Usando Mala Direta

Nota: esta opção está disponível apenas na versão on-line dos editores.

O recurso Mala Direta é usado para criar um conjunto de documentos combinando um conteúdo comum (documento de texto) com componentes individuais (nomes, saudações, etc.) obtidos de uma planilha (fonte de dados). É a ferramenta ideal para criar cartas personalizadas ou e-mails em massa.

• 1. Preparar a fonte de dados e carregá-la no documento principal
  1. A fonte de dados deve ser uma planilha .xlsx armazenada em seu portal.
  2. Certifique-se de que a planilha tenha uma linha de cabeçalho. Cada coluna designará um campo de mesclagem (variável) e cada linha corresponderá a um registro individual (destinatário). Se for enviar por e-mail, inclua uma coluna com os endereços eletrônicos.
  3. No documento de texto principal, clique no ícone de Mala Direta na aba Colaboração da barra de ferramentas superior. Selecione a origem: Do arquivo, De URL ou Do armazenamento.

     

  4. Após carregar o arquivo, a aba Configurações de mala direta ficará disponível na barra lateral direita.

     

• 2. Verificar ou alterar a lista de destinatários
  1. Clique em Editar lista de destinatários na barra lateral para abrir a janela de gerenciamento de dados.

     

  2. Use os ícones superiores para copiar, colar, classificar ou filtrar os dados.

     Nota: Para detalhes sobre filtros, consulte a seção de Classificação e Filtros no guia do Spreadsheet Editor.

• 3. Inserir campos de mesclagem e visualizar resultados
  1. Posicione o cursor no texto, clique em Inserir campo de mesclagem na barra lateral e escolha a variável desejada.

     

  2. Ative Destacar campos de mesclagem para localizar as variáveis facilmente.
  3. Use a chave Visualizar resultados para conferir como o documento final ficará com os dados reais inseridos.
• 4. Concluir a mesclagem
  1. Selecione o destino em Mesclar para:
     • PDF: Gera um arquivo único com todas as páginas para impressão.
     • DOCX: Gera um documento editável com todos os registros mesclados.
     • E-mail: Abre a janela de envio em massa (requer conta conectada no módulo E-mail).
  2. Escolha os registros: Todos, Registro atual ou um intervalo (ex: de 1 a 50).

     Importante: O limite por etapa é de 100 destinatários. Para listas maiores, realize o processo em blocos (1-100, 101-200, etc.).