商談をプロジェクトにリンクする方法

はじめに

商談に取り組む際、専門家チーム全体の関与が必要になることがあります。このような場合、プロジェクトを作成し、それを商談とリンクすることで、作業を効率的に調整・管理することができます。

以下の手順に従って、既存の商談をプロジェクトにリンクします。

ステップ 1. CRMにアクセスする

ONLYOFFICEポータルにログインし、CRMリンクをクリックします。

すでにポータルにログインして使用している場合は、ポータルの任意のページからCRMモジュールにアクセスできます。ページの左上隅にあるドロップダウンリストを使用して、該当するオプションを選択します。

ステップ 2. 商談を選択または新規作成する

デフォルトでは、利用可能なすべての商談が商談リストに表示されます。これを開くには、左側のパネルで商談リンクをクリックします。

リストから商談を選択します。検索を絞り込むには、リストの上部にあるフィルターを利用してください。

ボタンをクリックし、次のオプションのいずれかを選択します：

• 担当者は、あなたまたは指定されたユーザーに割り当てられた商談のみを表示します；
• 期限日は、指定された期限日の商談を表示します；
• 参加者は、指定された参加者のみの商談を表示します；
• 連絡先は、指定された連絡先とリンクされた商談のみを表示します；
• タグ付きは、指定されたタグの商談のみを表示します；
• ステージ/ステージタイプリストは、特定のステージまたは特定のステージタイプの商談を表示します。

また、ワイルドカードを使用して商談をフィルタリングすることもできます：

• 単一文字のワイルドカード検索を行うには、クエスチョンマーク ? を使用します。例えば、Sm?th クエリを使用すると、Smith や Smyth の結果が返されます。
• 複数文字のワイルドカード検索を行うには、アスタリスク * を使用します。例えば、Oで始まるすべての単語を検索するには、O* クエリを使用します。
• 正確なフレーズとして表示される単語に結果を絞るには、ダブルクォーテーション "" を使用します。
• スペルが似ている単語を検索するには、単語の末尾にチルダ ~ を使用します。

新しい商談を作成するには、こちらの手順を参照してください。

ステップ 3. プロジェクトを作成する

商談が見つかったら、右側の アイコンをクリックし、ドロップダウンリストからプロジェクトを作成オプションを選択します。

標準の新しいプロジェクトを作成フォームが開きます。利用可能な情報を確認し、必要に応じて修正してください：

注記

以前にテンプレートを作成し、新しいプロジェクトに適用したい場合は、プロジェクトテンプレートを選択の下にある選択リンクをクリックし、必要なテンプレートを選択します。検索フィールドを使用して検索を速めます。テンプレートの作成方法について詳しくは、この記事を参照してください。

• プロジェクトのタイトルと説明を変更します。

• プロジェクトマネージャーを変更します。

  これを行うには、対応するドロップダウンリストを開き、必要な人物を選択します。グループでユーザーを並べ替えるか、検索を容易にするために上部のフィルターフィールドを使用します。プロジェクトマネージャーにメールで通知したい場合は、このフィールドの近くのボックスをチェックします。

• プロジェクトのチームを管理します。

  チームを管理リンクをクリックします。フォームの左側で、チームに追加したいユーザーをチェックし、右矢印をクリックします。追加したユーザーを削除するには、そのユーザーを選択し、左矢印をクリックします。

  すべてのユーザーが追加されたら、保存をクリックします。彼らにはメールで通知されます。

• プロジェクト構造を編集します。

  マイルストーンを追加してプロジェクト構造を編集できます。マイルストーンを追加リンクをクリックし、タイトルと期限日を入力し、担当者を選択します。OKをクリックします。マイルストーンを編集または削除したり、タスクを追加したりするには、マイルストーンを選択し、右側の アイコンをクリックし、ドロップダウンリストから該当するオプションを選択します。マイルストーンなしでタスクを追加したい場合は、マイルストーンなしのタスクセクションのタスクを追加リンクをクリックし、タスクのタイトルと期限日を入力し、担当者を指定します。

• 連絡先リストを確認します。

  商談にさらに参加者を追加すると、作成されたプロジェクトの連絡先タブに自動的に表示されます。

• カンマで区切ってタグを入力します。

  これにより、プロジェクトを分類し、他のユーザーの検索を容易にします。

• このプロジェクトを非公開として保存するボックスをチェックします。

  新しく作成されたプロジェクトへのアクセスを制限したい場合は、このオプションを使用します。この場合、プロジェクトはプロジェクト管理者、プロジェクトマネージャー、および対応する権限を持つメンバーのみが利用可能です。

• プロジェクトに参加する予定がないが、追跡する必要がある場合は、このプロジェクトをフォローするボックスをチェックします。

すべての情報を確認したら、保存をクリックします。

作成されたプロジェクトは、プロジェクトモジュールのプロジェクトリストに追加されます。