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メールテンプレートの作成

同じ種類のメールを頻繁に送信したり、似たようなメッセージに返信する必要がある場合、メールモジュールのテンプレートオプションを使用することで、コミュニケーションプロセスをスピードアップできます。

この機能を使用して、招待状、召集状、確認メッセージを送信したり、それらに返信したりすることができます。

メールにアクセスする

ポータルにログインし、各ポータルページの上部にある Mail アイコンをクリックします。

また、ページの左上隅にあるドロップダウンリストを開き、対応するオプションを選択してメールにアクセスすることもできます。

テンプレートを作成する

ポータルのメールウィンドウが開きます。

最初のメールテンプレートを作成するには、左側のメニューでテンプレートフォルダーを選択し、最初のテンプレートを作成リンクをクリックします。

または、新しいメールを作成してテンプレートとして保存することもできます。

そのためには、メールを作成ボタンをクリックし、必要に応じて宛先、コピー、BCC、件名フィールドを入力します。

次に、ページの上部にある保存ボタンをクリックし、ドロップダウンリストを開いてテンプレートを保存オプションを選択するか、ページ上部のテンプレートボタンをクリックしてテンプレートの保存を確認します。

既存のメッセージをテンプレートとして使用する必要がある場合は、適切なメールを選択し、移動先メニューからテンプレートフォルダーを選択します。

メールを左側のメニューのテンプレートフォルダーに直接ドラッグアンドドロップすることもできます。

テンプレートを編集する

作成したテンプレートを編集できます。

そのためには、左側のメニューでテンプレートフォルダーを選択し、編集したいメールテンプレートを開きます。

メッセージのテキストを入力し、署名、スマイリー、画像、リンクを追加し、ドキュメントを添付します。テンプレートを重要としてマークしたり、通知をリクエストしたりすることもできます。メッセージが作成されたら、テンプレートを保存ボタンをクリックして保存します。テンプレートはドラフトのように自動保存されません。

テンプレートフォルダーを保存せずに離れると、保存を促されます：保存 / 保存しないボタンをクリックするか、キャンセルをクリックして編集を続けます。