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連絡先を最新の状態に保つ

はじめに​

効果的で整理された顧客データベースは、顧客とのコミュニケーションを向上させ、売上を増加させます。このガイドでは、利用可能な連絡先情報を整理し更新することで、顧客データベースを維持する方法を説明します。

ステップ 1. CRMにアクセスする​

ONLYOFFICEポータルにログインし、CRMリンクをクリックします。

連絡先を最新の状態に保つには？ステップ 1

すでにポータルにログインして使用している場合は、ポータルのどのページからでもCRMモジュールにアクセスできます。ページの左上にあるドロップダウンリストを使用し、対応するオプションを選択します。

ステップ 2. データベース情報をフィルターする​

顧客データベースには、大企業から個人まで、好きなだけ多くの連絡先を含めることができます。

デフォルトでは、すべての利用可能な企業と個人が連絡先リストに表示されます。必要な連絡先を見つけるには、リストの上部にあるフィルターを使用します。

フィルターボタン ボタンをクリックし、次のオプションのいずれかを選択します：

  • マネージャーは、あなたまたは他のCRMユーザーに割り当てられた連絡先を表示するために使用します；
  • 作成日は、指定された期間内に作成された連絡先を表示するために使用します：先月、昨日、今日、今月、またはその他のカスタム期間；
  • アクセス可能性は、すべての公開または制限された連絡先を表示するために使用します；
  • 表示は、すべての企業またはすべての個人のみを表示するか、機会のある連絡先を表示するために使用します；
  • 温度レベルは、特定の温度レベルの連絡先のみを表示するために使用します。デフォルトのレベルは：コールド、ウォーム、ホット；
  • 連絡先タイプは、特定のタイプの連絡先のみを表示するために使用します。デフォルトのタイプは：クライアント、競合他社、パートナー、サプライヤー；
  • タグ付きは、指定されたタグのある連絡先のみを表示するために使用します。

また、フィルターフィールドに連絡先名を完全または部分的に入力し、Enterキーを押して必要な連絡先を見つけることもできます。検索を絞り込むにはワイルドカードを使用します：

  • 単一文字のワイルドカード検索を行うには、疑問符 ? を使用します。例えば、Sm?th クエリを使用すると、Smith や Smyth の結果が返されます。
  • 複数文字のワイルドカード検索を行うには、アスタリスク * を使用します。例えば、Oで始まるすべての単語を検索するには、O* クエリを使用します。
  • 正確なフレーズとして表示される単語に結果を集中させるには、二重引用符 "" を使用します。
  • スペルが似ている単語を検索するには、単語の末尾にチルダ ~ を使用します。

連絡先を最新の状態に保つには？ステップ 2

必要な連絡先が見つかったら、その名前をクリックして連絡先情報ページを開きます。

ステップ 3. 連絡先の画像を選択する​

連絡先の画像（写真や会社のロゴ）を追加することで、連絡先を認識しやすくなります。画像を追加または変更するには、画像エリアの下にある写真を変更リンクをクリックします。プロフィール写真を選択ウィンドウが開きます。

コンピュータから画像をアップロードしたい場合は、参照をクリックし、希望の画像を見つけてダブルクリックしてアップロードします。

注記

200x300ピクセルを超える画像はリサイズされます。画像の最大サイズは1 MBです。

以前に連絡先プロファイルのソーシャルネットワークフィールドを入力した場合、ソーシャルネットワークからの画像もプロフィール写真を選択ウィンドウに表示されます。連絡先に使用したい画像をクリックします。

連絡先を最新の状態に保つには？ステップ 3

画像を削除するには、写真を変更リンクをクリックし、開いたプロフィール写真を選択ウィンドウでデフォルトの画像を選択します。

ステップ 4. 既存の連絡先情報を更新する​

多くの企業が顧客データベースで直面する一般的な問題は、古くなった情報や重複した情報です。不正確なデータは、時間とお金を無駄にする原因となります。

選択した連絡先情報を更新するには、連絡先名の右にある アクションアイコン アイコンをクリックし、ドロップダウンリストから連絡先を編集オプションを選択します。

人物/会社を編集ページが開きます。ここで次のことができます：

  • 利用可能な情報を修正する

    利用可能なデータは、名、姓、会社名、役職、メール、電話、ウェブサイト/ソーシャルネットワーク、住所、説明です。

  • 不要なデータを削除する

    不要なフィールドの横にある 削除アイコン アイコンを使用して削除します。

  • 情報の優先順位を設定する

    フィールドの横にある プライマリアイコン アイコンを使用してプライマリとしてマークします。この情報は一般的な連絡先リストに表示されます。

  • 追加情報を入力する

    対応する 追加アイコン アイコンをクリックするか、ユーザーフィールドを追加して連絡先に関する情報を追加します。

連絡先を最新の状態に保つには？ステップ 4

行った変更を保存するには、変更を保存をクリックします。

ステップ 5. 連絡先を整理する​

連絡先をグループに分けることで、マーケティングキャンペーンを作成し、連絡先を追跡し、より簡単に見つけることができます。連絡先を整理するために、タイプに分け、適切な温度レベルを設定し、タグを追加することができます。

連絡先にタグを付けるには、連絡先プロファイルページの一般情報セクションでタグを追加リンクをクリックします。利用可能なタグがある場合はそれを選択するか、必要なタグを入力し、OKをクリックして確認します。

連絡先を最新の状態に保つには？ステップ 5

注記

この連絡先が連絡先リストの他の連絡先とリンクされている場合、それらにもこのタグを追加するように求められます。開いたダイアログウィンドウで適切なボタンをクリックして、すべてのリンクされた連絡先または現在の連絡先のみにタグを追加します。

同様に、必要なだけ多くのタグを追加することができます。

不要なタグを削除するには、タグにポイントし、右側に表示される バツアイコン アイコンをクリックします。

ステップ 6. 連絡先を削除する​

古い顧客をシステムから削除する必要がある場合は、連絡先名の右にある アクションアイコン アイコンをクリックし、ドロップダウンリストから連絡先を削除オプションを選択します。

注記

会社/個人を削除アクションは取り消せません。

連絡先を最新の状態に保つには？ステップ 6

選択した連絡先とその関連情報がすべてシステムから削除されます。