ゲストの招待
はじめに
ゲストユーザータイプは、以下のような方に最適なソリューションです：
- クライアントにポータルへのアクセスを許可したい場合、
- フリーランサーや外注業者の助けを借りて作業を行う必要がある場合、
- ポータルの活動に参加しないユーザーに対して追加料金を支払いたくない場合。
ONLYOFFICE Workspaceでは、ゲストを追加し、閲覧専用の権限を追加料金なしで付与することができます。
必要な人物をゲストとして追加するには、以下の4つの方法があります：
このガイドでは、これを簡単なステップで行う方法を紹介します。
新しいゲストを作成
ゲストとして追加したい人物の詳細情報がある場合は、新しいゲストを作成オプションを利用してください。そのためには、人モジュールを開き、次の手順を実行します：
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左上の作成をクリックします。
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ドロップダウンリストからゲストオプションを選択します。
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新しいプロフィールを作成フォームの必須フィールド：名、姓、メールを入力します。
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必要に応じて、パスワードを設定リンクをクリックして一時的なパスワードを作成します。
注記デフォルトでは、パスワードは8文字以上120文字以下である必要があります。
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お持ちの追加情報を入力します。
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デフォルト画像の下にある写真を編集をクリックしてプロフィール写真を追加します。
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保存をクリックします。
その人物はすぐにポータルに追加され、メールで招待を受け取ります。
ゲストアカウントをインポート
Web、.csvファイル、またはメールクライアントのアドレス帳など、異なるソースからの連絡先情報を使用して複数のゲストを一度に追加したい場合は、人をインポートオプションを利用してください。そのためには、人モジュールを開き、次の手順を実行します：
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左上のその他のアクション
アイコンをクリックします。 -
ドロップダウンリストから人をインポートオプションを選択します。
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開いたポータルにユーザーを追加ウィザードで、連絡先情報をインポートするソースを選択します：
- 以前に作成した.csvファイルまたはMS Outlook Express .csvファイルから連絡先情報をインポートするには、ファイルからをクリックし、ファイルをアップロードしてデータを確認し、連絡先リストに移動をクリックします。
- Webから連絡先情報をインポートするには、Googleをクリックして選択したアカウントへのアクセスを許可します。
- 複数のゲストの連絡先情報を手動でリストに追加するには、手動でをクリックします。
- ポータルにユーザーを追加ウィザード内に表示されたインポートされた情報を確認します。
- 名前と姓がない場合は指定します。
- 複数のユーザーを選択して上部のゲストをクリックするか、特定のユーザーの右側にあるゲストメニュー項目を使用します。
- ポータルに追加をクリックします。
選択された人物はすぐにポータルに追加され、メールで招待を受け取ります。
ゲストを招待
自動生成された招待を送信する代わりに、各クライアントを個別に招待したい場合、または各プロフィールを記入する時間がない場合は、招待リンクオプションを利用できます。そのためには、次の手順を実行します：
- 左上のその他のアクション アイコンをクリックし、招待リンクオプションを選択します。
- リンクフィールドの下にあるユーザーをゲストとして追加チェックボックスをオンにします。
- リンクをコピーオプションをクリックするか、Ctrl+AとCtrl+Cキーの組み合わせを使用してリンク全体をコピーします。
- リンクをメッセージに貼り付けて、招待したいクライアントに送信します。
クライアントに、リンクが7日間のみ有効であることを知らせるのを忘れないでください。
招待した人物がリンクをクリックし、メールアドレス、名、姓、パスワードを入力すると、自動的にポータルに追加され、新しいユーザーが追加されたことが通知されます。
ポータルに唯一のユーザーであり、新しいメンバーを迅速に招待する必要がある場合は、
ポータルにユーザーを招待アイコンを使用して招待リンクを生成できます。このアイコンは各ポータルモジュールの左側パネルにあります。
ゲストの自己登録を許可
人々が自分でポータルに参加できるようにしたい場合は、信頼できるメールドメイン設定を構成し、信頼できるメールサーバー上のメールアドレスを持つ人なら誰でも、サインインページでここをクリックして参加リンクをクリックすることでポータルにアクセスできるようにします。そのためには、次の手順を実行します：
- ページ上部の
アイコンをクリックするか、ポータルロゴの横にある選択ドロップダウンリストを開き、設定オプションを選択します。 - セキュリティセクションのポータルアクセスサブセクションを選択します。
- 信頼できるメールドメイン設定セクションまでスクロールします。
- カスタムドメインラジオボタンをオンにします。
- 信頼できるドメインを追加リンクをクリックします。
- 表示されるフィールドに信頼できるメールサーバーを入力します。
- サーバーフィールドの下にあるユーザーをゲストとして追加チェックボックスをオンにします。
- セクションの下部にある保存をクリックします。
これ以降、指定されたメールサーバーのアカウントを持つ人は誰でもポータルに参加できるようになります。
ゲストとして追加されたユーザーは、ポータル上で非常に制限された権限を持ちます。しかし、いつでも彼らのタイプをゲストからユーザーに変更し、拡張されたアクセス権を与えることができます。この場合、彼らは料金プランに含まれ、最大数を超えた場合はサブスクリプションをアップグレードする必要があります。