CRMデータベースのエクスポートとスプレッドシートエディターでの編集
はじめに
このガイドでは、CRMデータベースから顧客情報を.csvファイルとしてエクスポートし、ポータル上で直接編集や印刷を行う方法を説明します。
ステップ1. CRMにアクセスする
ポータルにログインし、CRMをクリックします。
すでにログインしている場合は、ページの左上のドロップダウンリストからCRMモジュールにアクセスできます。
ステップ2. データベース情報をフィルタリングする
デフォルトでは、すべての利用可能な会社と人物が連絡先リストに表示されます。すべての連絡先をエクスポートしたい場合は、ステップ3に進んでください。特定の連絡先をエクスポートする場合は、ページ上部のフィルターを使用してください。
ボタンをクリックし、次のオプションのいずれかを選択します：
- マネージャーは、あなたまたは他のCRMユーザーに割り当てられた連絡先を表示するために使用します；
- 作成日は、指定された期間内の指定された作成日を持つ連絡先を表示するために使用します：先月、昨日、今日、今月またはその他のカスタム期間；
- アクセス可能性は、すべての公開または制限付き連絡先を表示するために使用します；
- 表示は、すべての会社またはすべての人物のみを表示するか、機会のある連絡先を表示するために使用します；
- 温度レベルは、特定の温度レベルの連絡先のみを表示するために使用します。デフォルトのレベルは：冷たい、暖かい、熱い；
- 連絡先タイプは、特定のタイプの連絡先のみを表示するために使用します。デフォルトのタイプは：クライアント、競合他社、パートナー、サプライヤー；
- タグ付きは、指定されたタグを持つ連絡先のみを表示するために使用します。
ワイルドカードを使用して連絡先をフィルタリングすることもできます：
- クエスチョンマーク ? を使用して、単一文字のワイルドカード検索を行います。例えば、Sm?th クエリを使用すると、Smith と Smyth の結果が返されます。
- アスタリスク * を使用して、複数文字のワイルドカード検索を行います。例えば、Oで始まるすべての単語を検索するには、O* クエリを使用します。
- ダブルクォーテーション "" を使用して、正確なフレーズとして現れる単語に結果を絞ります。
- チルダ ~ を単語の末尾に使用して、スペルが似ている単語を検索します。
ステップ3. 連絡先リストを開いて編集する
リストが準備できたら、左上の作成ボタンの横にあるボタンをクリックし、ドロップダウンリストから現在のリストをCSVファイルにエクスポートを選択します。
contacts.csv ファイルは自動的にドキュメントモジュールのマイドキュメントフォルダに保存されます。オンラインスプレッドシートエディターを使用して、すべての利用可能な連絡先情報を含むリストを編集するには、開くをクリックしてください。トップツールバーのホームタブを使用して、リストを必要に応じてフォーマットできます。このタブには、フォントスタイル、フォントカラー、配置など、一般的なテキストフォーマットコマンドが含まれています。
スプレッドシートエディターの使用に関する詳細は、このセクションを参照してください。
ステップ4. 連絡先リストを保存する
デフォルトでは、スプレッドシートエディターは予期しない中断によるデータ損失を防ぐために2秒ごとに自動的にドキュメントを保存します。以前に自動保存オプションを無効にした場合は、手動でファイルを保存できます。そのためには、
- トップツールバーの保存
アイコンをクリックするか、 - Ctrl+S キーの組み合わせを使用するか、
- トップツールバーのファイルタブに切り替え、左サイドバーの保存を選択します。
contacts.csv ファイルはドキュメントモジュールのマイドキュメントフォルダにあります。
ファイルをコンピュータにダウンロードするには、
- トップツールバーのファイルタブに切り替え、
- 左サイドバーの別名でダウンロード... オプションを選択し、
- 利用可能な形式のいずれかを選択します：XLSX、PDF、ODS、CSV、XLTX、PDF/A、OTS。
デフォルトでは、ファイルはコンピュータのダウンロードフォルダに保存されます。