Gerenciar e editar documentos em Arquivos

O aplicativo Arquivos é onde seus próprios documentos são armazenados. Você pode fazer upload de arquivos e pastas existentes, criar novos e organizá-los em pastas. Também é possível gerenciar versões, bloquear arquivos para coautores, renomear documentos, movê-los ou copiá-los para outro local e excluir arquivos desnecessários.

Os documentos armazenados no aplicativo Arquivos podem ser compartilhados com outros usuários do espaço de trabalho ou via link externo, ou usados como base para uma nova sala.

Os usuários podem trabalhar com documentos, planilhas, apresentações, arquivos PDF e ebooks existentes, bem como visualizar diagramas, arquivos multimídia e de imagem usando os ONLYOFFICE Online Editors.

Também é possível ajustar as configurações de gerenciamento de arquivos.

observação

Este artigo descreve o trabalho com os documentos armazenados no aplicativo Arquivos. Para saber como gerenciar os documentos armazenados em salas, consulte o artigo Gerenciar e editar documentos em Salas.

Fazendo upload de arquivos e pastas

Para fazer upload de um arquivo:

1. Abra o aplicativo Arquivos e vá para a pasta onde você deseja fazer o upload de seus arquivos;
2. Clique no botão Novo acima da lista de documentos;
3. Selecione a opção Carregar arquivos no menu;
4. Escolha os arquivos que deseja fazer upload na janela do gerenciador de arquivos e clique no botão Abrir.

Ou simplesmente arraste e solte um arquivo ou vários arquivos selecionados do seu computador para a área de trabalho para fazer o upload para o seu espaço de trabalho de forma ainda mais fácil. No meio da tela, aparece um botão flutuante com informações sobre onde o elemento selecionado será colocado. Quando o processo de upload começa, o botão flutuante se move para o canto direito.

Se o formato do arquivo for diferente de Office Open XML, o arquivo será convertido para o formato .docx/.xlsx/.pptx para edição mais rápida. A janela Upload de arquivo aparecerá, onde você poderá selecionar se deseja salvar ambos os arquivos (um arquivo no formato original e um arquivo no formato Office Open XML). Se você não precisar dos arquivos no formato original, poderá desmarcar a caixa de seleção Salvar a cópia do arquivo no formato original. Isso será considerado durante as próximas operações de upload, e um arquivo convertido será adicionado como uma nova versão do arquivo original em vez de como um novo arquivo separado. Marque a caixa de seleção Não mostre esta mensagem novamente se não quiser que esta janela apareça durante os próximos uploads. Clique em Continue para iniciar o upload, ou em Fechar para cancelá-lo.

Se um arquivo original estiver protegido com senha, a senha será necessária para converter o arquivo. Se você clicar no ícone Converter e abrir à direita do documento carregado na lista de arquivos, uma nova janela será aberta onde você precisará inserir uma senha.

observação

Se um arquivo com o mesmo nome já existir na pasta, uma cópia do arquivo será criada por padrão.

O status atual dos uploads e conversões pode ser encontrado clicando no ícone . O painel Upload e conversão será aberto. Ele exibe documentos que já foram carregados e convertidos, bem como aqueles que ainda estão na fila.

Se ocorrer um erro durante o processo de upload (por exemplo, devido a uma falha de rede, tempo limite ou erro interno do servidor), você pode clicar em Tentar novamente ao lado do arquivo necessário para fazer o upload novamente.

Para cancelar o upload de um arquivo, clique no ícone de cruz ao lado do arquivo. Para interromper o upload de todos os arquivos de uma vez, clique no ícone de cruz cinza no canto superior direito. Para limpar o painel Upload e conversão, clique no ícone . O histórico de documentos carregados e convertidos será excluído.

Para fazer upload de uma pasta que contém subpastas e documentos aninhados:

1. Clique no botão Novo acima da lista de documentos;
2. Selecione a opção Carregar pasta no menu;
3. Escolha a pasta que deseja fazer upload na janela do gerenciador de arquivos e clique no botão Abrir.

Isso também pode ser feito arrastando a pasta necessária da janela do gerenciador de arquivos para a área de trabalho.

Criando novos arquivos e pastas

Para criar novos arquivos ou pastas:

1. Abra o aplicativo Arquivos e vá para a pasta onde você deseja criar um novo arquivo;

2. Clique no botão Novo acima da lista de documentos, ou clique com o botão direito dentro da área de trabalho e selecione uma das seguintes opções:

   • Novo Documento para criar um novo documento de texto;
   • Nova planilha para criar uma nova planilha;
   • Nova apresentação para criar uma nova apresentação;
   • Formulário PDF -> Em branco para criar um novo formulário PDF em branco, ou Formulário PDF -> De um arquivo de texto para criá-lo com base em um arquivo de texto carregado previamente;
   • Nova pasta para criar uma nova pasta;
   • Mais -> Draw.io para criar um novo diagrama usando o plugin Draw.io;
   • Mais -> Markdown para criar um novo arquivo .md usando o plugin Markdown;
   • Mais -> URL para criar um novo arquivo URL usando o plugin URL. Os arquivos URL contêm um link externo e podem ser abertos diretamente na lista de arquivos;
   • Galeria de modelos para criar um arquivo com base em um dos modelos prontos.

3. Insira um nome para seu arquivo ou pasta no campo apropriado e clique no botão Criar.

   observação

   Se você não quiser inserir o nome do arquivo, pode marcar a caixa de seleção Não pergunte o nome do arquivo novamente na criação ou usar a opção correspondente nas configurações de gerenciamento de arquivos.

Gerenciando documentos

Para encontrar rapidamente um documento necessário, utilize o painel Opções de pesquisa no topo da lista de documentos.

Clique no botão para abrir o painel Opções de pesquisa e especifique os parâmetros de busca e filtro necessários:

1. Para filtrar itens por Autor, clique em Eu ou use a opção Outro e selecione o usuário necessário na lista;
2. Para filtrar itens por Tipo, escolha uma das seguintes opções: Pastas, Arquivos, Documentos, Planilhas, Apresentações, Documentos PDF, Formulários PDF, Diagramas, Arquivados, Imagens, Mídia;
3. Clique no botão Aplicar para aplicar filtros, ou em Cancelar para fechar o painel. Para limpar o filtro, use o ícone ao lado do título do painel.

Insira um título de documento, total ou parcialmente, no campo de busca e pressione a tecla Enter para exibir o(s) item(ns) encontrado(s). Se desejar ir para a pasta onde o arquivo encontrado está localizado, clique com o botão direito no arquivo e use a opção Abrir a localização. Para ir para a pasta pai que está um nível acima da pasta atual, use a seta .

Classifique documentos por parâmetros (Nome, Data da última modificação, Tamanho) usando o botão . Clique na seta ao lado do parâmetro selecionado para alterar a ordem de classificação.

Use os botões ou à direita para alternar entre os modos de exibição disponíveis: Visualização de miniaturas e Visualização compacta. Miniaturas não são geradas para serviços de terceiros conectados.

O modo de exibição correspondente Visualização de miniaturas:

Use o ícone para exibir ou ocultar as colunas Autor, Criado, Modificado, Tamanho, Tipo na lista de documentos (Visualização compacta).

Usando o menu de contexto, você pode realizar as seguintes operações com seus documentos:

• Selecionar para selecionar o arquivo na lista;

• Editar para abrir o documento para edição em uma nova aba;

• Editar diagrama (disponível para arquivos .drawio) para abrir o diagrama para edição usando o plugin Draw.io;

• Converter para PDF (disponível para arquivos .docx, .xlsx, .pptx) para converter documentos, planilhas e apresentações para PDF usando o plugin PDF-Converter;

• Converter para texto (disponível para arquivos de áudio e vídeo) para converter fala de arquivos de áudio e vídeo em texto usando o plugin Speech-to-text;

• Mais opções -> Editar/Visualizar markdown (disponível para arquivos .md) para abrir o arquivo para edição/visualização usando o plugin Markdown;

• Pré-visualizar para abrir o documento no modo Pré-visualizar em uma nova aba;

• Pergunte à IA para anexar o documento a um prompt em um chat de IA. Após clicar neste item do menu, o painel de seleção de agentes de IA será aberto. Uma vez selecionado, o agente será aberto na aba de chat, e o arquivo será anexado a ele. Esta opção está disponível para todos os formatos de arquivo que podem ser anexados ao chat de IA (.txt, .docx, .xlsx, .csv, .pdf);

• Compartilhar - esta entrada de menu contém as seguintes subentradas:

  • Copiar link compartilhado para obter um link para o arquivo para outros usuários do espaço de trabalho ou para qualquer pessoa que conheça o link;
  • Configurações de compartilhamento para abrir as configurações de compartilhamento para fornecer acesso ao arquivo via link;
  • Criar sala para criar uma nova sala com base nos documentos/pastas selecionados. Após criar a sala, os arquivos/pastas selecionados serão copiados para a sala criada.

• Mais opções - esta entrada de menu contém as seguintes subentradas:

  • Informações do Arquivo para abrir o painel Informações, que contém as seguintes abas:

    • Compartilhar - os links pelos quais o arquivo é compartilhado e a lista dos usuários que têm acesso a ele. Use a opção Criar e copiar para gerar um novo link compartilhado;
    • Histórico - as alterações recentes feitas no arquivo, agrupadas por dia;
    • Detalhes - a pré-visualização do arquivo e suas propriedades: Proprietário, Tipo, Extensão de arquivo, Tamanho, Data modificada, Última Modificação Por, Data de criação, Versões, Comentários. Use o link Editar abaixo do comentário para alterá-lo.

    Para abrir o mesmo painel, você pode clicar no ícone localizado no canto superior direito.

  • Exibir histórico de versão para abrir a lista de histórico de versões, onde cada versão é descrita em detalhes: Número da versão, Data e hora, Autor e Comentários são listados. O menu na lista de histórico de versões também permite Abrir a versão para visualização, Editar comentário de uma versão específica, Restaurar ou Baixar a versão necessária.

• Ativar filtro personalizado (disponível para arquivos .xlsx) para ativar a opção de Filtro personalizado para que um usuário possa visualizar arquivos .xlsx de acordo com seu próprio filtro. No entanto, outros usuários do espaço de trabalho não podem adicionar novos ou remover filtros existentes aplicados anteriormente pelo criador da planilha. Além disso, os filtros aplicados por um usuário com permissões de Filtro personalizado serão exibidos apenas para ele. Os resultados do filtro exibidos permanecerão inalterados para os outros. Quando o Filtro personalizado está ativado, o ícone é exibido ao lado do arquivo na lista;

• Desativar filtro personalizado (disponível para arquivos .xlsx) para desativar a opção de Filtro personalizado ativada anteriormente;

• Bloquear/Desbloquear o arquivo para bloqueá-lo ou desbloqueá-lo para edição posterior por outros usuários com os direitos de edição correspondentes;

• Marcar como favorito para adicionar o arquivo à seção Arquivos favoritos;

• Remover dos Favoritos para remover um arquivo da seção Arquivos favoritos;

• Abrir a localização (disponível nas seções Arquivos favoritos e Arquivos recentes) para alternar para a seção que contém este arquivo;

• Baixar - esta entrada de menu contém as seguintes subentradas:

  • Formato Original para baixar o arquivo no formato original para o disco rígido do seu computador;

  • Baixar como para baixar o arquivo no formato selecionado para o disco rígido do seu computador.

    observação

    Se vários arquivos forem escolhidos para download, eles serão compactados em um arquivo .zip e salvos no seu disco rígido.

• Mover ou copiar - esta entrada de menu contém as seguintes subentradas:

  • Mover para outra pasta, sala ou armazenamento de terceiros. Você também pode criar uma nova pasta dentro da sala selecionada clicando no botão Nova pasta;
  • Copiar o arquivo e mover a cópia criada para a pasta ou sala selecionada. Você também pode criar uma nova pasta dentro do local selecionado clicando no botão Nova pasta;
  • Duplicar o arquivo na pasta atual. Itens duplicados têm um índice no final do nome.

• Renomear o arquivo;

• Excluir o arquivo movendo-o para a Lixeira;

• Remover da lista (disponível na seção Arquivos recentes) para remover o arquivo dessa lista.

Operações em grupo com arquivos podem ser realizadas usando botões no topo ou o menu de contexto. Para criar uma sala a partir dos arquivos selecionados, baixar, mover, copiar ou excluir vários arquivos de uma vez:

1. Abra o aplicativo Arquivos clicando na opção correspondente no painel à esquerda;
2. Passe o cursor sobre o ícone do arquivo e marque as caixas de seleção dos arquivos que deseja gerenciar;
3. Clique no botão necessário no topo, dependendo da operação que deseja realizar: Criar sala, Baixar, Baixar como, Mover para, Copiar ou Excluir. O conjunto de botões exibidos depende das operações disponíveis para os itens selecionados.

Use a seta ao lado da caixa de seleção no painel superior para selecionar os itens por tipo de uma só vez: Todos, Imagens, Documentos, Planilhas, Apresentações, Arquivos.

Usando a seção Compartilhados comigo

Você pode compartilhar arquivos e pastas separados armazenados no aplicativo Arquivos via link, ou individualmente com um determinado usuário do espaço de trabalho. Para mais detalhes, leia este artigo.

Arquivos e pastas compartilhados com você por outros usuários do espaço de trabalho a partir do aplicativo Arquivos deles estarão disponíveis na seção Compartilhados comigo. Arquivos e pastas compartilhados via link de salas não estão incluídos na seção Compartilhados comigo.

A coluna Nível de acesso na lista de arquivos exibe seu nível de permissão.

Você pode ocultar arquivos e pastas compartilhados da lista Compartilhados comigo clicando na opção Remover da lista no menu de contexto. Nesse caso, suas permissões no painel Compartilhar mudarão para Negar acesso.

observação

Se você obtiver acesso ao mesmo arquivo ou pasta de várias maneiras, uma prioridade é aplicada com base na fonte:

• Direitos pessoais são os mais fortes;
• Direitos de grupo são mais fortes que direitos de link;
• Direitos de link são os mais fracos.

Por exemplo, você é convidado como Visualizador, mas também tem um link com Acesso total. Ao seguir o link, você terá acesso de Somente visualização.

Se não houver direitos pessoais, quando você clicar em um link para um arquivo, ele será exibido na seção Compartilhados comigo com os mesmos direitos que o link tinha. As permissões do último link aberto são lembradas.

Adicionando documentos aos Arquivos favoritos

Cada aplicativo tem suas próprias seções Arquivos recentes, Arquivos favoritos e Lixeira no painel à esquerda. No aplicativo Arquivos, a seção Arquivos favoritos contém os arquivos e pastas que você marcou como favoritos nele. Para adicionar um arquivo/pasta aos Arquivos favoritos:

1. Abra o aplicativo Arquivos;
2. Encontre o arquivo/pasta necessário e clique no ícone ao lado dele;
3. Selecione a opção Marcar como favorito.

OU

1. Abra o documento necessário;
2. Clique no botão Marcar como favorito no canto superior direito.

O arquivo estará disponível na seção Arquivos favoritos e marcado com o ícone na lista de arquivos.

Dentro da seção Arquivos favoritos, você pode usar a opção Abrir a localização no menu de contexto para alternar para a seção que contém este arquivo.

Para remover um arquivo adicionado dos Arquivos favoritos, use a opção Remover dos Favoritos no menu de contexto ou clique no ícone ao lado do nome do arquivo.

Usando a seção Arquivos recentes

A seção Arquivos recentes lista os documentos que você abriu recentemente no editor. Ela contém os últimos 100 arquivos, que são armazenados por 90 dias.

O menu de contexto na seção Arquivos recentes tem um número limitado de itens. Você pode realizar as seguintes ações: selecionar o arquivo, visualizá-lo, ver suas propriedades, como informações e histórico de versões, abrir sua localização (exceto arquivos acessíveis por link), baixar o arquivo, movê-lo ou copiá-lo, renomear e remover o arquivo da lista.

Visualizando e editando documentos

Você pode visualizar e editar seus documentos de texto, planilhas, apresentações e documentos PDF diretamente no seu espaço de trabalho usando os editores online multifuncionais ONLYOFFICE.

Você também pode visualizar:

• Arquivos de mídia nos formatos mais populares, incluindo avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm etc.;
• Imagens bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp;
• E-books fb2, epub;
• Diagramas vsdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm.

Para editar um documento, clique no título ou clique no ícone ao lado dele, selecione a opção Editar, e ele será aberto em uma nova aba do navegador de Internet. Se o arquivo estiver sendo editado no momento, você verá o ícone de lápis colorido . Para saber mais sobre os recursos dos editores, visite esta página.

observação

Se a cota de armazenamento de um usuário tiver sido atingida, ao abrir um documento ele será iniciado no modo somente visualização e um banner será exibido para notificar que a cota foi excedida. Além disso, se a cota for atingida enquanto um documento está sendo editado e salvo, um banner aparecerá no editor notificando o limite da cota.

Depois de editar um documento, planilha ou apresentação e salvar as alterações feitas, ambas as versões do seu arquivo estarão disponíveis, para que você possa restaurar a anterior, se necessário. Para saber mais sobre versões, consulte este artigo.

Para visualizar um arquivo, clique no ícone ao lado dele e selecione a opção Pré-visualizar. Isso abrirá o arquivo com o Visualizador ONLYOFFICE correspondente. Arquivos de imagem serão abertos na mesma janela, enquanto arquivos de texto serão exibidos em uma nova aba do seu navegador de Internet. Os Visualizadores ONLYOFFICE oferecem ferramentas padrão para ampliar/reduzir seus arquivos, ajustar seu tamanho, navegar entre suas páginas, baixá-los ou imprimi-los.

Ao visualizar arquivos de mídia com o visualizador online, você pode usar os botões correspondentes para iniciar ou pausar a reprodução, ajustar o nível de volume ou alternar para o modo de tela cheia, ir para o arquivo de mídia anterior ou seguinte, baixar ou excluir o arquivo.

Ao visualizar arquivos de imagem com o visualizador online, você pode usar os botões correspondentes para ampliar ou reduzir a imagem, exibir o tamanho real da imagem (se a imagem tiver sido ampliada ou reduzida), girar a imagem no sentido horário ou anti-horário, ir para a imagem anterior ou seguinte, baixar ou excluir o arquivo.

Ao visualizar diagramas com o Visualizador de Diagramas, você pode navegar entre as páginas, usar os botões de zoom, imprimir ou baixar o diagrama. Para saber mais sobre os recursos do Visualizador de Diagramas, visite esta página.