão Salvar.

Se você precisar de mais de um link, use o ícone na seção Links compartilhados.

Compartilhando com determinados usuários do espaço de trabalho

No aplicativo Arquivos, você também pode compartilhar o arquivo ou a pasta selecionados com determinados usuários ou grupos do espaço de trabalho:

1. Abra a tela Informações -> Compartilhar clicando no ícone ao lado do arquivo na Visualização compacta. Alternativamente, clique com o botão direito no arquivo e selecione a opção Compartilhar -> Gerenciar links.

   Você também pode clicar no botão Compartilhar dentro do documento aberto.

2. Clique no ícone .

3. Na tela Contatos, alterne entre as abas Membros, Grupos e Convidados e marque as pessoas ou grupos necessários.

4. Você pode definir um nível de permissão comum para todos os membros, convidados e grupos selecionados usando o menu na parte inferior da tela:

   • Acesso total – compartilhamento, edição, revisão, comentários e renomeação.
   • Edição – visualização, edição, revisão, comentários.
   • Revisão – visualização, revisão, comentários.
   • Comentário – visualização, comentários.
   • Somente leitura – visualização do arquivo.
   • Negar acesso – sem acesso para visualizar, editar ou gerenciar este arquivo.

   A lista acima é exibida para documentos de texto. Para planilhas, o nível Revisão não é oferecido e a revisão é excluída das descrições de Acesso total e Edição.

   Quando estiver pronto, clique no botão Selecionar – ele exibe o número de contatos selecionados, por exemplo, Selecionar (1).

   

5. Na tela Informações -> Compartilhar, você pode alterar o nível de permissão selecionado para cada membro, convidado ou grupo usando o menu próximo aos seus nomes. O mesmo menu contém a opção Remover, que revoga o acesso concedido a essa pessoa ou grupo.

6. O arquivo ou a pasta compartilhado será marcado com o ícone na lista de arquivos e estará disponível para os usuários selecionados do espaço de trabalho na seção Compartilhado comigo do aplicativo Arquivos.

observação

O compartilhamento com determinados contatos está disponível apenas no aplicativo Arquivos. Nos aplicativos Salas e Formulários, o acesso é gerenciado por meio da participação na sala.

Dependendo do nível de permissão, as seguintes ações com arquivos estão disponíveis:

Ações	Acesso total	Edição	Revisão	Comentário	Somente leitura	Negar acesso
Editando o arquivo
Editando texto	✔	✔	✖	✖	✖	✖
Editando propriedades de campo (controles de conteúdo)	✔	✔	✖	✖	✖	✖
Editando filtros em uma planilha	✔	✔	✖	✖	✖	✖
Preenchendo campos de formulário	✖	✖	✖	✖	✖	✖
Revisão	✔	✔	✔	✖	✖	✖
Comentário	✔	✔	✔	✔	✖	✖
Visualização (leitura)
Visualização de conteúdo	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Visualização de comentários	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Copiar conteúdo para a área de transferência	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Impressão	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Download	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Salvar como	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Visualização do histórico de versões	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Gestão
Acesso ao painel de compartilhamento	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Visualização do histórico	✔	✔	✔	✔	✔	✖
Gerenciamento do histórico de versões	✔	✔	✖	✖	✖	✖
Destacar alterações feitas por outros usuários	✔	✔	✔	✖	✖	✖
Exibir usuários que estão editando o arquivo ("Ver usuários")	✔	✔	✔	✖	✖	✖
Renomear um arquivo	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Criar arquivos/pastas	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Carregar arquivos	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Remover arquivos/pastas	✔	✖	✖	✖	✖	✖
Mover arquivos/pastas	✔	✖	✖	✖	✖	✖

Compartilhamento de formulários PDF

Ao compartilhar formulários PDF armazenados no aplicativo Arquivos, o link é criado para edição. As funções disponíveis para o link são Edição e Preenchimento.

Se você escolher a opção Preenchimento, o painel Compartilhar para preenchimento será aberto com as opções de compartilhamento disponíveis:

• A opção Compartilhamento rápido permite criar um link externo com direitos para preencher e compartilhá-lo diretamente sem criar uma sala.
• A opção Coleta de dados do formulário permite compartilhar o formulário através de uma sala de preenchimento de formulários e exportar os dados coletados para XLSX para análise posterior. Você pode escolher uma das salas existentes ou criar uma nova. Saiba mais sobre salas de preenchimento de formulários.
• A opção Preenchimento baseado em função do destinatário permite preencher o formulário original junto com outros destinatários em uma Sala de Dados Virtual. Você pode escolher uma das salas existentes ou criar uma nova. Quando você copiar o formulário PDF para uma Sala de Dados Virtual, uma nova janela aparece com uma proposta para atribuir funções. Saiba mais sobre Salas de Dados Virtuais.

observação

O direito de acesso Preenchimento, incluindo o Compartilhamento rápido, está disponível apenas para formulários PDF armazenados no aplicativo Arquivos. Para formulários PDF localizados em salas Públicas, Personalizadas ou de Colaboração, a opção Preenchimento não está disponível ao criar um link. A única permissão de link disponível para esses formulários é Edição.

Para formulários que já estão armazenados em uma sala de preenchimento de formulários, consulte Compartilhando formulários em Formulários.

Criando salas com base no conteúdo do aplicativo Arquivos

Se você deseja criar uma nova sala com base nos arquivos ou pastas selecionados do aplicativo Arquivos, selecione vários arquivos/pastas e use a opção Criar sala que aparece na barra de ferramentas superior. Para arquivos/pastas separadas, você pode clicar com o botão direito no arquivo/pasta e selecionar a opção Compartilhar -> Criar sala no menu de contexto. Em seguida, siga as instruções para criar salas.

Todos os arquivos selecionados ou o conteúdo da pasta selecionada serão copiados para lá.

Depois, você pode convidar outros usuários para colaborar nos arquivos dentro de uma sala.