Zapier

Exemplos de Zaps

A lista dos Zaps implementados:

• DocSpace e Zoom. O gatilho Usuário Adicionado foi utilizado. Quando um novo usuário é adicionado ao DocSpace, uma reunião no Zoom é agendada automaticamente para que o funcionário da empresa receba treinamento sobre o uso do DocSpace.
• DocSpace e Google Docs. O gatilho Arquivo Criado em Meus Documentos foi utilizado. Após um usuário criar um documento no DocSpace, sua cópia é adicionada ao Google Docs.
• DocSpace e Gmail. O gatilho Arquivo Criado foi utilizado. Um usuário cria um arquivo no DocSpace e recebe sua cópia no e-mail Gmail, para trabalho posterior ou para compartilhar com clientes.
• DocSpace, Slack e Discord. O gatilho Sala Criada foi utilizado. Após criar uma nova sala no DocSpace, um canal no Slack é criado automaticamente e uma notificação é enviada para o Discord.
• DocSpace e Google Chat. O gatilho Sala Arquivada foi utilizado. Após um usuário mover uma sala para o arquivo, uma notificação é enviada automaticamente para o Google Chat.
• Asana e DocSpace: O gatilho Buscar Pasta e a ação Excluir Pasta foram utilizados. Uma pasta é criada no DocSpace com base no nome da tarefa no Asana. Uma vez que a tarefa é concluída, a pasta no DocSpace é automaticamente excluída.
• DocSpace e Telegram. O gatilho Sala Criada e Compartilhar Sala foram utilizados. Ao criar uma sala no DocSpace, uma notificação do Telegram é automaticamente enviada para um administrador ou um determinado usuário.
• Linear.app e DocSpace. A ação Criar Sala foi utilizada. Ao criar uma nova tarefa no Linear.app, uma sala no DocSpace é automaticamente criada.
• OneDrive e DocSpace. A ação Enviar Arquivo foi utilizada. Ao adicionar um arquivo no OneDrive, sua cópia é automaticamente enviada para o DocSpace.
• HubSpot e DocSpace. A ação Convidar Usuário foi utilizada. Quando um novo contato é adicionado no HubSpot, um convite para se registrar no workspace DocSpace é automaticamente enviado para o contato.

Requisitos

• Zapier
• ONLYOFFICE DocSpace
• App de integração Zapier ONLYOFFICE

Instalando o conector ONLYOFFICE DocSpace para Zapier

Criando Zaps

• Para criar uma cadeia de ações, selecione o evento gatilho que iniciará a cadeia.

  Por exemplo, selecionamos um gatilho para criar um arquivo na seção Meus documentos. Na seção App & evento, escolha o evento Arquivo Criado em Meus Documentos.

  
• Em seguida, precisamos autorizar no DocSpace onde iremos rastrear a criação de arquivos. Na seção Conta, clique em Entrar.
  

  Na janela de autorização, especifique a URL do portal DocSpace, endereço de e-mail e senha. Clique em Sim, Continuar para ONLYOFFICE DocSpace.

  
• Na seção Gatilho, você pode configurar seu gatilho. Neste caso, você pode opcionalmente selecionar a pasta necessária ou deixar as configurações padrão.

  Em seguida, é necessário testar o gatilho. Clique no botão Testar gatilho.

  
• Selecione um registro e clique no botão Continuar com o registro selecionado.
  
• Em seguida, podemos criar os próximos eventos na cadeia, testá-los e publicar o Zap. Mais detalhes sobre os Zaps disponíveis são descritos abaixo.
  

Gatilho Usuário Adicionado

Objetivo

Ao adicionar um novo usuário no DocSpace, uma reunião no Zoom é automaticamente criada para o funcionário da empresa, com o tópico de ensinar um novo usuário sobre como usar o DocSpace.

Implementação

• Adicione o gatilho Usuário Adicionado do DocSpace para receber dados sobre novos usuários no DocSpace.
  
• Teste o gatilho para garantir que funciona corretamente. Em seguida, selecione um registro de exemplo para uso posterior.
  
• Adicione a ação Delay After Queue do Zapier para obter a hora atual.

  Defina o atraso desejado para o evento (0 minutos neste exemplo). Selecione a pessoa responsável pela tarefa; se necessário, escolha vários responsáveis.

  
• Em seguida, adicione a ação Zoom Criar Reunião.

  Configure a ação de acordo com suas necessidades. Digite o tópico da reunião, escolha a data, duração e uma senha, se necessário.

  

  Em seguida, teste o Zap. Se todos os testes passaram com sucesso, publique-o.

Gatilho Arquivo Criado em Meus Documentos

Objetivo

Após um usuário criar um documento no DocSpace, sua cópia é adicionada ao Google Docs.

Implementação

• Adicione o gatilho Arquivo Criado em Meus Documentos do DocSpace. Este gatilho é ativado quando um novo documento é criado ou adicionado.
  

  Se necessário, selecione a pasta onde o gatilho será aplicado.

• Teste o gatilho para garantir que tudo está funcionando corretamente. Selecione um registro de exemplo para testes posteriores.
  
• Para obter um arquivo do DocSpace, é necessário baixá-lo primeiro. Para isso, adicione a ação Baixar Arquivo .
  
• Nas configurações da ação, selecione o ID do arquivo.
  
• Adicione a nova ação Enviar Documento do Google Docs. Selecione o campo Arquivo e escolha a pasta no Google Docs onde os arquivos serão enviados.
  

  Em seguida, teste o Zap. Se todos os testes passaram com sucesso, publique-o.

Gatilho Arquivo Criado

Objetivo

Um usuário cria um arquivo no DocSpace e recebe sua cópia em um e-mail Gmail, para trabalho posterior ou para compartilhar com clientes.

Implementação

• Adicione o gatilho Arquivo Criado do DocSpace.
  

  Se necessário, selecione a sala e/ou pasta onde o gatilho será aplicado.

• Teste o gatilho para garantir que funciona corretamente. Em seguida, selecione um registro de exemplo para uso posterior.
  
• Adicione a nova ação Baixar Arquivo do DocSpace, que fará o download do arquivo.
  
• Nas configurações da Ação, selecione o ID do arquivo.
  
• Adicione a nova ação Enviar E-mail do Gmail. Digite os parâmetros necessários nas configurações.
  
• No campo Anexo, especifique o valor da ação Baixar Arquivo.
  

  Em seguida, teste o Zap. Se todos os testes passaram com sucesso, publique-o.

Gatilho Sala Criada

Objetivo

Após criar uma nova sala no DocSpace, um canal no Slack é automaticamente criado e uma notificação é enviada para o Discord.

Implementação

• Adicione o gatilho Sala Criada do DocSpace.
  
• Teste o gatilho para garantir que funciona corretamente. Em seguida, selecione um registro de exemplo para uso posterior.
  
• Adicione a ação Criar Canal do Slack.
  
• Nas configurações da Ação, selecione o Nome do Canal.
  
• Adicione a nova ação Enviar Mensagem do Discord.
  
• Selecione o destinatário e o texto da mensagem.
  

  Em seguida, teste o Zap. Se todos os testes passaram com sucesso, publique-o.

Gatilho Sala Arquivada

Objetivo

Após um usuário mover uma sala para o arquivo, uma notificação é automaticamente enviada para o Google Chat.

Implementação

• Adicione o gatilho Sala Arquivada do DocSpace.
  
• Teste o gatilho para garantir que funciona corretamente. Em seguida, selecione um registro de exemplo para uso posterior.
  
• Adicione a ação Criar Mensagem do Google Chat.
  
• Nas configurações, selecione um canal e use o construtor de mensagens para criar o texto da sua mensagem.
  

  Em seguida, teste o Zap. Se todos os testes passaram com sucesso, publique-o.

Ações Buscar Pasta e Excluir Pasta

Objetivo

Uma pasta é criada no DocSpace de acordo com o nome da tarefa no Asana. Quando a tarefa é fechada, a pasta no DocSpace será automaticamente removida.

Implementação

• Adicione o gatilho Tarefa Concluída do Asana.
  
• Selecione o Workspace e Projeto no Asana.
  
• Teste o gatilho para garantir que funciona corretamente. Em seguida, selecione um registro de exemplo para uso posterior.
  
• Adicione a nova ação Buscar Pasta do DocSpace, que busca por uma pasta baseada no nome da tarefa.
  
• Nas configurações, selecione a seção onde buscar pela pasta e escolha o campo com o nome da pasta.
  
• Adicione a ação Excluir Pasta. Dependendo da localização da pasta, escolha Excluir Pasta ou Excluir Pasta de Meus Documentos .
  
• Nas configurações, escolha o campo com o ID da pasta.
  

  Em seguida, teste o Zap. Se todos os testes passaram com sucesso, publique-o.

Ação Compartilhar Sala

Objetivo

O administrador do DocSpace quer acesso a todas as salas recém-criadas e receber notificações do Telegram.

Implementação

• Adicione o gatilho Sala Criada do DocSpace.
  
• Teste o gatilho para garantir que funciona corretamente. Em seguida, selecione um registro de exemplo para uso posterior.
  
• Adicione a ação Compartilhar Sala do DocSpace, que fornecerá automaticamente acesso a uma sala.
  
• Nas configurações da Ação, escolha o ID da sala, o usuário ao qual concedemos acesso e a função.
  
• Adicione a ação Enviar Mensagem do Telegram.
  
• Nas configurações, escolha ID do Chat. No campo Texto da Mensagem, crie o texto da mensagem usando o construtor.
  

  Em seguida, teste o Zap. Se todos os testes passaram com sucesso, publique-o.

Ação Criar Sala

Objetivo

Ao criar uma nova tarefa no Linear.app, uma sala no DocSpace é automaticamente criada.

Implementação

• Adicione o gatilho Nova Issue do Linear.
  
• Teste o gatilho para garantir que funciona corretamente. Em seguida, selecione um registro de exemplo para uso posterior.
  
• Adicione a nova ação Criar Sala do DocSpace, que criará automaticamente uma nova sala.
  
• Nas configurações, selecione o título e tipo da sala.
  

  Em seguida, teste o Zap. Se todos os testes passaram com sucesso, publique-o.

Ação Enviar Arquivo

Objetivo

Ao adicionar um arquivo no OneDrive, sua cópia é automaticamente enviada para o DocSpace.

Implementação

• Adicione o gatilho Novo Arquivo do OneDrive.
  
• Teste o gatilho para garantir que funciona corretamente. Em seguida, selecione um registro de exemplo para uso posterior.
  
• Adicione a nova ação Enviar Arquivo para Meus Documentos do DocSpace.
  
• Nas configurações, escolha o campo com o anexo.
  

  Em seguida, teste o Zap. Ao testar o Zap, o valor no campo url deve começar e terminar com a tag hydrate. Se todos os testes passaram com sucesso, publique-o.

  Se um erro ocorrer ao testar a ação "Enviar Arquivo", é recomendado reconectar o app. Para isso, na seção Apps do Zapier, selecione o app ONLYOFFICE. Remova a conexão existente e adicione-a novamente.

Ação Convidar Usuário

Objetivo

Ao adicionar um novo contato no HubSpot, um convite para se registrar no workspace DocSpace é automaticamente enviado para este contato.

Implementação

• Adicione o gatilho Novo Contato do HubSpot.
  
• Teste o gatilho para garantir que funciona corretamente. Em seguida, selecione um registro de exemplo para uso posterior.
  
• Adicione a nova ação Convidar Usuário do DocSpace.
  
• Nas configurações, escolha o campo contendo o E-mail e selecione a função do usuário.
  

  Em seguida, teste o Zap. Se todos os testes passaram com sucesso, publique-o.