Trabalhando com salas de colaboração
Salas de colaboração são destinadas a facilitar a coautoria de múltiplos documentos, planilhas, apresentações e formulários PDF com seus membros de equipe.
Você pode usar todas as vantagens da coedição para trabalhar efetivamente em seus documentos.
Convide usuários do DocSpace para as salas, fornecendo diferentes níveis de acesso e controlando cada etapa da colaboração.
Principais recursos
- Coedição em tempo real e bloqueio de parágrafos
- Comentário e rastreamento de alterações
- Comunicação via chat ou chamadas de vídeo dentro dos editores online
- Gerenciamento do histórico de versões
Possíveis casos de uso
- Trabalhar em projetos educacionais, cursos de e-learning, projetos de pesquisa
- Preparar artigos de blog para publicação, enviando-os para revisão
- Trabalhar em contratos comerciais, relatórios, acordos de venda
Por exemplo, você precisa preparar um conjunto de documentos para um workshop de literatura com seus alunos. Vamos descobrir como isso pode ser feito com as salas de colaboração.
Passo 1. Criar uma sala de colaboração
Crie uma nova sala de colaboração em alguns passos simples:
- Vá para a seção Salas e clique no botão Nova sala ou no ícone
de mais. - Selecione o tipo Sala de colaboração.
- Insira o Nome da sala.
- Opcionalmente, você pode adicionar tags ou um ícone.
- Clique em Criar.
Passo 2. Adicionar documentos à sala
Use links de ação rápida na sala recém-criada ou o menu Ações para adicionar documentos:
- Crie novos documentos, planilhas, apresentações e formulários PDF online.
- Adicione arquivos e pastas existentes de suas seções do DocSpace: Meus documentos ou Salas.
- Carregue arquivos e pastas existentes do seu dispositivo.
Todas as opções disponíveis para trabalhar com documentos em salas estão listadas aqui.
Passo 3. Adicionar seus membros de equipe à sala
Agora você precisa adicionar convidados ou usuários registrados no seu DocSpace à sala para coeditar documentos.
Na sala de colaboração, os níveis de permissão disponíveis são Gerente de sala (Pago), Criador de conteúdo, Editor, Visualizador. Tanto os Gerentes de sala quanto os Criadores de conteúdo podem criar e carregar novos arquivos e pastas e gerenciá-los, mas os Gerentes de sala também podem gerenciar usuários e configurações de acesso. Para adicionar um Gerente de sala, você deve selecionar um administrador de Sala ou DocSpace dos contatos existentes do DocSpace.
Os Editores podem realizar várias ações com arquivos existentes (editar, comentar, revisar, visualizar, preencher formulários), enquanto os Visualizadores podem apenas visualizar documentos existentes.
Para convidar convidados e usuários:
- Vá para a tela Informações -> Contatos da sala e use o ícone
Convidar contatos. - Ative o interruptor para criar um link universal para autoautorização na sala. Se necessário, altere o nível de permissão. O link será copiado para a área de transferência. Desta forma, você pode convidar apenas convidados.
- Alternativamente, use a seção Adicionar manualmente abaixo para adicionar contatos existentes do DocSpace ou convidar novos convidados pessoalmente via e-mail. Digite um e-mail e pressione Enter ou escolha um contato existente da lista. Se necessário, altere o nível de permissão. Você pode adicionar vários e-mails e depois clicar em Enviar convite.
Por padrão, convidados e usuários serão adicionados à sala como Visualizadores, que podem apenas visualizar documentos. Você pode selecionar Criador de conteúdo ou Editor em vez da opção padrão de Visualizador. Novos convidados serão adicionados à sua lista de Convidados.
Todas as opções disponíveis para convidar usuários para salas estão listadas aqui.
Passo 4. Coeditar documentos na sala
Para uma coedição perfeita, alterne entre os modos de coedição Estrito e Rápido, adicione comentários, gerencie as alterações sugeridas, rastreie o histórico de versões e muito mais.
Saiba mais sobre as ferramentas de colaboração em documentos, planilhas, apresentações e arquivos PDF.
Também é possível visualizar o histórico de versões e gerenciar versões de documentos através da lista de arquivos.
Você pode rastrear todas as alterações na tela Informações -> Histórico da sala.
