Comentando documentos

Introdução

O Editor de Documentos permite que você mantenha uma abordagem constante de toda a equipe para o fluxo de trabalho: compartilhar arquivos e pastas, colaborar em documentos em tempo real, comunicar-se diretamente no editor, salvar versões de documentos para uso futuro, revisar documentos e adicionar suas alterações sem realmente editar o arquivo, comparar e mesclar documentos para facilitar o processamento e a edição.

No Editor de Documentos, você pode deixar comentários sobre o conteúdo dos documentos sem realmente editá-lo. Ao contrário das mensagens de chat, os comentários permanecem até serem excluídos.

Como inserir e responder comentários

Para adicionar um comentário:

1. Selecione a passagem de texto onde você acha que há um erro ou problema.

2. Use um dos seguintes métodos para abrir o campo de inserção de comentário:

   • acesse a aba Inserir ou Colaboração da barra de ferramentas superior e clique no botão Comentário,
   • use o ícone na barra lateral esquerda para abrir o painel Comentários e clique no botão Adicionar comentário na barra de ferramentas superior do painel, ou clique no símbolo Mais e escolha a opção Adicionar comentário ao documento para deixar um comentário sobre o documento inteiro,
   • clique com o botão direito na passagem de texto selecionada e escolha a opção Adicionar comentário no menu de contexto.

3. Insira o texto necessário.

4. Clique no botão Adicionar Comentário/Adicionar.

O comentário será exibido no painel Comentários à esquerda. Qualquer outro usuário pode responder ao comentário adicionado, fazendo perguntas ou relatando o trabalho realizado. Para isso, clique no link Adicionar resposta logo abaixo do comentário, digite sua resposta no campo de inserção e pressione o botão Responder.

Se você estiver usando o modo de coedição Estrito, os novos comentários adicionados por outros usuários só ficarão visíveis depois que você clicar no ícone no canto superior esquerdo da barra de ferramentas superior.

Ocultando comentários na visualização

A passagem de texto que você comentou será destacada no documento. Para ver o comentário, basta clicar dentro da passagem. Para desativar este recurso,

1. Clique na aba Arquivo na barra de ferramentas superior.
2. Selecione a opção Configurações Avançadas.
3. Desmarque a opção Ativar exibição dos comentários.

Agora as passagens comentadas serão destacadas apenas se você clicar no ícone .

Gerenciando comentários

Você pode gerenciar os comentários adicionados usando os ícones no balão do comentário ou no painel Comentários à esquerda:

• classificar os comentários adicionados clicando no ícone :

  • por data: Mais recente ou Mais antigo. Esta é a ordem de classificação padrão.
  • por autor: Autor de A a Z ou Autor de Z a A.
  • por localização: De cima ou De baixo. A ordem habitual de classificação dos comentários por sua localização em um documento é a seguinte (de cima): comentários ao texto, comentários às notas de rodapé, comentários às notas de fim, comentários aos cabeçalhos/rodapés, comentários ao documento inteiro.
  • por grupo: Todos ou escolha um grupo específico na lista. Esta opção de classificação está disponível se você estiver usando uma versão que inclui esta funcionalidade.
  • por status: escolha a opção necessária no menu Mostrar comentários, ou seja, Abertos, Resolvidos, Todos.

  

• editar o comentário selecionado clicando no ícone ,

• excluir o comentário selecionado clicando no ícone ,

• fechar a discussão selecionada clicando no ícone se a tarefa ou o problema indicado no seu comentário foi resolvido: a discussão receberá o status de resolvida. A partir daí:

  • Para reabrir uma discussão resolvida, clique no ícone .
  • Para ocultar os comentários resolvidos, clique na aba Arquivo na barra de ferramentas superior, selecione a opção Configurações Avançadas, desmarque a opção Ativar exibição dos comentários resolvidos e clique em Aplicar. Nesse caso, os comentários resolvidos serão destacados apenas se você clicar no ícone .

• se quiser gerenciar comentários em lote, abra o menu suspenso Resolver na aba Colaboração. Selecione uma das opções para resolver comentários: resolver comentários atuais, resolver meus comentários ou resolver todos os comentários do documento.

Menções e Notificações

observação

Você só pode adicionar menções aos comentários feitos em partes do texto, e não ao documento em si.

Ao inserir comentários, você pode usar o recurso de menções, que permite atrair a atenção de alguém para o comentário e enviar uma notificação ao usuário mencionado por e-mail e pelo Talk.

Para adicionar uma menção,

1. Digite o sinal "+" ou "@" em qualquer lugar do texto do comentário: uma lista dos usuários do portal será aberta. Para simplificar a busca, você pode começar a digitar um nome no campo do comentário: a lista de usuários mudará conforme você digita.
2. Selecione a pessoa necessária na lista. Se o arquivo ainda não tiver sido compartilhado com o usuário mencionado, a janela Configurações de compartilhamento será aberta. O tipo de acesso Somente leitura é selecionado por padrão. Altere-o se necessário.
3. Clique em OK.

O usuário mencionado receberá uma notificação por e-mail informando que foi mencionado em um comentário. Se o arquivo tiver sido compartilhado, o usuário também receberá uma notificação correspondente.

Remoção de comentários

Para remover comentários:

1. Clique no botão Remover na aba Colaboração da barra de ferramentas superior.

2. Selecione a opção necessária no menu:

   • Excluir comentários atuais — para remover o comentário selecionado. Se algumas respostas tiverem sido adicionadas ao comentário, todas elas também serão removidas.
   • Excluir meus comentários — para remover os comentários que você adicionou, sem remover os comentários adicionados por outros usuários. Se algumas respostas tiverem sido adicionadas ao seu comentário, todas elas também serão removidas.
   • Excluir todos os comentários — para remover todos os comentários do documento que você e outros usuários adicionaram.

Para fechar o painel de comentários, clique novamente no ícone na barra lateral esquerda.