CSVファイルの作成

はじめに

多くの人が顧客データベースにスプレッドシートを使用しています。顧客が5人や10人であればそれで十分かもしれませんが、ビジネスを成長させるためには、CRM のような効果的なツールが必要です。

このステップバイステップガイドでは、既存のスプレッドシートをCSVファイルとして保存する方法を説明します。

ステップ1. ドキュメントにアクセスする

ONLYOFFICE ポータルにログインし、ドキュメント リンクをクリックします。

ポータルに既にログインしていて、しばらく使用している場合は、ページの左上隅にあるドロップダウンリストを開き、ドキュメント モジュールにアクセスするためのオプションを選択します。

ステップ2. スプレッドシートを開く

マイドキュメント フォルダが開きます。

スプレッドシートを見つけて、右側のアイコンをクリックするか、コンテキストメニューから 編集 オプションを使用します。ファイルは新しいタブで開かれます。

注記

フィルターを使用してドキュメントを並べ替えることで、必要なスプレッドシートの検索が容易になります。

ハードディスクに保存されているファイルを開くには、まずページの左上隅にある アップロード ボタンをクリックし、ファイルをアップロード オプションを選択して ドキュメント にアップロードします。

ポータル上で新しいスプレッドシートを開始するには、左上隅の 作成 ボタンをクリックし、ドロップダウンリストから スプレッドシート オプションを選択します。

ステップ3. スプレッドシートを編集する

正しいデータインポートを行うためには、いくつかの一般的なルールに従う必要があります：

• 最初の行は列/フィールド名を含むヘッダーレコードです。

  ヘッダーレコードを追加するには、マウスで最初の行を選択します。右クリックして 挿入 > 全行 を選択します。選択した行の上に空の行が挿入されます。必要な列/フィールド名を入力します。

• 必須フィールドは、人物をインポートするための 名 と 姓、企業をインポートするための 会社名 です。

  新しい列を追加するには（例：名 と 姓 が同じ列にある場合、それらを分けるため、または追加情報を追加するため）、新しい列を追加したい列を選択します。右クリックして 挿入 > 全列 を選択します。選択した列の左に新しい列が挿入されます。必要な値を入力します。

• 1行につき1つの連絡先レコードがあります。

注記

デフォルトでは、ドキュメントを作業中に スプレッドシートエディター は2秒ごとに自動的に保存し、予期しないプログラムの終了時にデータの損失を防ぎます。必要に応じて、'詳細設定'ページで 自動保存 機能を簡単に無効にできますが、その場合は変更を保存するためにアイコンを使用することを忘れないでください。

ステップ4. スプレッドシートをCSVファイルとして保存する

CSV (カンマ区切り値) は、さまざまなアプリケーションで広くサポートされているシンプルなファイル形式です。これらのファイルは、プレーンテキスト形式で表形式のデータを保存します。

スプレッドシートを .csv ファイルとして保存するには、上部ツールバーの ファイル タブに切り替え、左側のサイドバーで 名前を付けてダウンロード... オプションを選択し、CSV 形式を選びます。

CSVオプションを選択 ウィンドウが開きます。エンコーディング タイプとして Unicode (UTF-8) を選択し、ファイル内の値を区切るために カンマ を デリミタ として選択します。そうしないと、ファイルが CRM に全く読み込まれないか、情報が正しく表示されない可能性があります。

OK ボタンをクリックしてファイルの保存を開始します。

デフォルトでは、作成されたCSVファイルはハードディスクドライブの ダウンロード フォルダに保存されます。これで、CRMに連絡先をインポートする準備が整いました。

同様に、必要なスプレッドシートを CSV 形式に変換することができます。