Como comparar e combinar documentos no ONLYOFFICE Document Editor

O Editor de Documentos permite que você mantenha uma abordagem constante de toda a equipe para o fluxo de trabalho: compartilhar arquivos e pastas, colaborar em documentos em tempo real, comunicar-se diretamente no editor, comentar partes dos seus documentos que requerem a contribuição de terceiros, salvar versões de documentos para uso futuro, revisar documentos e adicionar suas alterações sem realmente editar o arquivo.

Se você precisar comparar e mesclar dois documentos, o Editor de Documentos oferece o recurso de Comparação de documentos. Ele permite exibir as diferenças entre dois documentos e mesclá-los aceitando as alterações uma a uma ou todas de uma vez.

O recurso Combinar pode parecer o mesmo, mas com uma diferença principal: as Alterações Controladas em ambas as versões são mescladas em uma única versão, e o restante dos textos é comparado.

Após mesclar dois documentos, o resultado será salvo no portal como uma nova versão do arquivo original.

Se você não precisar mesclar os documentos que estão sendo comparados, pode rejeitar todas as alterações para que o documento original permaneça inalterado.

Escolher um documento para comparação

Para comparar dois documentos, abra o documento original que você precisa comparar e selecione o segundo documento para comparação:

1. acesse a aba Colaboração na barra de ferramentas superior e clique no botão Comparar,

2. selecione uma das seguintes opções para carregar o documento:

   • a opção Documento do Arquivo abrirá a janela padrão de seleção de arquivos. Procure no disco rígido do seu computador o arquivo .docx necessário e clique no botão Abrir.

   • a opção Documento do URL abrirá a janela onde você pode inserir o link de um arquivo armazenado em um armazenamento web de terceiros (por exemplo, Nextcloud), se você tiver os direitos de acesso correspondentes. O link deve ser um link direto para download do arquivo. Após especificar o link, clique no botão OK.

     observação

     O link direto permite baixar o arquivo diretamente, sem abri-lo no navegador. Por exemplo, para obter um link direto no Nextcloud, localize o documento necessário na lista de arquivos e selecione a opção Detalhes no menu do arquivo. Clique no ícone Copiar link direto (só funciona para usuários com acesso a este arquivo/pasta) à direita do nome do arquivo no painel de detalhes. Para saber como obter um link direto para download do arquivo em outro armazenamento web de terceiros, consulte a documentação do serviço correspondente.

   • a opção Documento do Armazenamento abrirá a janela Selecionar Fonte de Dados. Ela exibe a lista de todos os documentos .docx armazenados no seu portal aos quais você tem os direitos de acesso correspondentes. Para navegar pelas seções do módulo Documentos, use o menu na parte esquerda da janela. Selecione o documento .docx necessário e clique no botão OK.

   • a opção Configurações de comparação abrirá a janela de configurações da comparação de documentos. Escolha se deseja exibir as alterações no nível de caracteres, em que todos os caracteres são considerados, ou no nível de palavras, em que o processo se baseia em palavras em vez de caracteres.

Quando o segundo documento para comparação for selecionado, o processo de comparação começará e o documento será exibido como se estivesse aberto no modo de Revisão. Todas as alterações são realçadas com uma cor, e você pode visualizá-las, navegar entre elas, aceitá-las ou rejeitá-las uma a uma ou todas de uma vez. Também é possível alterar o modo de exibição e ver como o documento era antes da comparação, durante o processo de comparação ou como ficará depois da comparação se você aceitar todas as alterações.

Escolher um documento para combinar

Para combinar dois documentos, abra o documento original e selecione o segundo documento para combinar:

1. acesse a aba Colaboração na barra de ferramentas superior e clique no botão Combinar,

2. selecione uma das seguintes opções para carregar o documento:

   • a opção Documento do Arquivo abrirá a janela padrão de seleção de arquivos. Procure no disco rígido do seu computador o arquivo .docx necessário e clique no botão Abrir.

   • a opção Documento do URL abrirá a janela onde você pode inserir o link de um arquivo armazenado em um armazenamento web de terceiros (por exemplo, Nextcloud), se você tiver os direitos de acesso correspondentes. O link deve ser um link direto para download do arquivo. Após especificar o link, clique no botão OK.

     observação

     O link direto permite baixar o arquivo diretamente, sem abri-lo no navegador. Por exemplo, para obter um link direto no Nextcloud, localize o documento necessário na lista de arquivos e selecione a opção Detalhes no menu do arquivo. Clique no ícone Copiar link direto (só funciona para usuários com acesso a este arquivo/pasta) à direita do nome do arquivo no painel de detalhes. Para saber como obter um link direto para download do arquivo em outro armazenamento web de terceiros, consulte a documentação do serviço correspondente.

   • a opção Documento do Armazenamento abrirá a janela Selecionar Fonte de Dados. Ela exibe a lista de todos os documentos .docx armazenados no seu portal aos quais você tem os direitos de acesso correspondentes. Para navegar pelas seções do módulo Documentos, use o menu na parte esquerda da janela. Selecione o documento .docx necessário e clique no botão OK.

   • a opção Configurações de comparação abrirá a janela de configurações da comparação de documentos. Escolha se deseja exibir as alterações no nível de caracteres, em que todos os caracteres são considerados, ou no nível de palavras, em que o processo se baseia em palavras em vez de caracteres.

Quando o segundo documento para combinar for selecionado, o processo de combinação começará e o documento será exibido como se estivesse aberto no modo de Revisão. Todas as alterações são realçadas com uma cor, e você pode visualizá-las, navegar entre elas, aceitá-las ou rejeitá-las uma a uma ou todas de uma vez. Também é possível alterar o modo de exibição e ver como o documento era antes da combinação, durante o processo de combinação ou como ficará depois da combinação se você aceitar todas as alterações.

Escolher o modo de exibição das alterações

Clique no botão Modo de Exibição na barra de ferramentas superior e selecione um dos modos disponíveis na lista:

• Marcação e balões - esta opção é selecionada por padrão. É usada para exibir o documento durante o processo de comparação/combinação. Este modo permite tanto visualizar as alterações quanto editar o documento. Ele também inclui um balão que exibe o nome do revisor, a data e a hora da revisão e a própria revisão. Use o balão para aceitar (visto) ou rejeitar (X) a alteração.

  

• Apenas marcação - esta opção é usada para exibir o documento durante o processo de comparação/combinação e permite tanto visualizar as alterações quanto editar o documento. Nenhum balão é exibido.

  

• Final - este modo é usado para exibir o documento após a comparação/combinação como se todas as alterações tivessem sido aceitas. Esta opção não aceita realmente todas as alterações, apenas permite ver como o documento ficará depois que você aceitar todas as alterações. Neste modo, você não pode editar o documento.

  

• Original - este modo é usado para exibir o documento antes da comparação/combinação como se todas as alterações tivessem sido rejeitadas. Esta opção não rejeita realmente todas as alterações, apenas permite visualizar o documento sem alterações. Neste modo, você não pode editar o documento.

  

Aceitar ou rejeitar alterações

Use os botões Anterior e Próximo na barra de ferramentas superior para navegar pelas alterações.

Para aceitar a alteração selecionada, você pode:

• clicar no botão Aceitar na barra de ferramentas superior, ou
• clicar na seta abaixo do botão Aceitar e selecionar a opção Aceitar Alteração Atual (nesse caso, a alteração será aceita e você passará para a próxima alteração), ou
• clicar no botão Aceitar da janela pop-up da alteração.

Para aceitar rapidamente todas as alterações, clique na seta abaixo do botão Aceitar e selecione a opção Aceitar Todas as Alterações.

Para rejeitar a alteração atual, você pode:

• clicar no botão Rejeitar na barra de ferramentas superior, ou
• clicar na seta abaixo do botão Rejeitar e selecionar a opção Rejeitar Alteração Atual (nesse caso, a alteração será rejeitada e você passará para a próxima alteração disponível), ou
• clicar no botão Rejeitar da janela pop-up da alteração.

Para rejeitar rapidamente todas as alterações, clique na seta abaixo do botão Rejeitar e selecione a opção Rejeitar Todas as Alterações.

Informações técnicas adicionais

Método de comparação

Os documentos são comparados por palavras. Se uma palavra contiver uma alteração de pelo menos um caractere (por exemplo, se um caractere foi removido ou substituído), no resultado a diferença será exibida como a alteração da palavra inteira, e não do caractere.

A imagem abaixo ilustra o caso em que o arquivo original contém a palavra 'Characters' e o documento para comparação contém a palavra 'Character'.

Identificação de autoria

Quando o processo de comparação é iniciado, o segundo documento para comparação é carregado e comparado ao atual.

• Se o documento carregado contiver dados que não estão presentes no documento original, esses dados serão marcados como adicionados por um revisor.
• Se o documento original contiver dados que não estão presentes no documento carregado, esses dados serão marcados como excluídos por um revisor.

Se os autores do documento original e do documento carregado forem a mesma pessoa, o revisor é o mesmo usuário. O nome dele é exibido no balão da alteração.

Se os autores dos dois arquivos forem usuários diferentes, o autor do segundo arquivo carregado para comparação é o autor das alterações adicionadas/removidas.

Alterações controladas no documento comparado

Se o documento original contiver alterações feitas no modo de revisão, elas serão aceitas no processo de comparação. Ao escolher o segundo arquivo para comparação, você verá a mensagem de aviso correspondente.

Nesse caso, ao escolher o modo de exibição Original, o documento não conterá nenhuma alteração.

Se ambos os documentos contiverem alterações feitas no modo de revisão, elas serão mescladas em uma única versão no processo de combinação.