メールクライアントのアドレス帳からユーザーをインポートする

はじめに

ポータルに同僚全員を追加する最も簡単な方法は、メールクライアントのアドレス帳に保存されている連絡先情報をインポートすることです。

このガイドでは、メールクライアントのアドレス帳から連絡先をエクスポートし、ポータルにインポートする方法を説明します。

ステップ 1. メールクライアントからCSVファイルにデータをエクスポートする

MS Outlook Expressを開きます。

メインメニューのファイルセクションに移動し、エクスポート > アドレス帳... を選択します。その後、ウィザードの指示に従って連絡先を.csvファイルにエクスポートします：

• アドレス帳エクスポートツールウィンドウで、テキストファイル *（カンマ区切り値）*オプションを選択し、エクスポートボタンをクリックします。
• 結果ファイルの名前と保存場所を設定し、次へボタンをクリックします。
• エクスポートするフィールドを選択します：名、姓、およびメールアドレス。
• 完了をクリックしてエクスポートを開始します。

連絡先情報は、選択した場所にCSV形式でエクスポートされます。

ステップ 2. Peopleにアクセスする

ポータルにログインし、Peopleリンクをクリックします。

すでにポータルにログインしてしばらく使用している場合は、ページの左上隅のドロップダウンリストを開き、該当するオプションを選択してPeopleモジュールにアクセスします。

ステップ 3. 作成したCSVファイルをポータルにロードする

左上隅の作成ボタンの隣にあるボタンをクリックし、Peopleをインポートオプションを選択するか、左側のパネルにあるPeopleをインポートボタンを使用します。ポータルにユーザーを追加ウィザードが開きます。

ファイルからオプションを選択します。ファイルアップロードウィンドウが開きます。作成した.csvファイルをハードディスクドライブから参照し、開くボタンをクリックします。

ファイルがロードされます。置き換えたい場合は、別のソースを選択リンクを使用してください。

ステップ 4. CSVファイルデータを確認する

ポータルにユーザーを追加ウィザードで、CSVファイルの設定を確認し、ユーザーを追加するために必要なポータルのフィールドとCSVファイルのフィールドの対応を設定します。

適切なインポートのために、ロードされたCSVファイルの設定を変更できます：

• エンコーディング - CSVファイルを保存する際に使用したエンコーディングタイプを指定します。デフォルトはUTF-8です。
• 区切り文字 - このドロップダウンリストを使用して、CSVファイルで値を区切るために使用される文字を選択します。デフォルトの区切り文字はカンマです。
• テキスト区切り文字 - このドロップダウンリストを使用して、CSVファイル内のフィールドを囲むために使用される文字を指定します。

CSVファイルにフィールド/列名を含むヘッダー行がある場合は、フィールド名を表示ボックスをチェックします。フィールド名はファイル内のフィールドセクションに表示されます。

以下で、CSVファイルのフィールドとポータルのフィールドの対応を設定できます。

• ファイル内のフィールド - CSVファイルの列/フィールド名を含む行。

• 例の値 - 利用可能なファイル列の値。値を更新するには、 アイコンを使用します。

• ポータルのフィールド - ファイルのフィールド/列名に対応するポータルのフィールド。

  ロードされたCSVファイルのフィールド名が、ポータルにユーザーをインポートするために必要な必須フィールド（名、姓、メール）に対応している場合、それらは自動的にポータルのフィールドセクションで選択されます。必要な値をリストから手動で選択して対応を設定することもできます。

すべて完了したら、下の連絡先リストに進むボタンをクリックして次のステップに進みます。

ステップ 5. 連絡先を管理してインポートを開始する

利用可能なすべての連絡先情報は、ポータルにユーザーを追加ウィザード内に表示されます。

リストを確認します。ユーザーの名と姓がない場合は指定してください。

リストからユーザーを削除するには、複数のユーザーを選択し、上部のインポートしないボタンを使用するか、特定のユーザーの右にあるインポートしないメニュー項目を選択します。

ユーザーをゲストとして追加したい場合は、複数のユーザーを選択し、上部のゲストボタンを使用するか、特定のユーザーの右にあるゲストメニュー項目を選択します。ポータル上のユーザー/ゲストの権限について詳しくは、このセクションを参照してください。

すべて完了したら、ポータルに追加ボタンをクリックして追加を開始します。

選択したユーザーはすぐにポータルに追加され、ポータルへのリンクを含むメール通知を受け取ります。

新しいメンバーをポータルに追加する必要があり、その詳細情報にアクセスできる場合は、新しいユーザーを作成オプションを利用してください。